Flux d'achat - (1) Bon de commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

Création d'un bon de commande

Saisie manuelle

La 1ère étape est la gestion du bon de commande d'achat dans Odoo.

• Aller dans le menu sur "Achat" / "Achat" / "Bon de commande"
• Cliquer sur "Créer"
• Choisissez votre "fournisseur"
• Saisir la "date prévue", qui est la date à laquelle vous souhaitez réceptionner les produits
• Dans l'onglet "Bon de commande", saisissez ensuite une ligne par produit que vous souhaitez acheter, en indiquant:
  • le produit, dans les champs "article" (nom utilisé par vous) / description (nom utilisé par le fournisseur)
  • la quantité souhaitée
  • éventuellement, changer l'unité de mesure

• A la fin de la saisie, cliquer sur "mise à jour" à côté du total, afin de mettre à jour le calcul des taxes, puis sur enregistrer.

Certaines informations du produit sont récupérées depuis l'onglet fournisseur de la fiche produit. (Voir saisie d'une fiche produit ou édition en masse d'information fournisseur)

Création par sélection rapide de produits

• Cliquer sur "Achat" / "Achat" / "Fournisseur"
• Rechercher votre fournisseur
• Sous son nom s'affichent le nombre d'articles que vous avez indiqué acheter chez lui

• Cliquer sur le nombre d'article pour visualiser la liste des articles référencés

Vous avez ensuite la possibilité via cette interface de générer un bon de commande en brouillon. Pour ceci :

• Sélectionner les articles que vous souhaitez acheter;
• Cliquer sur "Autres Options" / "Créer des bons de commandes en brouillon" ;

• Valider ensuite lors de la pop up de confirmation et cliquer sur le bon de commande généré
• Vous pouvez alors modifier les quantités puis valider la commande

Si vous aviez indiqué des quantités minimum d'achat, c'est ces quantités qui seront utilisées par défaut, sinon la quantité d'achat est de 1

Vous avez la possibilité de réordonner les lignes par nom d'article ou description via le bouton "Autres options"

Envoi par mail

Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :

• Cliquer sur le bouton "Envoyer par Courriel"
• Sélectionner le nom du modèle de mail (Généralement "GRAP - Achat (2) Bon de commande")
• Renseigner le mail du fournisseur, si celui-ci n'est pas renseigné
• Modifier éventuellement le corps du texte, puis cliquer sur le bouton "Envoyer"

Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie.

Confirmation du fournisseur

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre fournisseur, cliquer sur le bouton "Confirmer la demande". Cette action a plusieurs conséquence :

• Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté, des quantités commandées

• Un bon de réception en attente est créé, à date de la réception que vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ce bon de réception en cliquant sur le bouton "Livraisons Entrantes"

Une fois la commande confirmée, vous allez travailler sur le bon de réception généré, en suivant l'étape n°2 : Achat - Etape n°2 - Réception d'une commande.

Pour aller plus loin

Les différentes états d'un bon de commande d'achat

Libellé	Description
Bon de commande brouillon	Premier étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix
Demande de prix envoyé	Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo
Bon de commande	Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise. Il n'est alors plus possible de modifier le bon de commande. En cas de rupture de stock, ou de modification, il s'agit alors de modifier le bon de réception.
Exception d'envoi	Votre bon de commande est dans cet état quand votre fournisseur ne vous livre pas toute les marchandises, car il est en rupture de stock. (voir étape suivante). Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le bouton , afin de noter "l'incident" comme résolu.
Terminée	La ou les factures générés depuis la commande ont été validées. (mais pas forcément payée). Note importante Actuellement, Odoo ne passe pas la commande dans cet état si votre fournisseur ne vous livre pas exactement les produits commandés, ce qui n'est pas le fonctionnement attendu, et ce qui laisse des bons de commande dans l'état précédent.
(Annulé)	La commande n'a finalement pas eu lieu.

Importance de la date prévisionnelle

• Quand vous travaillez à plusieurs, cela vous permet d'indiquer à vos collègues qu'une livraison est à recevoir tel jour
• Si vous affichez la liste des bons de commandes en vue "Calendrier", vous aurez de plus la liste de vos livraisons pour la semaine

(il n'est pour l'instant pas possible d'indiquer l'heure de la livraison, mais seulement la date)