🔗 Gestion des partages

Le menu de partage d'un document apparaît dès lors que l'on clique sur l'icône GRAP ou le symbole partage en bout de ligne :

Il faut alors choisir le mode de partage le plus approprié et la première question est de savoir si son ou ses interlocuteur(s) ont un accès au nuage et en particulier au dossier dans lequel se trouve le document à partager.

Je souhaite partager un dossier ou un document...

Cas n°1 : avec quelqu'un qui a accès au dossier

Tous les membres de GRAP ont par exemple accès au dossier 0. GRAP COOP.
Si ton fichier est rangé dans ce dossier (ou un des sous-dossiers), tu vas pouvoir utiliser le partage avec lien interne :

Il suffit de cliquer sur l'icône ci-dessus pour copier le lien (stockage dans le presse-papiers) puis le coller dans un mail ou sur framateam par exemple.

Attention, le lien interne permet juste d'indiquer où est le dossier, pas de donner plus de droits à la personne. En l'occurence dans GRAP COOP, depuis juillet 2024, l'équipage a les droits en modifications mais le reste de la coopérative a seulement le droit en lecture.

Cas n°2 : avec quelqu'un qui accède au nuage, mais pas au dossier de stockage OU qui y a accès mais pas avec suffisaement de droits

Depuis juillet 2024, dans le dossier GRAP COOP, l'équipage a les droits en modifications mais le reste de la coopérative a seulement le droit en lecture.

On va donc partager le dossier explicitement à la personne ou à l'activité.
Chercher dans le panneau le nom de l'activité ("TRIGRAMME - Activité") ou de la personne et cliquer sur le nom avec l'image de profil et l'icône

1. Chercher dans le panneau le nom de l'activité ou de la personne et cliquer sur le nom avec l'image de profil et l'icône

2. Ajuster les droits.

→ Si on veut donner accès juste en lecture, on décoche "Autoriser la modification"

Cas n°3 : avec quelqu'un qui n'a pas de compte sur le nuage

1. Cliquer sur "Lien de partage", ce qui a pour effet de copier le lien

→ On peut ensuite envoyer ce lien par mail/message/pigeon voyageur au destinataire voulu, qui aura accès au fichier/dossier depuis Internet

2. Ajuster les droits

Par défaut, le fichier/dossier n'est pas modifiable. On peut cliquer sur "Autoriser la modification" (ou "Autoriser l'envoi et l'édition" pour un dossier)
On peut aussi protéger l'accès par un mot de passe, mettre une date d'expiration de ce partage public, etc..

Cas n°4 : Compte invité pour quelqu'un qui doit bosser temporairement sur le nuage → compte "Guest"

La création d'un compte invité est pertinente par exemple lorsque l'on travaille avec une personne extérieure avec laquelle on va beaucoup échanger autour d'un projet ponctuel.

Les utilisateurs "invités" accèdent uniquement aux fichiers partagés.
Ils ne peuvent pas créer de fichiers en dehors des partages et n'accèdent pas aux autres applications de Nextcloud.

1. saisir l'adresse email de l'invité dans la barre de recherche (comme pour le cas n°2) :

2. choisir la 3ème action ("inviter un invité") :

3. compléter les quelques informations demandées et cliquer sur le bouton de validation

L'invité va recevoir un mail de ce genre

Il paraît important d'accompagner ce mail automatique par un mail "d'accompagnement" informatique pour que le destinataire arrive à établir son mot de passe, se retrouver dans le nuage etc.

Il doit cliquer sur "Activer ce compte"

Il est redirigé vers le nuage où il doit choisir un mot de passe

Puis il est invité à se connecter en rentrant son identifiant (son mail) et le mot de passe qu'il vient de définir

Puis il arrive sur une page similaire à la notre, sans toutes les applications ni la possibilité de créer de nouveaux fichiers, en dehors des dossier partagés présents dans "Partagés avec toi"

Je souhaite enlever le partage que j'ai fait

1. Accéder au fichier/dossier en ligne sur nuage.grap.coop

2. Accéder au panneau de partage

2.1a soit en cliquant sur le logo de la personne qui a partagé (ici GRAP)

2.1b soit en cliquant sur le dessin de partage

2.2 soit les trois points "..." puis Détails

2.1a

2.1b

3. Dans le panneau qui s'est ouvert à droite, en face "Partager un lien", on clique sur le ... qui nous amène aux paramètres de partage

4. On clique sur "Ne plus partager"

Retrouver un partage supprimé par erreur (clause Laure-Hélène)

Si on clique droit puis "Supprimer le lien de partage", on peut perdre ces dossiers partagés.
Pour les retrouver, rendez-vous dans Partages > Partages supprimés puis appuyer sur Restaurer avec la petite icône.