# Entrée nouvelle activité

En gros, le timing est le suivant :![image-1651488196015.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2022-05/scaled-1680-/image-1651488196015.png)

Mais ceci vaut pour Grap. Voir plus loin la [différence entre Grap / Caap et FeP](https://librairie.grap.coop/link/236#bkmrk-0.-les-diff%C3%A9rences-d).

#### 1. Envoi d'un mail "Bienvenue"

Voici un mail type :

> Bonjour !
> 
> Je suis <span style="background-color: #ffff00;">Sandie</span>, je fais partie du pôle informatique de GRAP, bienvenue !
> 
> - Je vous envoie ce mail pour que l'on se trouve un moment (~1h) où l'on parlera :
> - de ce que fait/et ne fais pas le service informatique (Sylvain, Quentin et moi),
> - du rétro planning à venir jusqu'à votre ouverture pour préparer la base article et fournisseurs, les 1ères commandes etc. <span style="background-color: #ffff00;">(pour une épicerie)</span>
> 
> 
> =&gt; <span class="" style="color: #079f12;">Mes dispos sur les 2 prochaines semaines : <span style="background-color: #ffff00;">xxx.</span></span>
> 
> - En plus de ça, il faudra prévoir un 2ème temps pour vous former à nos deux outils principaux :
> 
> - **Nextcloud** pour la gestion de documents. Ça prend ~1h, c'est chouette de le faire assez rapidement pour pouvoir bien bosser avec xx (<span style="background-color: #ffff00;">accompagnateur</span>), le pôle social et le pôle compta notamment.
> - **Odoo** le logiciel pro pour gérer votre métier numériquement.
> 
> 
> J'attends votre réponse et je vous souhaite une belle journée 😁
> 
> <span style="background-color: #ffff00;">Sandie</span>

#### 2. Rendez-vous "Que fait le service informatique ?"

Basé sur [ce document, ](https://librairie.grap.coop/books/les-services-de-lequipage/page/de-quoi-soccupe-le-service-informatique)on parcoure le périmètre de service du pôle.

On en profite pour faire un point sur les besoins matériels (voir point 3.), et si l'activité est une épicerie, lui parler[ du document d'intégration des articles et fournisseurs](https://nuage.grap.coop/f/992310).

<p class="callout danger">Ce document est à envoyer par mail et non à ouvrir en ligne sur Nextcloud =&gt; les cellules bloquées et alerteurs visuels seraient scratchés.</p>

Il faut également déterminer une date de formation et parler de la journée d'ouverture.

Check-list des infos à demander :

**pour la création du compte Odoo** :

<table border="1" id="bkmrk-nom-commercial%2C-rais" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 203px;"><tbody><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">Nom commercial, raison sociale</td><td style="width: 50%; height: 29px;">  
</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">[Logo](https://nuage.grap.coop/apps/files/?dir=/0.%20GRAP%20COOP/Communication-presse-%C3%A9v%C3%A9nements/1.%20Documents%20pour%20communiquer%20(logos%2C%20kits)/Logos%20des%20actis&fileid=1760246), photos des personnes,</td><td style="width: 50%; height: 29px;">  
</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">Adresse, tel (fixe), mail, site web, ...</td><td style="width: 50%; height: 29px;">  
</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">N° TVA, n° SIRET</td><td style="width: 50%; height: 29px;">Pour une acti intégrée :

- TVA = <span class="o_field_char o_field_widget">FR 31 790058572</span>
- SIREN = 790058572 (le NIC change par contre pour chaque acti)

</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">Certification bio ? O/N ? Si oui, organisme certificateur</td><td style="width: 50%; height: 29px;">  
</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">Prix exprimés en HT ou TTC ?</td><td style="width: 50%; height: 29px;">HT étant une exception. Question à poser à des activités de transfo ou de service qui traitent avec des pros.</td></tr><tr style="height: 29px;"><td style="width: 50%; height: 29px;">PdV ? combien ? Horaires à afficher sur le ticket de caisse</td><td style="width: 50%; height: 29px;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Gestion d'emplacements ? de plans de table ?</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Dépôt vente ? O/N</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Liste de prix</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Catégories fiscales nécessaires ?</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Journaux de paiement nécessaires (+ RIB) ?</td><td style="width: 50%;">Voir sur [Nextcloud\\2. ACTIVITÉS\\00. GRAP Intégrées\\RIB](https://nuage.grap.coop/apps/files/?dir=/2.%20ACTIVIT%C3%89S/00.%20GRAP%20Int%C3%A9gr%C3%A9es/RIB&fileid=195430)</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Date de clôture du 1er exercice comptable</td><td style="width: 50%;">31/12 pour les actis intégrées</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Si acti intégrée : avec quelle acti ils feraient des transactions internes ?</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Utilisation de LOG ?</td><td style="width: 50%;">  
</td></tr></tbody></table>

**Autre :**

- le nom de domaine, les adresses mails / redirections à créer
- le matériel à prévoir

Le mail que j'envoie suite au RDV : [ICI](https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/modele-message-epicerie).

#### 3. Gestion matos

Matériel de caisse sous Ubuntu, on le prépare nous même.  
S'il y a exception sur le matériel (Notamment sur l'OS) en raison d'un souci pratique ou financier, on en discuter en SNIF.

Voir la fiche dédiée : [ici](https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/preparation-du-materiel-depicerie)

<p class="callout success">Penser à paramétrer la prise en main à distance sur Meshcentral.</p>

#### 4. Création d'un compte Nextcloud

Voir la fiche dédiée : [ici](https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/nextcloud---nouvelle-acti)

#### 5. Création sous Odoo

Voir la fiche dédiée :[ ici ](https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/page/odoo-nouvelle-activite)

#### 6. Ajout de l'activité sur Openstreetmap

Voir la fiche dédiée : [ici](https://librairie.grap.coop/books/openstreetmap/page/ajouter-son-activite-sur-openstreetmap)

#### 7. Rattachement aux Groupes (listes mails) sur [Gandi](https://www.gandi.net/fr)

#### 8. Mise à jour de la fiche "[Liste de mails](https://librairie.grap.coop/books/listes-mail-et-n-de-telephone-de-lequipage/page/les-listes-mails-de-la-coop%C3%A9rative)" dans la librairie

#### 9. Ajout du contact téléphonique sur l'annuaire 3CX

#### 10. Ajout du contact mail dans l'annuaire partagé synchronisé avec Thunderbird

#### 11. Facultatif : 

#### Achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections chez [Ouvaton](https://ouvadmin.ouvaton.coop)

Aller dans Domaines &gt;&gt; Acheter un nouveau nom de domaine :

[![image.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/rwjimage.png)](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/rwjimage.png)

Vérifier la disponibilité et procéder à l'achat du nom de domaine :

[![image.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/iDpimage.png)](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/iDpimage.png)

Pour la création d'une boîte mail, aller dans Courriels &gt;&gt; Créer une nouvelle adresse mail

[![image.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/scaled-1680-/X2zimage.png)](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2025-03/X2zimage.png)

Le domaine qu'on vient d'acheter sera sélectionnable dans le menu déroulant.

#### Achat d'un nom de domaine et création de messagerie et redirections sous [Gandi](https://www.gandi.net/fr)

Aller dans Noms de domaine &gt;&gt; Acheter.

Vérifier que le nom choisi n'existe pas encore et suivre la procédure d'achat.

![](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2020-07/scaled-1680-/image-1594368421585.png)

<p class="callout success">Pense bête : en activant la signature DKIM, on réduit le risque que les mails soient considérés comme des Spams.[![image-1638796558670.png](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2021-12/scaled-1680-/image-1638796558670.png)](https://librairie.grap.coop/uploads/images/gallery/2021-12/image-1638796558670.png)</p>

#### 12. Formation

Elle porte sur Odoo, mais aussi sur le nuage, framateam, la librairie, Graptube et parfois sur les mails (installation de Thunderbird...).

Voir les memos formation &gt; [ICI](https://librairie.grap.coop/books/r%C3%A9serv%C3%A9-au-service-info/chapter/formations) &lt;

### Les différences de process Grap / Caap / FeP

<table border="1" cellpadding="2" cellspacing="2" id="bkmrk-entr%C3%A9e-d%27une-nouvell" width="100%"><tbody><tr><td valign="top">**Entrée d'une nouvelle acti dans GRAP**</td><td valign="top">**Entrée d'une nouvelle acti dans CAAP** </td><td valign="top">**Entrée d'une nouvelle acti dans FEP** </td></tr><tr><td valign="top">1. CA d'admission
2. Mail de bienvenue du pôle social
3. Création dossier dans le nuage + fiche annuaire activité
4. Mail de bienvenue du pôle info avec proposition 1er RDV d'1h en visio.
5. RDV : description des services, rétro planning (planification intégration des articles si épicerie / formation / 1è journée)
6. Création compte acti sur le nuage, sur Odoo. Achat et configuration nom de domaine / mails. Ajout dans les listings + annuaire 3CX.
7. Intégration des articles si épicerie
8. Formation
9. 1ère journée

</td><td valign="top">1. Transmission tableau avec toutes les infos avant CA d'admission
2. CA
3. mail de la Caap pour nous prévenir que c'est ok
4. ensuite on suit les mêmes étapes que pour Grap

</td><td valign="top">1. CA d'admission
2. Céline créé le dossier sur le nuage et nous demande d'ajouter dans les mailings
3. Si acti intégrée : 
    - création d'un compte sur le nuage
    - formation nuage 1h
    - gestion nom de domaine + mail pro

<table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100.377%;"><colgroup><col style="width: 49.8024%;"></col><col style="width: 49.8024%;"></col></colgroup><tbody><tr><td>**Acti associée**  
</td><td>**Acti intégrée**  
</td></tr><tr><td>Pas de social via Grap, pas de compte nuage pour l'acti sauf si demande expresse, pas d'administration de nom de domaine / mails pros.

=&gt; En gros, on ne fait qu'ajouter l'acti dans les listings !

</td><td>-Compte nuage + formation

-Gestion de nom de domaine / mail pro <span style="text-decoration: underline;">si besoin</span>

-ajout dans les listings

</td></tr></tbody></table>

</td></tr></tbody></table>