Formations
Des check-lists pour les formations
Odoo transfo
INTRO :
- Accès en ligne depuis https://erp.grap.coop
- Un progiciel open-source de gestion intégrée avec des modules et applis intégrées les uns aux autres pour automatiser les processus
- Odoo est le logiciel de gestion le plus installé au monde. Il est utilisé par 5 millions d'utilisateurs : de toutes petites entreprises (1 utilisateur) aux grandes organisations (300,000+ utilisateurs).
- communauté de développeurs (OCA) : + de 1 500 membres actifs
- une version communautaire gratuite et une version entreprise sous licence propriétaire
- des changements de version réguliers.
GENERALITES
| Kanban | Liste | Formulaire |
|
|
- la Barre de recherche (caractère jocker / insensibilité aux accents)
- envoi de mails
- pied de page avec historique des actions / des prix
- archiver / supprimer dans Odoo
- boutons violet : souvent la prochaine action à faire
ODOOCTIONNAIRE
- "éditer" / "éditable"
- "brouillon"
- "reliquat"
- "marge" (prix de vente HT - prix de revient HT) / "taux de marque" (marge / prix de vente HT => j'analyse à postériori à combien je marge à partir du chiffre d'affaires et de la marge) / "taux de marge" (marge / prix de revient HT => je déduis la marge que je vais faire à priori, en tenant compte de ce que j'ai en stock)
- "utilisation interne"
- facture "ouverte"
ANNUAIRE
LA FICHE ARTICLE
- les éléments de la fiche article
- dupliquer
- les articles créés par le pôle info : taxes, frais de transport, bons d'achat, prestations / services, consignes, arrondi en caisse, ...
- gérer sa marge
- le bouton "mouvement de produits"
- + les vues éditables
LA FICHE CONTACT
- les éléments de la fiche contact (point sur la position fiscale, conditions de paiement, les adresses livraison/facturation, etc.)
- zoom sur les différentes listes de prix
- la vue éditable contacts
- si acti intégrée, dire que le pôle info créé les contacts pour les TI
- les contacts type "marché de ..."
LE FLUX DE VENTE
- une facture de vente seule
- le flux complet avec devis (mise en page, produits optionnels...) / livraison (bien valider)
- vente avec acompte
- le multi paiement
- le module relance
- fusionner les BL / factures
Non traité sur une formation niveau 1 (mais alerte sur le fait que si le cas se présente, il faut s'appeler) : les transactions inter société / les erreurs, retours et avoirs
VENDRE DANS LES COMMANDES GROUPEES (optionnel)
- créer sa fiche fournisseur
- mettre ses articles à la vente (NB : indiquer la liste de prix à utiliser au pôle info). penser aux images / au poids brut
- générer ses commandes et récupérer le PDF pour préparer sa livraison
- transformer les commandes en SO
VENDRE VIA LA EBOUTIQUE (optionnel)
| Prévu | Non prévu |
| - Liaison avec Odoo (base produit et client) - Constitution d’un panier - Choix d’un lieu et créneau de récupération - Mise à dispo de la précommande dans le point de vente (modification / encaissement) |
- Utiliser la eBoutique sans compte - Paiement en ligne - Blocage de la commande si le produit n’est pas en stock - Moteur de recherche |
- 30 € / mois facturé par an (toute année commencée est due)
- L’activité a la main sur la page d’accueil et peut mettre en vente tout (déconseillé !) ou une partie de ses articles via la eBoutique
- Elle peut définir un franco à atteindre pour commander
LES UTILISATIONS INTERNES
LE POINT DE VENTE
- personnalisation (catégories, coche dispo Pdv, ticket de caisse)
- vente livrée
- mise en attente
- opération sur tickets validés (réimpression, duplication, retour)
- paiement : multi paiement, TR, monnaies locales, édition de facture
- fermeture de caisse et erreurs de caisse
- cas particulier : emplacements / gestion de tables
Non traité sur une formation de niveau 1 : les stats et tableaux de bord. Fait l'objet d'un point dédié à démarrage + 4 mois.
Odoo épicerie
INTRO :
- Accès en ligne depuis https://erp.grap.coop
- Un progiciel open-source de gestion intégrée avec des modules et applis intégrées les uns aux autres pour automatiser les processus
- Odoo est le logiciel de gestion le plus installé au monde. Il est utilisé par 5 millions d'utilisateurs : de toutes petites entreprises (1 utilisateur) aux grandes organisations (300,000+ utilisateurs).
- communauté de développeurs (OCA) : + de 1 500 membres actifs
- une version communautaire gratuite et une version entreprise sous licence propriétaire
- des changements de version réguliers.
GENERALITES
| Kanban | Liste | Formulaire |
|
|
- la Barre de recherche (caractère jocker / insensibilité aux accents)
- envoi de mails
- pied de page avec historique des actions / des prix
- archiver / supprimer dans Odoo
- boutons violet : souvent la prochaine action à faire
ODOOCTIONNAIRE
- "éditer" / "éditable"
- "brouillon"
- "reliquat"
- "marge" (prix de vente HT - prix de revient HT) / "taux de marque" (marge / prix de vente HT => j'analyse à postériori à combien je marge à partir du chiffre d'affaires et de la marge) / "taux de marge" (marge / prix de revient HT => je déduis la marge que je vais faire à priori, en tenant compte de ce que j'ai en stock)
- "utilisation interne"
- facture "ouverte"
ANNUAIRE
LA FICHE ARTICLE
- les éléments de la fiche article
- dupliquer
- les articles créés par le pôle info : taxes, frais de transport, bons d'achat, prestations / services, consignes, arrondi en caisse, ...
- gérer sa marge
- le bouton "mouvement de produits"
- les étiquettes
- + les vues éditables
LA FICHE CONTACT
- les éléments de la fiche contact (coche client / fournisseur, circuit de distribution, remise par défaut, point sur la position fiscale, conditions de paiement, les adresses livraison/facturation, etc.)
- zoom sur les différentes listes de prix
- la vue éditable contacts
- les contacts créés par le pôle info : dépôt vendeur / contact TI
- les contacts génériques type "grapien·ne"
- les fournisseurs hors France / non assujettis
LE FLUX D'ACHAT
- Commande, réception (complète ou partielle), facturation, mise à jour des prix, étiquettes
- l'appli mobile d'achat
Non traité sur une formation niveau 1 (mais alerte sur le fait que si le cas se présente, il faut s'appeler) : les transactions inter société / les erreurs, retours et avoirs
LE DEPOT VENTE
- demander la création avec nom / assujetti ou non / TVA / commission
- les articles ne sont pas remisés dans les listes de prix
- marge KO (100%) parce que PdR = 0
- la facture de commission
ACHETER / VENDRE DANS LES COMMANDES GROUPEES (optionnel)
- Fonction pivot :
- créer une fiche fournisseur
- générer ses commandes et faire le lien avec le fournisseur
- intervenir sur la commande des autres / gérer la disponibilité des articles
- Acheter : s'abonner, suivi de commandes en cours, réaliser sa commande
VENDRE VIA LA EBOUTIQUE (optionnel)
| Prévu | Non prévu |
| - Liaison avec Odoo (base produit et client) - Constitution d’un panier - Choix d’un lieu et créneau de récupération - Mise à dispo de la précommande dans le point de vente (modification / encaissement) |
- Utiliser la eBoutique sans compte - Paiement en ligne - Blocage de la commande si le produit n’est pas en stock - Moteur de recherche |
- 30 € / mois facturé par an (toute année commencée est due)
- L’activité a la main sur la page d’accueil et peut mettre en vente tout (déconseillé !) ou une partie de ses articles via la eBoutique
- Elle peut définir un franco à atteindre pour commander
LES UTILISATIONS INTERNES
LE POINT DE VENTE
- personnalisation (catégories, coche dispo Pdv, ticket de caisse)
- vente livrée
- mise en attente
- opération sur tickets validés (réimpression, duplication, retour)
- paiement : multi paiement, TR, monnaies locales, édition de facture
- fermeture de caisse et erreurs de caisse
- cas particulier : emplacements / gestion de tables
Non traité sur une formation de niveau 1 : les stats et tableaux de bord. Fait l'objet d'un point dédié à démarrage + 4 mois et l'inventaire.
Nextcloud
A présenter lors d'une formation au nuage
- Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.
- Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc.
- Une sauvegarde chaque soir
- Permet le travail collaboratif en ligne
Application Fichiers
- 1 compte par personne morale (= acti) / 1 compte par personne physique ayant des besoins ou accès spécifiques (INT, CA, DG...)
- 0. Toute la coop / 1. Equipage / 2. 1 dossier par acti et par pôle de INT
- Fil d'ariane
- Bouton action
- Bouton créer
- Téléverser un fichier <=> importer un fichier de son ordi
- Only office, logiciel libre ; modifiable à plusieurs mains. Attention macros ne fonctionnent pas bien quand on passe de stockage en local à stockage en ligne.
- Synchro avec l'ordi (expliquer les différentes icônes)
- Partages : internes / externes / guest
- Favoris
-
Fichiers supprimés (+ comment restaurer)
ATTENTION Synchro : essayer de le faire pour la personne formée. Et mettre en garde sur le fait de synchroniser 0.GRAP COOP + lors de la synchro, il ne faut pas choisir l'option "dossier virtuel".
Application Discussion
- 1 discussion à plusieurs à partir d'un même compte : lien public
Agenda
- Synchro possible avec le tel
- Partage d'agenda
- Personnalisation
Framateam
A présenter lors d'une formation sur framateam :
- Personnalisation
- notifications
- statut
- photo
- Les équipes (ex. GRAP_RhoneAlpes) : comment rejoindre une équipe ? comment inviter ?
- Les canaux : comment rejoindre un canal ? comment ajouter à un canal ? comment créer un canal ?
- publics
- privés
- Les messages personnels
- avec 1 personne
- avec plusieurs personnes
- Répondre à une discussion (+ modifier / supprimer ce qu'on a écrit)
- Le bandeau de droite
- Les émojis de réaction
- insérer un lien / une image
- épingler / marquer un message par un indicateur
- les recherches
La librairie
A dire lors d'une petite formation sur l'utilisation de la librairie.
- Accessible sur internet à l'adresse https://librairie.grap.coop
- 1 compte unique pour toutes les actis, en lecture seule : librairie@grap.coop / lalibrairiecommune
- Image de la librairie qui contient des étagères sur lesquelles il y a des livres, qui eux-mêmes contiennent des chapitres de une ou plusieurs pages.
- L'étagère informatique est la seule disponible (en partie) sans s'identifier.
- Penser à utiliser la barre de recherche pour trouver rapidement la page souhaitée.
Formation M+3 Odoo
Préparer avant la formation :
- contacts :
- les doublons,
- les contacts inter société créés hors circuit normal
- articles :
- les doublons, les prix d'achat ou prix de vente nul, les marges suspectes, => passer du temps sur la vue éditable en ligne Article (Prix) et trier par marge croissante ou décroissante. Attribuer des catégories de marge.
- si PdV : consignes (cf lignes regroupables, TVA 0%, ...), catégories,
- quantités négatives ou nulles (traquer les articles à archiver)
- module fabrication :
- mise à jour des prix OK ?
- groupes de ventes à produire : utilisé ?
- import de facture frs ?
- les utilisations internes sont-elles saisies ?
- listes de prix : OK ?
- impression des étiquettes : à jour ?
- catégories de marge : OK ?
- factures clients en retard ? Montrer le module de relance de facture "en souffrance"
- point de vente :
- des préconisations sur les catégories ?
- erreurs de caisse fréquentes ?
- sessions non clôturées ?
Déroulé :
- 1 partie sur les questions / besoins de l'acti
- 1 partie sur ce que l'on a préparé, les constats (voir liste ci-dessus)
- 1 partie formation Stats.