FAQ "Je présente mon projet à la commission d’entrée de Grap"

A qui s’adresse ce document ?

Vous souhaitez intégrer la coopérative en tant qu’activité intégrée ou associée, que votre projet soit en création ou déjà existant.

A quoi sert ce document ?

La commission d’entrée dans Grap est un passage obligatoire pour entrer dans la coopérative. Ce document sert à comprendre à quoi elle sert et comment elle se passe, pour préparer au mieux votre participation à ce moment.

Une commission d’entrée, à quoi ça sert ?

Grap est un groupement coopératif composé d’activités liées à l’alimentation durable. Vous y trouverez des épiceries, des traiteurs, des chocolateries, des boulangeries, des brasseries, des personnes faisant du conseil sur les thématiques liées à l’alimentation. Certaines de ces activités ont un statut d’entrepreneur salarié (donc pas d’existence juridique propre), d’autres sont des Sas, Scop, Scic, associations…

La spécificité de Grap est de s’engager concrètement auprès de l’ensemble de ces activités. C’est un engagement en temps et en argent. Ainsi, Grap prend un risque financier auprès de toutes les structures accompagnées ! Ce n’est pas le cas dans la plupart des autres coopératives d’activités. Cet investissement se fait par exemple en entrant au capital des structures associées, en prenant 10% minimum de ce capital. Pour les activités intégrées, le risque prend différentes formes mais est inhérent à notre fonctionnement.

Pour mesurer ce risque, nous avons besoin de connaître les personnes qui présentent leur projet et de regarder le projet en détails. Nous organisons donc une rencontre entre les personnes de l’activité et un groupe de personnes de Grap légitime pour décider d’engager la coopérative auprès de ce nouveau projet.

Qui participe à cette commission ?

Côté projet : toute l’équipe est invitée à se présenter car c’est un moment de rencontre et d’échanges. Tout le monde apprécie avoir voir toutes les têtes de l’équipe !

Côté Grap, l’obligation que nous nous sommes donnée, c’est qu’il y ait 3 administrateur.ices présentes au minimum ainsi qu’un.e DG. Il peut également y avoir des personnes du territoire ou du même métier, intéressées pour donner leur avis sur le projet. Toutes les personnes participantes ont le droit d’exprimer leurs avis et de voter pour l’entrée ou non du projet dans la coopérative.

L’accompagnateur.ice du projet peut être présent à la commission mais ne vote pas.

La commission d’entrée, comment ça se passe ?

Les dates de commission sont décidées avec les personnes qui vont y participer. Un framadate est envoyé pour trouver la meilleure date.

Votre accompagnateur.trice vous demande de remplir une fiche de présentation à destination de cette commission. Cette fiche nous sert à mieux comprendre le projet en amont, et à noter des questions que nous pourrions avoir. Tous.tes les participant.es l’ont lu au moment de la commission.

Comme c’est un moment de rencontres, on préfère se voir réellement. Ainsi, il vous sera obligatoirement demandé de venir dans un des bureaux de Grap, à Lyon, Die, Saint-Etienne ou Chambéry, en fonction de la localisation des personnes majoritairement présentes à la commission.

Certains administrateur.ices seront peut-être présents en visio, car c’est parfois difficile de faire autrement.

Il y a donc en moyenne entre 5 et 6 personnes présentes, en plus de votre équipe.

Déroulé de la commission :

Les membres de Grap se présentent
On vous invite à vous présenter personnellement et à présenter votre projet par la suite. Vous avez 15 minutes. Vous pouvez choisir de présenter votre projet comme vous le souhaitez. En en parlant simplement, avec ou sans note, avec ou sans powerpoint, en chorégraphie, en chansons… Bref, faites comme vous le sentez et soyez à l’aise ! Toutefois, si vous avez des produits à nous faire connaître, ou un lieu à investir, nous sommes curieux de mieux connaître le goût, le visuel ou tout ce qui paraîtra important de communiquer pour bien connaître le projet !
Les membres de la commission vous poseront ensuite des questions pour mieux connaître votre projet et développer en détails comment vous souhaitez vous organiser et ce que vous imaginer pour votre projet. Il y aura 20/25 minutes de questions. Ca peut être des questions sur les aspects financiers, stratégie, aménagement de local, équipe…
Ensuite, on vous laisse quitter la salle pour délibérer entre membres de la commission.
En fonction de la configuration de la réunion, si nous recevons plusieurs projets à la suite ou non, nous vous appelleront dès que possible, ou bien même si vous êtes encore dans le coin après la délibération, une personne présente pourra venir vous annoncer les résultats de la délibération. Nous vous l’indiquerons sur le moment.
Un courrier officiel vous parviendra ensuite.

Dans quel état d’esprit je viens ?

Venez simplement. L’important c’est de confirmer d’un côté comme de l’autre que nous avons envie de travailler ensemble. Vous allez rencontrer des personnes qui ont pour la plupart vécu le moment que vous vous apprêter à vivre. Iels savent ce que c’est et essaieront de vous mettre à l’aise du mieux que possible. Par ailleurs, ce sont des personnes qui comprennent et connaissent vos métiers.

Nous savons que ces moments peuvent être un peu stressant par nature. Ce n’est pas le but ! De notre côté, nous nous efforcerons de rendre ce moment agréable. L’objectif à la fin, c’est quand même de valider le fait de devenir associés ! 😊

Il se peut que la commission d’entrée fasse quelques commentaires ou remarques sur le projet. Il s’agira de conseils issus de l’expérience collective et de ce que nous avons pu percevoir de votre présentation. Ces remarques peuvent être de simples conseils, mais parfois également se transformer en conditions suspensives pour entrer dans Grap. En effet, nous nous sommes rendus compte avec les années que certains points conditionnent ou non la réussite d’un projet. Nous nous sentons légitimes pour pouvoir vous en faire part dans ces cas-là.

Notre principal objectif, nous le partageons avec vous : que votre projet fonctionne et que vous puissiez vivre de ce que vous aimez faire !

Il se peut également que la commission puisse statuer que votre projet n'est pas fait pour entrer dans Grap. Si c'est le cas, nous prendrons le temps avec vous de vous faire part des raisons qui ont pu motiver ce choix.

A faire en amont…

Petite to-do list de votre côté pour préparer ce moment :

Remplir la fiche de présentation à destination du CA. N’hésitez pas à contacter votre accompagnateur.ice si vous avez besoin de clarifier certains points
Préparer une présentation de votre projet en 15 minutes
Lire la charte de Grap pour vérifier que votre projet est en adéquation avec les valeurs de la coopérative
Vous pouvez aussi préparer des questions que vous aurez à destination de la commission d’entrée

Vous avez d’autres questions avant le jour J ? N’hésitez pas à envoyer un message à votre accompagnateur.trice préféré.e ! 😊