Formations Des check-lists pour les formations Odoo transfo INTRO : Accès en ligne depuis https://erp.grap.coop Un progiciel open-source de gestion intégrée avec des modules et applis intégrées les uns aux autres pour automatiser les processus Odoo est le logiciel de gestion le plus installé au monde. Il est utilisé par 5 millions d'utilisateurs : de toutes petites entreprises (1 utilisateur) aux grandes organisations (300,000+ utilisateurs). communauté de développeurs (OCA) : + de 1 500 membres actifs une version communautaire gratuite et une version entreprise sous licence propriétaire des changements de version réguliers. GENERALITES Menus / sous menus Fil d'ariane Vues  : Kanban Liste Formulaire   limite de 80 lignes export .xls recherche avancée / filtre indicateur de TB actions de masse (= édition en lot) champs violets : obligatoires calcul dans les champs numériques la Barre de recherche (caractère jocker / insensibilité aux accents) envoi de mails pied de page avec historique des actions / des prix archiver / supprimer dans Odoo boutons violet : souvent la prochaine action à faire ODOOCTIONNAIRE "éditer" / "éditable" "brouillon" "reliquat" "marge" (prix de vente HT - prix de revient HT) / "taux de marque" (marge / prix de vente HT => j'analyse à postériori à combien je marge à partir du chiffre d'affaires et de la marge) / "taux de marge" (marge / prix de revient HT => je déduis la marge que je vais faire à priori, en tenant compte de ce que j'ai en stock) "utilisation interne" facture "ouverte" ANNUAIRE LA FICHE ARTICLE les éléments de la fiche article dupliquer les articles créés par le pôle info : taxes, frais de transport, bons d'achat, prestations / services, consignes, arrondi en caisse, ... gérer sa marge le bouton "mouvement de produits" + les vues éditables LA FICHE CONTACT les éléments de la fiche contact (point sur la position fiscale, conditions de paiement, les adresses livraison/facturation, etc.) zoom sur les différentes listes de prix la vue éditable contacts si acti intégrée, dire que le pôle info créé les contacts pour les TI les contacts type "marché de ..." LE FLUX DE VENTE une facture de vente seule le flux complet avec devis (mise en page, produits optionnels...) / livraison (bien valider) vente avec acompte le multi paiement le module relance fusionner les BL / factures Non traité sur une formation niveau 1 (mais alerte sur le fait que si le cas se présente, il faut s'appeler) : les transactions inter société / les erreurs, retours et avoirs VENDRE DANS LES COMMANDES GROUPEES (optionnel) créer sa fiche fournisseur mettre ses articles à la vente (NB : indiquer la liste de prix à utiliser au pôle info). penser aux images / au poids brut générer ses commandes et récupérer le PDF pour préparer sa livraison transformer les commandes en SO VENDRE VIA LA EBOUTIQUE (optionnel) Prévu Non prévu - Liaison avec Odoo (base produit et client) - Constitution d’un panier - Choix d’un lieu et créneau de récupération - Mise à dispo de la précommande dans le point de vente (modification / encaissement) - Utiliser la eBoutique sans compte - Paiement en ligne - Blocage de la commande si le produit n’est pas en stock - Moteur de recherche 30 € / mois facturé par an (toute année commencée est due) L’activité a la main sur la page d’accueil et peut mettre en vente tout (déconseillé !) ou une partie de ses articles via la eBoutique Elle peut définir un franco à atteindre pour commander LES UTILISATIONS INTERNES LE POINT DE VENTE personnalisation (catégories, coche dispo Pdv, ticket de caisse) vente livrée mise en attente opération sur tickets validés (réimpression, duplication, retour) paiement : multi paiement, TR, monnaies locales, édition de facture fermeture de caisse et erreurs de caisse cas particulier : emplacements / gestion de tables Non traité sur une formation de niveau 1 : les stats et tableaux de bord. Fait l'objet d'un point dédié à démarrage + 4 mois. Odoo épicerie INTRO : Accès en ligne depuis https://erp.grap.coop Un progiciel open-source de gestion intégrée avec des modules et applis intégrées les uns aux autres pour automatiser les processus Odoo est le logiciel de gestion le plus installé au monde. Il est utilisé par 5 millions d'utilisateurs : de toutes petites entreprises (1 utilisateur) aux grandes organisations (300,000+ utilisateurs). communauté de développeurs (OCA) : + de 1 500 membres actifs une version communautaire gratuite et une version entreprise sous licence propriétaire des changements de version réguliers. GENERALITES Menus / sous menus Fil d'ariane Vues  : Kanban Liste Formulaire   limite de 80 lignes export .xls recherche avancée / filtre indicateur de TB actions de masse (= édition en lot) champs violets : obligatoires calcul dans les champs numériques la Barre de recherche (caractère jocker / insensibilité aux accents) envoi de mails pied de page avec historique des actions / des prix archiver / supprimer dans Odoo boutons violet : souvent la prochaine action à faire ODOOCTIONNAIRE "éditer" / "éditable" "brouillon" "reliquat" "marge" (prix de vente HT - prix de revient HT) / "taux de marque" (marge / prix de vente HT => j'analyse à postériori à combien je marge à partir du chiffre d'affaires et de la marge) / "taux de marge" (marge / prix de revient HT => je déduis la marge que je vais faire à priori, en tenant compte de ce que j'ai en stock) "utilisation interne" facture "ouverte" ANNUAIRE LA FICHE ARTICLE les éléments de la fiche article dupliquer les articles créés par le pôle info : taxes, frais de transport, bons d'achat, prestations / services, consignes, arrondi en caisse, ... gérer sa marge le bouton "mouvement de produits" les étiquettes + les vues éditables LA FICHE CONTACT les éléments de la fiche contact (coche client / fournisseur, circuit de distribution, remise par défaut, point sur la position fiscale, conditions de paiement, les adresses livraison/facturation, etc.) zoom sur les différentes listes de prix la vue éditable contacts les contacts créés par le pôle info : dépôt vendeur / contact TI les contacts génériques type "grapien·ne" les fournisseurs hors France / non assujettis LE FLUX D'ACHAT Commande, réception (complète ou partielle), facturation, mise à jour des prix, étiquettes l'appli mobile d'achat Non traité sur une formation niveau 1 (mais alerte sur le fait que si le cas se présente, il faut s'appeler) : les transactions inter société / les erreurs, retours et avoirs LE DEPOT VENTE demander la création avec nom / assujetti ou non / TVA / commission les articles ne sont pas remisés dans les listes de prix marge KO (100%) parce que PdR = 0 la facture de commission ACHETER / VENDRE DANS LES COMMANDES GROUPEES (optionnel) Fonction pivot : créer une fiche fournisseur générer ses commandes et faire le lien avec le fournisseur intervenir sur la commande des autres / gérer la disponibilité des articles Acheter : s'abonner, suivi de commandes en cours, réaliser sa commande VENDRE VIA LA EBOUTIQUE (optionnel) Prévu Non prévu - Liaison avec Odoo (base produit et client) - Constitution d’un panier - Choix d’un lieu et créneau de récupération - Mise à dispo de la précommande dans le point de vente (modification / encaissement) - Utiliser la eBoutique sans compte - Paiement en ligne - Blocage de la commande si le produit n’est pas en stock - Moteur de recherche 30 € / mois facturé par an (toute année commencée est due) L’activité a la main sur la page d’accueil et peut mettre en vente tout (déconseillé !) ou une partie de ses articles via la eBoutique Elle peut définir un franco à atteindre pour commander LES UTILISATIONS INTERNES LE POINT DE VENTE personnalisation (catégories, coche dispo Pdv, ticket de caisse) vente livrée mise en attente opération sur tickets validés (réimpression, duplication, retour) paiement : multi paiement, TR, monnaies locales, édition de facture fermeture de caisse et erreurs de caisse cas particulier : emplacements / gestion de tables Non traité sur une formation de niveau 1 : les stats et tableaux de bord. Fait l'objet d'un point dédié à démarrage + 4 mois et l'inventaire. Nextcloud A présenter lors d'une formation au nuage Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration. Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc. Une sauvegarde chaque soir Permet le travail collaboratif en ligne Application Fichiers 1 compte par personne morale (= acti) / 1 compte par personne physique ayant des besoins ou accès spécifiques (INT, CA, DG...) 0. Toute la coop / 1. Equipage / 2. 1 dossier par acti et par pôle de INT Fil d'ariane Bouton action Bouton créer Téléverser un fichier <=> importer un fichier de son ordi Only office, logiciel libre ; modifiable à plusieurs mains. Attention macros ne fonctionnent pas bien quand on passe de stockage en local à stockage en ligne. Synchro avec l'ordi (expliquer les différentes icônes) Partages : internes / externes / guest Favoris Fichiers supprimés (+ comment restaurer) ATTENTION Synchro : essayer de le faire pour la personne formée. Et mettre en garde sur le fait de synchroniser 0.GRAP COOP + lors de la synchro, il ne faut pas choisir l'option "dossier virtuel". Application Discussion 1 discussion à plusieurs à partir d'un même compte : lien public Agenda Synchro possible avec le tel Partage d'agenda Personnalisation Framateam A présenter lors d'une formation sur framateam : Personnalisation notifications statut photo Les équipes (ex. GRAP_RhoneAlpes) : comment rejoindre une équipe ? comment inviter ? Les canaux : comment rejoindre un canal ? comment ajouter à un canal ? comment créer un canal ? publics privés Les messages personnels avec 1 personne avec plusieurs personnes Répondre à une discussion (+ modifier / supprimer ce qu'on a écrit) Le bandeau de droite Les émojis de réaction insérer un lien / une image épingler / marquer un message par un indicateur les recherches La librairie A dire lors d'une petite formation sur l'utilisation de la librairie. Accessible sur internet à l'adresse https://librairie.grap.coop 1 compte unique pour toutes les actis, en lecture seule : librairie@grap.coop / lalibrairiecommune Image de la librairie qui contient des étagères sur lesquelles il y a des livres, qui eux-mêmes contiennent des chapitres de une ou plusieurs pages. L'étagère informatique est la seule disponible (en partie) sans s'identifier. Penser à utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement la page souhaitée. Formation M+3 Odoo Préparer avant la formation : contacts : les doublons, les contacts inter société créés hors circuit normal articles : les doublons, les prix d'achat ou prix de vente nul, les marges suspectes, => passer du temps sur la vue éditable en ligne Article (Prix) et trier par marge croissante ou décroissante. Attribuer des catégories de marge. si PdV : consignes (cf lignes regroupables, TVA 0%, ...), catégories,  quantités négatives ou nulles (traquer les articles à archiver) module fabrication : mise à jour des prix OK ? groupes de ventes à produire : utilisé ? import de facture frs ? les utilisations internes sont-elles saisies ? listes de prix : OK ? impression des étiquettes : à jour ? catégories de marge : OK ? factures clients en retard ? Montrer le module de relance de facture "en souffrance" point de vente : des préconisations sur les catégories ? erreurs de caisse fréquentes ? sessions non clôturées ? Déroulé : 1 partie sur les questions / besoins de l'acti 1 partie sur ce que l'on a préparé, les constats (voir liste ci-dessus) 1 partie formation Stats .