Présentation de Odoo

• Description technique et accès à Odoo
• Première utilisation
• Formulaire de saisie
• Effectuer une recherche
• Envoi de mail via Odoo
• Désactivation / archivage d'éléments

Description technique et accès à Odoo

Caractéristiques techniques

Odoo est un logiciel web. Cela présente les principales caractéristiques suivantes :  

Avantages

Inconvénients

Conseils

Il vaut mieux donc veiller à avoir une connexion filaire et de bonne qualité. Pour cela, si vous ne pouvez pas supporter une coupure de fonctionnement il est conseillé :

Pour alimenter vos réflexions sur l'aspect judicieux d'avoir une deuxième connexion de secours, vous pouvez comparer les deux chiffres suivants :

Sauvegarde des données

Pour information, les données présentes sur Odoo sont sauvegardées chaque nuit de façon automatique, sur un autre site sécurisé (autre Data Center)

En cas de panne

Vérifiez que vous avez bien accès à internet, en allant sur une autre page Internet. 

Accès

Veuillez lire les préconisations relatives à la gestion des identifiants.

Première utilisation

Page d'accueil

Une fois identifié, vous arrivez sur la page d'accueil depuis laquelle vous accédez à tous les menus.

Dans la barre haute horizontale, vous obtenez pour chaque menu des sous-menus, eux-mêmes parfois déclinables (par un clic) en sous-sous-menus :

Organisation générale

Le bouton permet de revenir au tableau de départ, depuis lequel on choisit l'un des menus (achats, ventes, articles, contacts...).

L’écran d’accueil d’un module ressemble à cela :

Liste de modules

	Liste des activités, Liste des personnes (contact des membres)
	Liste des produits Gestions des catégories d'impression et impression des étiquettes État des stocks
	Liste des contacts (clients, fournisseurs)
	Gestion des bons de commande d'achat
	Création de fiches techniques (fiches recette) Gestion des changement de prix Assistant de production Planification de la production
	Gestion des bons de livraisons (vente) et de réceptions (achat) Gestion des inventaires (ajustements de stock) Traçabilité des mouvements de stocks Gestion des utilisations internes
	Gestion des devis Gestion des commandes à facturer ou à faire monter en gamme Listes de prix de vente Gestion des catégories de marge Liste des articles vendus [OPTION] Paramétrage de la eboutique (activité de précommande en ligne) [OPTION] Gestion de la communication avec les balances Bizerba (Balance libre service) [OPTION] paramétrage des groupes de récupérations (Activité de panier)
	Ouverture de l'interface de caisse tactile Gestion des sessions (ouverture / fermeture de caisse) Paramétrage des catégories d'article du point de vente
	Gestion des factures et des avoirs clients, des paiements clients Gestion des factures et des avoirs fournisseurs Facturation des dépôts vendeurs
	Affichage des tableaux d'analyse d'activité (suivi du chiffre d'affaire, des ventes, des achats, etc...), vues rapides sur la répartition des articles par catégorie fiscale, par marge et contrôle sur les factures impayées.
Applications mobiles	Utile avec scanette connectée au téléphone Faire des bons de commandes en bipant ses produits en magasin Faire son inventaire en bipant ses produits en magasin

Vues "Liste"

Les listes permettent de visualiser tous les enregistrements d’un objet (par exemple, tous les articles):

• En haut à droite, une zone permet de faire des recherches et des filtres (1).
• On peut également créer de nouvelles fiches (2).
• Attention : par défaut, l'affichage est restreint à 80 lignes (3), mais le nombre total d’occurrences est visible également dans la partie haute de la page. Immédiatement à côté, on a les flèches pour passer d'une page de 80 lignes à une autre et l'on peut écrire ici le nombre de lignes à visualiser sur la page :
  
• Et encore à côté, on peut passer à un autre type de vue (4).

Parfois, les vues liste affichent des informations sous la liste, par exemple la somme des montants des enregistrements affichés.

La vue liste permet de trouver facilement un enregistrement grâce aux filtres. Vous pouvez ensuite afficher un enregistrement en particulier en cliquant sur la ligne.

Vues "Formulaire"

En cliquant sur un enregistrement, l’affichage passe en vue formulaire.

Sur une vue formulaire, des informations apparaissent en violet (comme le nom du fournisseur dans la copie d'écran ci-dessus). En cliquant sur ce lien, vous accéderez directement à la vue formulaire correspondante.

Les informations sont parfois disposées sur plusieurs onglets, pour plus de visibilité.

Vues "Kanban"

La vue Kanban présente des informations synthétiques variables selon les objets (articles, contacts, ...).

Vues "Calendrier"

Vues "Graphique"

Vues "Carte"

Raccourcis clavier

La liste des raccourcis est consultable ici :

Et d'une manière générale, en appuyant simultanément sur les touches "Alt" et "Maj" (selon les claviers, peut aussi s'appeler "Shift" ou être matérialisée par une flèche dirigée vers le haut), les différentes actions possibles apparaissent :

Exemple, depuis la liste des articles, si j'appuie sur Alt+Maj, je vois que si j'ajoute la touche "A", je retourne au menu principal, tandis que si j'appuie aussi sur la touche "C", je créé une nouvelle fiche, etc.

Formulaire de saisie

Création / Modification d'un item

La création ou modification se fait sur la vue "Formulaire". Par exemple, pour la création d’un nouveau produit:

Détails des types de champs

	Les champs en violet (Nom, Type d'article, etc.) sont obligatoires. Il n'est pas possible d'enregistrer s’ils ne sont pas renseignés.
	Dans les champs "liste fixe", il faut choisir parmi les options proposées dans la liste.
	Dans les champs "liste modifiable", on peut taper quelques lettres pour que Odoo propose les enregistrements correspondant.
	Il est possible de faire des calculs dans les champs "numériques", comme dans un logiciel Tableur. (LibreOffice, Microsoft Excel, etc...)
	Les champs "date" donnent sur un calendrier pour rechercher un jour et le sélectionner.

Calcul type "Tableur" (addition / soustraction ...)

Pour les champs numériques (entiers ou à virgule), Odoo offre la possibilité de saisir une formule, comme vous le feriez dans un tableur (Excel, LibreOffice, etc.). Vous pouvez réaliser des additions / soustractions, ajouter des parenthèses, etc...

Exemple : calcul d'un prix de vente TTC en fonction d'un coût de revient HT et d'un coefficient d'achat / Vente

Lorsque le champ perd le focus (en cliquant à côté par exemple), le calcul se réalise.

S'il est juste, le résultat s'affiche :

S'il est faux, la formule reste affichée, et le champ devient rouge si vous tentez de sauvegarder :

Recherche de produits

Certaines activités ont une quantité très importante de produits. Rechercher par nom exact peut-être assez difficile.

Pour rechercher un article lorsque l'on ne connaît pas l'orthographe exacte, et pour rechercher plus rapidement, on peut saisir des bouts de mots que doit contenir le nom de l'article, dans n'importe quel sens, séparé par le signe "astérisque" (*).

Enregistrer ou annuler la saisie

Par défaut l'enregistrement se fait lorsque l'on quitte la page.

Cela dit, en haut à gauche on trouve ces 2 boutons : . L'un sert à forcer l'enregistrement, et le 2nd à ignorer les changements effectués depuis le dernier enregistrement.

Chatter

C'est un bandeau latéral ou horizontal qui donne des informations historisées dans les vues formulaires (date de création, envoi du mail (avec corps de mail et PJ), changement de prix, etc.).

Chatter à droite :

Chatter en bas de page :

Pour définir votre préférence concernant le positionnement du chatter, vous pouvez aller ici  : puis

Effectuer une recherche

Affichage de 80 lignes

Par défaut, les listes n'affichent que 80 lignes. Vous avez la possibilité de changer la quantité de lignes affichées, en cliquant sur les chiffres affichés : 

Par exemple, sur votre liste d'articles :

Exception : les listes au sein d'une vente ou d'un achat : là, toutes les lignes s'affichent.

Recherche rapide

En utilisant la barre de recherche, on peut taper un mot clé (quand il y a plusieurs mots-clé, on utilise le "jocker" "*" pour les séparer).

La recherche est insensible aux accents. Ex. on peut saisir "Clem", "Clém", "Clèm", etc.. pour trouver un produit nommé "Clémentines".

Exception : sur le point de vente, il faut orthographier les mots avec les bons accents.

Création et mémorisation de filtres personnalisés

Odoo offre la possibilité d'enregistrer des filtres que vous utilisez souvent.

• Commencez par faire le filtre voulu (1) (vous pouvez combiner plusieurs filtres) dans la barre de recherche et/ou le menu , et faire d'éventuels affichages "regrouper par".
  
• Aller dans Favoris (2) > Enregistrer la recherche actuelle (3). Nommer la recherche (4) et enregistrer (5)..

A l'avenir, il suffira d'aller dans Favoris pour retrouver la recherche et reproduire le filtrage.

Bonus : Lors de l'enregistrement, vous avez la possibilité de rendre le filtre par défaut à l'affichage de la page en question → case "utiliser par défaut"

Dans le cadre d'une maintenance sur l'un des modules avec mise à jour informatique, les favoris sont supprimés, il faut donc les recréer.

Filtres multiples

Conditions cumulatives (= ET)

Lorsque l'on veut que le résultat de la recherche réponde à 2 critères cumulatifs (ex : fournisseur = Aldouest ET libellé contient artichaut), il faut écrire les conditions en 2 fois. Sur l'exemple donné, il faudrait :

1. écrire le filtre fournisseur est égal à Aldouest (1)
   
2. appliquer
3. écrire le 2nd filtre produit contient artich (2)
   

Conditions alternatives (= OU)

Exemple : je veux rechercher les articles que je ne vends plus, c'est à dire qu'ils sont soit archivés, soit avec une quantité à 0, il faut recourir au "OU" et faire le filtre en une seule fois (pour obtenir une nouvelle condition dans le "ou", il faut cliquer sur "+ ajouter une condition") : 

Filtres avancés

Il est très rare d'y avoir recours. Ils fonctionnent un peu comme des poupées russes : on va chercher à partir d'un élément principal (ex : article / fournisseur, etc.) un élément secondaire (ex : circuit de distribution).

Voici un exemple : je cherche la part des articles achetés en circuit court dans mon chiffre d'affaires :

1. Je vais dans Tableaux de bord >> Rapports SQL >> Activité - Vente de produits

2. 

3. Puis je vais chercher 1. L'élément principal = fournisseurs, et dans ce domaine, l'élément secondaire = circuit de distribution, et dans ce domaine, ce qui répond à la formule circuit de distribution = circuit court : 

   =>  => 

   

Je peux ensuite prendre le chiffre obtenu et le comparer (dans un 2nd temps, il n'existe pas de tableau où mêler les 2 recherches, mais on peut toujours faire figurer les 2 dans le tableau de bord personnalisé) avec mon chiffre d'affaires total.

Envoi de mail via Odoo

Dans le déroulé d'une vente ou d'un achat, il y a toujours des étapes (devis, commande, facture...) où l'on peut envoyer des mails au client ou fournisseur. Cette possibilité est matérialisée par le bouton "envoyer par e-mail" :

Une pop up s'affiche alors, avec la possibilité de :

• • Modifier le contenu du corps du mail
  • Ajouter d'autres pièces jointes (ex : les conditions générales de vente) ou d'autres destinataires

Odoo vous envoie de façon systématique le mail en vous mettant en copie invisible. En d'autres termes, si vous ne recevez pas une copie du mail, c'est que l'envoi a échoué. Merci de contacter le service informatique dans ce cas.

Vous pouvez vérifier aussi dans le chatter que tout est ok. Si l'enveloppe est rouge comme sur cette image, c'est qu'il y a un problème à l'envoi du mail :

Exception : si vous souhaitez désactiver les mails envoyés sur votre boîte en copie, vous pouvez décocher la case dans vos Préférences 

Désactivation / archivage d'éléments

Le principe général est que tout article ou fournisseur étant impliqué dans une vente ou un achat ne peut être supprimé : on va plutôt recourir à l'archivage. 

Dans l'idée, un article ou contact est archivé quand on pense ne plus avoir à s'en servir (parce qu'il est mal paramétré ou qu'on n'en a plus l'utilité). Cela dit, il est possible de restaurer une fiche (voir 3ème partie de cette fiche). 

Lorsque l'on souhaite désactiver un article de manière provisoire (rupture de stock, saisonnalité, ...), on peut :

• décocher "disponible dans le point de vente", afin de ne plus le visualiser dans le point de vente.
• décocher "peut être acheté" et/ou "peut être vendu", ce qui aura pour effet de ne plus le voir dans le point de vente NI dans la liste des articles que l'on peut ajouter dans un bon de commande. 

  

  
  

Ces actions peuvent être faites en masse sur plusieurs articles à la fois, et ce de 2 façons : soit via une vue éditable en ligne, soit via une édition en lot.

Archivage d'un article

Sur la fiche article, cliquer sur . Le bandeau "archivé" apparait aussitôt :

S'il s'agit d'une erreur, on peut immédiatement faire l'action de désarchiver de la même manière : 

Archivage d'un fournisseur

Même procédure sur la fiche contact :

Retrouver des articles ou fournisseurs archivés

A partir de la liste des articles ou contacts, aller dans "Filtres" > "Archivé" :

Pour obtenir la liste exhaustive des articles actifs ET inactifs (= archivés), il faut également aller dans "Filtres", puis écrire un filtre personnalisé comme suit : . Le bouton "Ajouter une condition" permet de rédiger "OU Actif est faux". Il ne reste plus qu'à cliquer sur "Appliquer".

Archivage de masse

Pour archiver plusieurs éléments en une seule action, il faut :

1. Passer en vue liste
2. Cocher tous ceux (articles ou fournisseurs) qui sont concernés,
3. Aller dans "Actions" > "Archiver"