Entrée nouvelle activité

En gros, le timing est le suivant : 

 

 Mais ceci vaut pour Grap. Voir plus loin la  différence entre Grap / Caap et FeP . 

 1. Envoi d'un mail "Bienvenue" 

 Voici un mail type : 

 

 Bonjour ! 

 Je suis Sandie , je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue ! 

 

 Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera : 

 

 de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin, Michaël et moi), 

 du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc.  

 

 

 => Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : xxx. 

 

 En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux : 

 

 

 

 Nextcloud pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx ( accompagnateur ), le pôle social et le pôle compta notamment. 

 Odoo le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement. 

 

 

 J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁 

 Sandie 

 2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?" 

 Basé sur ce document, on parcoure le périmètre de service du pôle. 

 On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler de l'intégration en masse de ses références produit, fournisseur.ses et potentiellement client.e.s. 

 Il faut également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture + d'ores et déjà caler la formation M+3 si possible. 

 Check-list des infos à demander : 

 pour la création du compte Odoo : 

 

 

 

 Nom commercial, raison sociale 

 

 

 

 Logo , photos des personnes, 

 

 

 

 Adresse, tel (fixe), mail, site web, ... 

 

 

 

 N° TVA, n° SIRET 

 

 Pour une acti intégrée : 

 

 TVA = FR 31 790058572 

 SIREN = 790058572 (le NIC change par contre pour chaque acti) 

 

 

 

 

 Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur 

 

 

 

 Prix exprimés en HT ou TTC ? 

 HT étant une exception. Question à poser à des activités de transfo ou de service qui traitent qu'avec des pros. 

 

 

 PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse 

 

 

 

 Gestion d'emplacements ? de plans de table ? 

 

 

 

 Dépôt vente ? O/N 

 

 

 

 Listes de prix 

 

 

 

 Catégories fiscales nécessaires ? 

 

 

 

 Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ? 

 Voir sur Nextcloud\2. ACTIVITÉS\00. GRAP Intégrées\RIB 

 

 

 Date de clôture du 1er exercice comptable 

 31/12 pour les actis intégrées 

 

 

 Utilisation de LOG ? 

 

 

 

 

 Autre : 

 

 le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer 

 le matériel à prévoir 

 

 Le mail que j'envoie suite au RDV : ICI . 

 3. Gestion matos 

 Matériel de caisse sous Ubuntu, on le prépare nous même. S'il y a exception sur le matériel (Notamment sur l'OS) en raison d'un souci pratique ou financier, on en discuter en SNIF. 

 Voir la fiche dédiée : ici 

 Penser à paramétrer la prise en main à distance sur Meshcentral. 

 4. Création d'un compte Nextcloud 

 Voir la fiche dédiée : ici 

 5. Création sous Odoo 

 Voir la fiche dédiée : ici 

 ICI pour V16 

 6. Ajout de l'activité sur Openstreetmap 

 Voir la fiche dédiée : ici 

 7. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur Ouvaton via Sympa 

 8. Mise à jour de la fiche " Liste de mails " dans la librairie 

 9. Ajout du contact téléphonique sur l'annuaire 3CX 

 10. Ajout du contact mail dans l'annuaire partagé synchronisé avec Thunderbird 

 11. Facultatif :  

 Achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections chez Ouvaton 

 Aller dans Domaines >> Acheter un nouveau nom de domaine : 

 

 Vérifier la disponibilité et procéder à l'achat du nom de domaine :  

 

 Pour la création d'une boîte mail, aller dans Courriels >> Créer une nouvelle adresse mail 

 

 Le domaine qu'on vient d'acheter sera sélectionnable dans le menu déroulant. 

 12. Formation 

 Elle se fait en 2 fois : 

 

 Assez rapidement on peut prendre 1h-1h30 pour former au nuage, la librairie, framateam et graptube. 

 Ensuite, (et là c'est en présentiel), on forme sur Odoo. A l'occasion de la visite de l'activité, on peut regarder la configuration des mails (installation de Thunderbird ...), créer les raccourcis dans Firefox, installer la synchro Nextcloud et surtout Meshcentral . 

 

 Voir les memos formation > ICI < 

 

 Les différences de process Grap / Caap / FeP 

 

 

 

 Entrée d'une nouvelle acti dans GRAP 

 Entrée d'une nouvelle acti dans CAAP 

 Entrée d'une nouvelle acti dans FEP 

 

 

 

 voir contenu de toute cette fiche 

 

 

 

 Transmission tableau avec toutes les infos avant CA d'admission 

 CA 

 mail de la Caap pour nous prévenir que c'est ok 

 ensuite on suit les mêmes étapes que pour Grap 

 

 

 

 

 CA d'admission 

 Céline créé le dossier sur le nuage et nous demande d'ajouter dans les mailings 

 Si acti intégrée :

 

 création d'un compte sur le nuage 

 formation nuage 1h 

 gestion nom de domaine + mail pro 

 

 

 

 

 

 

 Acti associée 

 Acti intégrée 

 

 

 

 Pas de social via Grap, pas de compte nuage pour l'acti sauf si demande expresse, pas d'administration de nom de domaine / mails pros. 

   

 => En gros, on ne fait qu'ajouter l'acti dans les listings ! 

 

 

 -Compte nuage + formation 

 -Gestion de nom de domaine / mail pro si besoin 

 -ajout dans les listings