INT - Entrée / sortie d'une personne Création de comptes Ouvaton Création de l'adresse mail Librairie Création du compte dans Préférences > Utilisateurs : rôles GRAP, Equipe interne, Public (sans compte). la langue préférée par défaut est l’anglais => penser à mettre « français » Odoo Créer un compte en s'inspirant d'un profil existant (Autres options > Dupliquer) Attribuer un mot de passe : dans Autres options > Modifier le mot de passe : l'inscrire dans le Keepass Créer une fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP Nextcloud Créer un compte (s'inspirer d'un compte existant pour les différents groupes à attribuer). Partager l'agenda à l'équipe (pour y inscrire les RDV d'intégration et autres RDV prévus lors de l'arrivée) Penser à se connecter en tant que la personne pour déplacer les éléments de "Partagés avec toi" à la racine. Pour le dossier en commun avec le CA, le déplacer à la racine et le renommer "3. Lien CA et équipage"   Synchronisation :  Sur Ubuntu Sur Windows dans le terminal, saisir successivement les 3 lignes de commande ci-dessous (touche entrée entre chaque, attendre que les chargements se fassent sudo apt-add-repository ppa:nextcloud-devs/client sudo apt update sudo apt install nextcloud-client nextcloud-client-nautilus le MDP de l’ordi sera nécessaire + faire en sorte que les personnes puissent gérer les partages depuis l'ordi en local : sudo apt -y install nautilus-nextcloud MD 2026 : je privilégie maintenant l'installation via Flatpak : >ICI< =>  https://librairie.grap.coop/books/nextcloud/page/synchronisation-des-fichiers-sur-windowsmac puis synchroniser les fichiers (fin de cette procédure ) : plutôt pas 0. GRAP COOP dans 1. VIE DE L'EQUIPAGE : Boîte à outils salarié.e.s > Signatures mail et Relevés heures (décocher les modèles et archives de feuilles de temps) + les dossiers du pôle (CR - xxx) dans 1. INTER POLES : les dossiers concernant le pôle puis le 2. XXX du pôle 2. ACTIVITES : à voir si utile, essayer de limiter au portefeuille (si connu) de la nouvelle personne. Thunderbird Téléchargement Thunderbird et paramétrage de la boîte mail (ou des boîtes mail communes si pôle social ou info) installer Quicktext, éventuellement le module conversation, Textmarker, la recherche boostée mettre un joli thème ? Créer dans le nuage et synchroniser avec Thunderbird la signature mail Faire la synchro avec l'agenda du nuage pour les RDV charger le carnet d'adresse GRAP 3CX Écrire à ticket@encom-conseil.fr pour demander la création d'un nouveau compte : préciser l'extension (regarder celles qui sont dispo), le n° sortant quand la personne appelle (n° de son pôle ou de sa localisation géographique, selon), les groupes auxquelles la rattacher : Lyon, Chambéry, Compta, ... l'adresse mail de la personne pour l'envoi du mail de bienvenue. Se connecter sur la messagerie de la personne pour visualiser le mail de Bienvenue, puis créer un mot de passe pour elle. L'enregistrer dans le navigateur Chrome ou Chromium (à télécharger au préalable ou récupérer dans l'Ubuntu Software  ) Sous Chromium, mettre la page d'accueil de 3CX ( https://clavecin.my3cx.fr/webclient) comme page de démarrage (voir dans les paramètres du navigateur) :   Faire un test et confirmer à Encom que tout est ok. MD : On peut tout créer soi-même avec le statut admin Vérifier les accès et noter les identifiants et mots de passe dans le Keepass. Préparer une petite fiche avec tous les identifiants à remettre à la personne le jour de son arrivée. Préparation du PC Sur Ubuntu et Windows et Mac Firefox A installer s'il n'est pas encore sur le PC Créer un compte Firefox au nom de la personne (permet de récupérer tous ses raccourcis et mots de passe si d'aventure le PC meurt ou si elle utilise un PC chez elle et un au bureau) Dans les paramètres : Mettre Firefox comme navigateur par défaut, avec Duck Duck Go comme moteur de recherche et enlever ses fonctionnalités IA Retirer les trucs superflus de la page de démarrage (news, recommandations, etc.) supprimer les cookies à la fermeture du navigateur (coche dans "vie privée et sécurité") Faire afficher systématiquement la barre personnelle : Mettre les raccourcis Odoo, librairie, Nextcloud, framateam, framadate... (à compléter par le pôle si EBP, Silaé ou autre à rajouter) Mettre ublock origin comme bloqueur de pub consent-o-matic pour refuser systématiquement les cookies  Installer Libre Office, KeePassXC *, VLC, l’ outil d’aide à distance Keepassxc Sous Ubuntu : sudo add-apt-repository ppa:phoerious/keepassxc sudo apt update sudo apt install keepassxc épingler les applis que la personne utilisera le plus à la barre des tâches (firefox, thunderbird, dossiers, chromium, libre office calc, libre office doc, calculatrice, outil "capture", keepasxc). Retirer les autres. Paramétrer le wifi du GIE sur l'ordinateur : GIE-CLAVECIN Mot de passe unique : Feuillants69001? Que sur Ubuntu Si problème de superposition des fenêtres d'une même appli (ex. Thunderbird), mettre la ligne de code suivante dans le terminal : gsettings set org.gnome.shell.extensions.dash-to-dock click-action 'previews' Mettre un fonds d'écran joli qui change chaque jour ? https://extensions.gnome.org/extension/1262/bing-wallpaper-changer/  Faire en sorte que les images ne se stockent pas sur l'ordi : + éventuellement cacher l'indicateur :    Que sur Windows Installer Ccleaner version gratuite Attention à bien décliner l'ajout d'AVG Antivirus Free Le passer une première fois En profiter pour désinstaller les applications Xbox, Skype, Office, Microsoft Onedrive et Pay, etc. Contrôler ce qui se lance au démarrage et enlever les trucs inutiles puis désinstaller l'appli dans la foulée (il est chiant au démarrage) Enlever de la barre des tâches Cortana, et Edge Enlever les warnings dans les paramètres sécurité et activer la sécurité des applications par Windows télécharger " Ultrasearch ", un module qui permet de rechercher dans tout son ordi. Mettre un joli fonds d'écran ?  Si nécessaire, activer Windows avec la clé d'activation dite "clé produit" situé sous l'ordinateur Si pas de clé ou perdu, on peut enlever le watermark comme ceci : Dans Démarrer, Rechercher, taper cmd. Clic droit sur cmd.exe, sélectionner Exécuter en tant que administrateur. une fenêtre cmd affiche alors et tape ceci : slmgr /rilc Puis cela : slmgr /rearm Puis redémarrer Paramétrage imprimante / scanner Imprimante Création de compte : Se connecter http://192.168.1.251 et aller checker les paramètres du compte dans Gestion de périphérique > Carnet d'adresses Cliquer sur le contact en bout de ligne puis Modifier Puis cocher tout et scroller pour accéder au bouton caché Vs Suivant Et arriver sur ce genre d'écran et valider Sur Ubuntu : 22:04 Dans Paramètres > Imprimantes, ajouter l'imprimante (doit être détectée).   Choisir celle en PS avec l'adresse IP affichée.   Puis cliquer sur Et Imprimante > Propriétés > Options des tâches d'impression   Pour 24:04 et supérieurs il faut installer "Configuration de l'impression" depuis un app store. Dans options avancées ajouter une nouvelle option (que l’on nomme « Code GRAP » puis ajouter) et saisir: user -o UserCode=4732 (4732 étant le code défini pour Grap) Sur Windows Installer la dernière version du driver PCL6 sous : https://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/re2/model/imc2000/imc2000.htm  Suivre l'installeur Choisir "Réseau" comme méthode de connexion  Rechercher l’imprimante RICOH MP IM C2000 dans les périphériques. Dans « préférences d’impression », paramétrage détaillés, configuration travail, mettre le code utilisateur (4732 pour GRAP). si ça ne fonctionne pas, essayer de mettre ce même code dans le carnet d'adresse de l'imprimante (partie "code utilisateur" : http://192.168.1.251/web/entry/fr/websys/webArch/mainFrame.cgi Penser à mettre l'impression en N&B par défaut. Sur Windows, c'est ici (en bas à droite) : Scanner Paramétrer le compte depuis l’imprimante ou en ligne (saisir 192.168.1.251 dans la barre de recherche. Ne fonctionne que si on est connecté sur le réseau du GIE). Connexion : admin (voir MDP dans Keepass). Gestion de périphérique > carnet d’adresse > ajouter un utilisateur (attention affichage bouton du bas nul : petites flèches en bas à droite pour voir). Cocher « destinataire email » Vs suivant Saisir le prénom, choisir le titre (cf. 1è lettre prénom). "Ajouter à fréquent" => OFF. Vs suivant Adresse email Coche en dessous : non puis OK. https://nuage.grap.coop/apps/onlyoffice/s/gie_install A faire la veille de l'arrivée de la personne :  Rattachement aux différents mailing Mise à jour du document « les listes mails de la coop » Framateam : création d'un compte + rattachement aux canaux privés de l'équipage (+ de son pôle si existant : à faire faire par le pôle) Départ d'une personne Suppression de comptes Ouvaton Suppression du compte : voir pour éventuellement sauvegarder une partie des mails pros avec accord de la personne pour historique et éventuellement si litige avec une acti (cas MAM). Librairie Suppression du compte dans Préférences > Utilisateurs Et migration de la propriété vers un·e autre utilisateur·rice Mise à jour du document « les listes mails de la coop » Odoo Désactiver le compte Désactiver la fiche "Personne" dans l'annuaire GRAP Nextcloud Suppression du partage d'agenda avec tout INT Désactivation du compte Plus tard, suppression du compte après avoir récupéré les données si besoin (voir avec une personne du pôle). Pour voir ce qu'il y a sur le compte, prendre l'identité de la personne (cf fonction impersonate). Framateam Suppression des canaux privés, retrait de la "communauté Grap". Données sur l'ordi et formatage D'un point de vue RGPD, nous n'avons pas à fouiller dans les données personnelles d'une personne sans son accord. Cela doit être fait de façon proportionné. Donc par défaut, on ne fait rien. Avant le départ de la personne, demander à la personne de gérer ses données personnelles car l'ordinateur va être réinitialisé. Le mieux est après de créer une nouvelle session sur l'ordinateur avec les droits d'administrateur·rices. Le moment adéquate, on supprimera le compte. Imprimante / scanner Supprimer l'utilisateur à l'adresse 192.168.1.251 (connexion en tant qu'admin - voir mot de passe dans le Keepass, menu Gestion de périphériques). 3CX Demander la suppression du compte Mail à Ticket Support Encom / Notre code client : CL3650