Flux d'achat - (1) Bon de commande
Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).
Création d'un bon de commande
Elle peut se faire de 3 manières différentes :
- création d'un bon de commande à partir de rien puis appel des articles un par un dans le tableau prévu à cet effet,
- duplication d'un ancien bon de commande, à modifier par la suite (liste d'articles, quantité),
- utilisation du formulaire avec la liste des articles du fournisseur (NOUVEAU EN VERSION 12).
1. Saisie manuelle
Certaines informations du produit sont récupérées depuis l'onglet fournisseur de la fiche produit (Voir saisie d'une fiche produit ou édition en masse d'information fournisseur)
2. Création par duplication d'un ancien bon de commande
- Aller sur le bon de commande à copier (POxxxx)
- Cliquer sur Action > Dupliquer
- Modifier la liste des articles et/ou les quantités si besoin
3. Utilisation du formulaire avec la liste des articles du fournisseur
- Initier le bon de commande via l'une des 2 possibilités évoquées ci-dessus, puis cliquer sur le bouton "Ajouter"
Pré-requis : il faut avoir au préalable sélectionné le fournisseur et la date prévue.
il ne reste plus qu'à écrire dans la colonne "Qté à acheter" la quantité souhaitée, sachant qu'Odoo appliquera les règles de conditionnement et quantité minimale spécifiées dans la fiche article.e.
La quantité en stock et la quantité à recevoir (colonne "Réception") doivent permettre de se rendre compte plus aisément des stocks à renouveler.
La quantité minimum et la quantité de conditionnement sont visibles également, et se colorent en rouge si la quantité commandée n'est pas conforme à l'attendu.
Une fois la sélection faite, cliquer sur 
puis revenir sur le bon de commande "POxxx" en cliquant dessus sur le fil d'Ariane :
Le bon de commande ainsi obtenu est modifiable.
Envoi par mail
Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :
- Cliquer sur le bouton "Envoyer par email"
- Si aucun mail n'est renseigné pour votre fournisseur, un écran apparaît pour le remplir
- Modifier éventuellement le corps du texte, puis cliquer sur le bouton "Envoyer"
Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie.
Confirmation du fournisseur
Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre fournisseur, cliquer sur le bouton "Confirmer la demande". Cette action a plusieurs conséquence :
- Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté, des quantités commandées
- Un bon de réception en attente est créé, à date de la réception que vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ce bon de réception en cliquant sur le bouton
Une fois la commande confirmée, vous allez travailler sur le bon de réception généré, en suivant l'étape n°2 : Achat - Etape n°2 - Réception d'une commande.
Pour aller plus loin
Les différentes états d'un bon de commande d'achat
| Libellé | Description |
|---|---|
|
Demande de prix (= Bon de commande brouillon) |
Premier étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix. |
| Demande de prix envoyée | Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo. |
| Commande fournisseur |
Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise. |
| Bloqué |
Les factures héritées de Odoo version 8 seront dans cet état "bloqué" (comprendre "verrouillé" : plus aucune modification possible). Vous pouvez vous même choisir d'appliquer ce statut à vos bons de commandes de la version 12 manuellement (facultatif). |
| Annulé | La commande n'a finalement pas eu lieu. |
Importance de la date prévisionnelle
- Quand vous travaillez à plusieurs, cela vous permet d'indiquer à vos collègues qu'une livraison est à recevoir tel jour
- Si vous affichez la liste des bons de commandes en vue "Calendrier" (=
), vous aurez de plus la liste de vos livraisons pour la semaine
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