Point de vente

• 1 - Paramétrage du Point de Vente
• 2 - Ouverture et fermeture de caisse
• 3 - Fonctionnement du point de vente tactile
• Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s

1 - Paramétrage du Point de Vente

Paramétrages sur lesquels vous êtes autonomes	Paramétrages à convenir avec le pôle informatique
Création des catégories de produits du point de vente Paramétrage des produits (répartition dans les catégories de point de vente, éventuellement secteur, produit à peser, tare, ...)	Paramétrage des moyens de paiements. (Ticket Restaurant, Espèce, Chèque, Carte bancaire) Modification de vos en-têtes / pieds de page de tickets (messages de bienvenue, horaires) Activation des fonctionnalités en option du point de vente (gestion d'emplacements, plans de table, ...)

Catégories du point de vente

L'objectif est de créer des catégories "mères" (ce sont celles que l'on verra en 1er lieu en se connectant au point de vente) et les sous-catégories ("catégories filles").

Nos préconisations : pas plus de 20 catégories mères éviter de créer des catégories hébergeant très peu de produits dedans inutile de ranger les articles avec code barre dans des catégories : vous allez les biper de toutes façons choisir des libellés courts et éviter de les rédiger en majuscules pour une meilleure lisibilité penser à mettre des illustrations au moins pour les catégories mères.

Aller dans Point de Vente >> Configuration >> Produits >> Catégorie de produits PdV et cliquer sur le bouton "Créer".

Saisir le nom, la catégorie mère et une image (facultatif), puis cliquer sur "Enregistrer"

La séquence correspond à l'ordre d'affichage. On peut changer l'ordre en écrivant ici, ou en faisant du "glisser-déposer" des lignes de cet écran.

Une catégorie dans laquelle il n'y aurait aucun article de rangé ne s'affiche pas dans le point de vente. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez les secteurs de vente (ex. Si vous avez un point de vente avec un secteur "épicerie" et un secteur "bar" par exemple), pour n'afficher que les articles de l'un ou l'autre des secteurs selon comment vous vous connectez.

• Pour attribuer en masse une catégorie de point de vente à des articles, on peut :
  • soit aller dans le menu Articles > Vues éditables en ligne > Articles (PdV) puis sur chaque ligne article à modifier, écrire directement dans la colonne "Catégorie du point de vente" et utiliser le menu déroulant ou un mot clé pour trouver la bonne catégorie.
  • soit aller dans le menu Articles, cocher tous les articles à rattacher à une catégorie donnée, puis faire Action > Edition en lots (Produits - PdV) et paramétrer comme suit :

    

    Dans les 2 cas vous aurez sans doute besoin de filtrer sur les articles souhaités (par producteur, par catégorie, par nom...) AVANT de réaliser l'action de changer la catégorie du point de vente.

Paramétrage des articles

Les paramètres ci-dessous sont disponibles sur la fiche article, pour paramétrer vos produits en lien avec le point de vente :

• Disponible dans le PdV : cette case doit être cochée pour que le produit s'affiche en caisse. Cette case est utile lorsque vous avez des produits qui s'alternent, comme par exemple deux type de carottes, pour éviter que le caissier se trompe en caisse.
• Titre restaurant : cette case s'active automatiquement lorsque votre article est rangé dans une catégorie interne éligible aux titres restaurant, et à l'inverse elle reste décochée pour les articles qui ne rentrent pas dans le périmètre.

Bien que l'activation se fasse automatiquement, vous avez la main pour forcer vous-mêmes cette case à oui ou à non.

• Catégorie : la catégorie du point de vente dans laquelle votre produit apparaîtra.
• A peser avec une balance : si la case est cochée, le système de saisie du poid et de la tare sera activé.
• Ligne regroupable : cette case est activée par défaut et permet que 2 lignes de ticket sur le même articles se fusionnent et somment les quantités vendues. Le décocher revient à conserver les 2 lignes. Cela sert pour les articles de consigne par exemple, pour lesquels on souhaite bien visualiser les lignes avec des retours de consigne et les lignes avec les encaissements de consignes.

2 - Ouverture et fermeture de caisse

1. Ouverture de la caisse

• Dans le menu "Point de vente" vous arrivez par défaut sur la vue "Tableau de bord" : c'est particulièrement pratique quand il y a plusieurs caisses, car le statut nous permet de connaître l'action à réaliser, entre clôturer une session ou en ouvrir une nouvelle.
  

• Cliquer sur le boutonpuis directement sur et saisir le fonds de caisse :
  

.

On peut se servir de la petite calculatrice pour calculer tranche de billet / pièce par tranche .

Cliquer sur le bouton "ouvrir avec xx€".

2. Fermeture de la caisse

2.A) Retirer de l'argent à déposer en banque (facultatif)

Cliquer sur puis saisir comme suit : 

Sortir physiquement l'argent de la caisse pour ne pas le compter une 2è fois !

2.B) Fermer le point de vente tactile

Vérifier au préalable :

• qu'il n'y a pas de ticket non validé : on peut fermer le point de vente avec des tickets non validés (et les retrouver en se reconnectant le cas échéant).
• que toutes les opérations ont été enregistrées (besoin d'une connexion pour cela) : le nombre de tickets non enregistrés s'affiche juste à gauche de "Fermer"

 Puis

cliquer en haut à droite sur .

: symbole correspondant à l'imprimante ticket de caisse /  : connexion internet

La pop-up de fermeture ci-dessous s'affiche : 

Il faut compléter pour chaque moyen de paiement la colonne "compté". La petite peut servir de support, on peut indiquer pour chaque type de pièce ou billet la quantité présente dans le tiroir caisse.

On y retrouve les mouvements de caisse entrants ou sortant (dépôt en banque, paiements, ...).

Il est possible de saisir une note de fermeture pour expliquer un écart de caisse par exemple.

Une fois que c'est fait on peut cliquer sur "fermer la session".

Pour revenir à la vente, cliquer sur "Ignorer", et pour quitter le point de vente sans fermer la caisse, cliquer sur "Backend".

Erreur de moyen de paiement

On identifie souvent cette erreur lorsque l'on a -x€ sur un moyen de paiement et +x€ sur un autre.

Le but est de retrouver le ticket (la commande) où se cache l'erreur en ouvrant un 2ème onglet Odoo sur Point de vente (1) > Commandes (2) :

Une fois que l'on a identifié le ticket erroné (par le montant et/ou l'horaire) (3), on peut cliquer sur "Modifier les paiements" (4) et rectifier.

 A l'issue, il y aura 3 lignes de commandes : la ligne initiale en positif, une 2nde ligne avec un paiement négatif sur le même journal de paiement, et une 3ème ligne en positif avec le nouveau journal de paiement.

2.F) Fermer cette session

Quand toutes les différences sont égales à 0, on peut fermer la caisse !

3 - Fonctionnement du point de vente tactile

Le point de vente se présente comme suit :

Nous vous encourageons vraiment à utiliser l'écran tactile : à force d'habitude, il fait gagner beaucoup de temps !

Sélection des produits

il existe 3 façons de sélectionner un produit :

Scan du code barre	Si votre produit n'est pas reconnu dans la base d'Odoo, un message d'erreur s'affichera. NB : les tickets restaurant peuvent également être scannés.
Recherche par catégories et sous-catégories	En cliquant sur les catégories de produits, vous n'afficherez que les produits de cette catégorie :
Recherche par nom de produit	Taper dans la barre de recherche un mot-clé permettant de filtrer sur les articles contenant ce terme : Le bouton permet de réinitialiser la recherche pour passer au mot-clé suivant.

Produit à peser

Si votre produit est marqué comme "à peser" sur sa fiche, un écran supplémentaire s'affiche, qui permet de saisir le poids brut, et éventuellement une tare. Odoo calcule alors le poids net et indique le prix total.

Création d'un ticket

Sélectionner les produits un par un. Vous pouvez intervenir sur :

• la quantité : en cliquant plusieurs fois sur l'article, ou en cliquant sur  puis en indiquant le nombre sur le pavé numérique.

Dans le cadre d'un retour, cliquer sur pour mettre une quantité négative.

• le prix unitaire : en cliquant sur  et en modifiant le prix.
• la tare : même procédé

ou appliquer une remise (ex. -20% sur fruit abîmé : cliquer sur "Rem." puis taper "20" sur le clavier tactile).

Lorsque la remise concerne tout le ticket (client avec une tarification particulière), il faut choisir une liste de prix, dans la liste convenue avec le pôle informatique (c'est lui qui les créé pour vous) :

Pour supprimer une ligne du ticket, il faut la sélectionner, et cliquer 2 fois sur.

Situations rencontrées en caisse :

Mettre un ticket en attente	Si un client tarde à vous payer (doit aller retirer de l'argent, etc...), et que vous souhaitez commencer à saisir un nouveau ticket, vous pouvez laisser le ticket en attente, en cliquant sur puis
Annuler une vente	Dans ce même écran, sélectionner la commande à annuler et cliquer sur la petite poubelle en bout de ligne
Faire un retour / échange	Retour : si le client rapporte un ou plusieurs articles, il faut faire un ticket négatif à l'aide du bouton "Plus" puis cliquer "Remboursement" Erreur : si vous vous êtes trompé·e sur une sélection de produit, et qu'un client fait une réclamation, vous pouvez réaliser un ticket correctif pour corriger la vente précédente. Si par exemple, vous aviez sélectionné la gourde d'1L au lieu de son équivalent en 500mL : créer un nouveau ticket Sélectionner le bon produit à vendre Sélectionner ensuite le produit indument vendu, et affectez-y une quantité négative Valider la vente, et rendez éventuellement le différent en espèce. Cette opération aura pour avantage de : - corriger l'état des stocks dans Odoo - corriger la ventilation des ventes, dans le cas où les produits étaient des produits de dépôts vendeurs.
Réaliser un devis	Idem que pour une vente livrée, sauf que les articles ne sont pas sortis du stock, et dans "Ventes", c'est un devis brouillon (pas encore à l'état de bon de commande) que l'on trouve.

Les ventes livrées

Les ventes livrées

Une vente livrée, c'est lorsque quelqu'un passe en caisse, mais qu'iel diffère le règlement de son ticket. Les articles sortent du stock mais n'ont pas encore généré de chiffre d'affaire. La vente du point de vente sort complètement de l'activité de point de vente du jour.

Il faut :

1. Créer le ticket, choisir le client (voir explication plus bas) puis cliquer sur "Plus..." > "Créer une vente" :

   

2. Sélectionner "Créer une vente livrée" et confirmer dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite :

Un bon de commande client est créé dans le menu "Ventes" d'Odoo.

Lorsque le ou la client.e vient régler, il faut :

1. retrouver le ou les ticket(s) dans le menu "Ventes" d'Odoo
2. cliquer sur . Si vous voulez fusionner plusieurs ventes en une seule facture, il faut les cocher puis faire Action > Créer les factures :
   

   

3. dater et confirmer la facture

4. cliquer sur  et sélectionner le moyen de paiement : 

   

En cas de multi-paiement (un peu en espèces le reste en CB par exemple), l'action est à réaliser 2 fois. On voit qu'un paiement n'est pas terminé si le bandeau "partiel" s'affiche : 

Lorsque le client vient payer son dû (à une date ultérieure en principe), il ne faut pas le considérer comme une recette lié à cette session du point de vente, il faut le compter à part, sous peine d'avoir une erreur de caisse. Si la personne paie en virement : pas de problème. Si elle paie en chèque, ne pas ranger le chèque en question avec ceux de la caisse du jour. Si elle paie en espèces, utiliser le bouton pour ajouter la monnaie dans le fonds de caisse. Enfin, si elle paie en CB, déduire le montant de la télécollecte du soir.

Les articles vendus sont sortis du stock, pour autant aucun paiement associé n'est enregistré sur le moment.

On ne doit pas faire de vente livrée avec des quantités négatives (ex. retour de consigne)

Opérations sur des tickets déjà validés

Derrière le bouton   se cachent également les actions suivantes :

Remboursement

On cherche alors la commande à rembourser parmi les dernières saisies, le ticket s'affiche à droite, puis il s'agit de cliquer sur chaque article à retourner et indiquer la quantité à rembourser. Enfin, cliquer sur "remboursement" : un ticket en négatif est généré, il ne reste plus qu'à faire paiement et rendre la monnaie en espèces.

Les 10 derniers sont affichés par défaut, mais l'on peut faire une recherche pour retrouver d'autres tickets plus anciens, y compris ceux de sessions clôturées.

Réédition de ticket de caisse

XXX

Une fois la vente terminée, on ne peut plus générer de facture. Si un client en demande une après coup, il faudra retrouver le ticket et le rééditer, il fera office de facture.

*Retrouver la référence d'un ticket  : Aller dans>> Commandes >> Commandes Supprimer le filtre Filtrer sur la date de vente = via 2 filtres qui vont "encadrer" le créneau de vente. Par exemple, pour une vente qui aurait eu lieu le 17/03/2022 après-midi, on pourrait écrire : ET La référence de commande est dans la 1ère colonne :

Dans le cas où des articles du ticket rappelé ne sont plus disponibles dans le point de vente, on obtient le message d'erreur suivant : . Il faut alors contacter le pôle info pour qu'il retrouve les articles concernés (les codes du message d'erreur sont les identifiants informatiques des fiches articles), les remette dans le point de vente le temps de rééditer le ticket, puis les décoche de nouveau ensuite.

Entrées - sorties de monnaie

Situations possibles : 

• monnaie prise dans le fonds de caisse pour payer un emplacement de marché ou autre (cash sortant).
• règlement d'une vente livrée antérieure à la date du jour en espèces (cash entrant).
• ajout d'espèces en cours de journée (cash entrant) lorsqu'il n'y a plus de pièces de 20 centimes par exemple.

Affecter un·e client·e à une vente

Cliquer sur "Client" au dessus de "paiement" :

Vous pouvez alors sélectionner un client existant ou en créer un nouveau via le bouton

Il existe 3 situations pour lesquelles il est utile voire indispensable d'identifier le client :

• établir une facture (on ne peut pas faire de facture anonyme)
• faire une vente livrée ou un devis depuis le point de vente
• appliquer une tarification particulière / liste de prix (ex. -10% de remise sur l'ensemble du magasin), bien qu'il soit possible de définir la liste de prix même sans sélectionner le client.

Si le client a une tarification particulière, le montant du ticket en cours sera automatiquement recalculé.

Saisie des paiements

• cliquer sur "Paiement", puis sur le moyen de paiement utilisé par le client (il peut y en avoir plusieurs)

  

• Odoo indique éventuellement la monnaie à rendre

• Si le client paie avec un autre moyen de paiement que les espèces, et qu'il paie plus que le montant du ticket, alors vous faites distributeur de billet ("cashback"). Un message vous en informe : 

Facture client

Si le client a besoin d'une facture, c'est aussi à cette étape qu'il faut la lui sortir :

Si le ou la client.e a besoin d'une facture, il faut cliquer sur "facture" (à droite) AVANT d'avoir validé le paiement. Pour rappel, on ne peut pas faire de facture anonyme, il faut donc au préalable sélectionner le ou la client.e : 

Enfin, après validation du paiement, il est ensuite possible d'imprimer le ticket de caisse et/ou de l'envoyer par e-mail :

Titres restaurant

Titres / tickets restaurant

Demande au pôle info de t'activer l'option sur Odoo après avoir vu avec le pôle compta comment ça fonctionnait !

L'éligibilité au titre restaurant est matérialisée par le pictogramme

Lui-même vient de la coche "titre restaurant" de la fiche article, qui est héritée de la catégorie d'article :Bien que le paramétrage de cette coche ne passe pas par vous (vous ne créez pas les catégories d'article), vous avez la main pour forcer cette coche.

Lors du paiement, un tableau récapitulatif permet de consulter rapidement le montant éligible aux titres restaurant, le montant maximum autorisé par la loi, et le montant saisi (ou bipé, si vous scannez le code barre du ticket restaurant). Si le montant éligible ou le montant maximum, ou les deux sont dépassés, une alerte se déclenche :

         

Ces alertes n'empêchent pas le paiement : on peut tout de même valider.

Validation des paiements

Cliquer sur Valider,

puis imprimer le ticket si le client le demande et passer à la commande suivante !

Suivi de la marge dans le point de vente

La marge réalisée sur chaque article et la marge globale calculée sur le ticket (en tenant compte de la liste de prix appliquée) s'affichent directement dans le point de vente.

Cela permet surtout de repérer en temps réel les éventuelles erreurs de paramétrage (voir ci-dessous le chou vert) dans les fiches articles pour faire les correctifs et éviter de fausser la marge dans Odoo durablement.

Si cet affichage vous dérange vis-à-vis des clients qui visualisent votre écran de caisse par exemple, sachez qu'il est possible de le désactiver.

Éditer un "Z"

Le bouton permet de sortir sur l'imprimante ticket de caisse un récapitulatif des ventes de la session, article par article (ne figurent que les articles passés en caisse), en ordre alpha, avec la quantité vendue pour chacun.

Éviter d'imprimer le "Z" en fin de journée quand on est une grosse épiceries avec plein d'articles : on peut rapidement être au bout du rouleau (de l'imprimante !).

Fonctionnement sans internet

Le point de vente continue à fonctionner si vous avez des coupures d'internet pendant la journée. Dans ce cas, les ventes vont être gardé sur votre navigateur, et seront envoyées quand vous aurez de nouveau une connexion. Un indicateur en haut à droite mentionne le nombre de tickets non transmis au serveur.

Avant de fermer votre caisse en fin de journée, assurez vous que tous les tickets ont été transmis au serveur.
Dans le cas contraire, merci de ne pas fermer votre caisse, et de contacter le service informatique.

Pour accélérer la synchronisation, vous pouvez cliquer sur l'icône .

Quand vous récupérez une connexion :

• cliquer sur le nombre de ticket non transmis
• Attendre que les ventes se transmettent (cela peut prendre plusieurs minutes, s'il y a beaucoup de tickets non transmis).
• une fois que l’icône est de nouveau verte, vous pouvez fermer votre caisse

Si vous aviez des tickets non validés (pas de paiement) et qu'une coupure survenait, sachez qu'au redémarrage, vous pourriez retrouver vos tickets en l'état.

Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s

La gestion de tables

Visionner le MOOC sur le Point de Vente.

La création et la gestion de tables dans le point de vente requiert une intervention préalable du pôle informatique. Il faudra indiquer dans votre demande si vous souhaitez gérer plusieurs étages ou un seul.

L'écran d'accueil du Point de vente est désormais votre plan de tables.

Lors de la 1ère connexion, il vous faudra le dessiner :

	Ajouter une table
	Indiquer le nombre de sièges
	1 clic pour passer d'un modèle de table angulaire à une forme arrondie (le sens inverse sera ensuite possible)
	Choisir la couleur de la table
	Dupliquer la table sélectionnée
	Nommer la table
	Supprimer la table

On peut également en maintenant la souris appuyée jouer sur la taille et la forme (carrée ou rectangulaire, ronde ou ovale) de la table.

Ensuite, il suffit de cliquer sur une table pour retrouver l'écran du point de vente habituel, sachant que les tickets que vous ferez seront associés à la table en question :

Ci-dessous, nous voyons que nous sommes sur le ticket 1 de la table "T1" de l'étage "RDC" :

Fonctionnalités qui vont avec la gestion de tables :

puis	La possibilité de définir le nombre d'invités sur un ticket (à des fins statistiques principalement*) La table se colore selon le nombre de tickets ou d'invités identifiés : pour 1 ticket de 1 invité :  pour 1 ticket de 3 invités : pour 4 tickets de 1 invité : *on retrouve les stats en question dans > Rapports SQL > PdV - Activité par date :
	Pour déplacer des personnes d'une table à l'autre (concerne le ticket en cours : si vous avez plusieurs tickets sur une même table, il faut répéter l'action "transfert" pour chaque ticket).

Autres fonctionnalités qui peuvent fonctionner indépendamment :

+	Un moyen de personnaliser la commande (note), à combiner avec la fonctionnalité d'envoi en cuisine (sur une 2è imprimante ticket) via le bouton "commande"
puis	Au moment du paiement, pour partager l'addition, cliquer sur les items autant de fois que la personne a besoin (ex. cliquer 2 fois si elle a pris 2 bières) puis faire "Paiement" : une fois le paiement de cet.te invité.e réalisé, on retombe sur le ticket, on refait "plus" > "partager" pour voir ce qu'il reste à encaisser (autant de fois qu'il y a de personnes qui règlent). NB : pour partager la note équitablement entre tous les invités (ex. 150 € divisés par 5 invités à parts égales, il suffirait d'aller sur paiement plutôt que plus > partage, et d'indiquer avec le pavé numérique tactile 30€ en espèces pour l'un.e, 30€ en CB pour l'autre etc. => il n'y a pas de calculatrice intégrée à Odoo pour donner le résultat de ticket total divisé par x invité.e.s).
puis	Permet d'imprimer l'addition avant même l'encaissement.

Impression de commandes pour l'arrière cuisine, la tireuse etc.

On peut paramétrer une ou plusieurs imprimantes ticket de caisse classique (TMT20-III) pour imprimer des tickets destinées aux préparateur·rices de commandes (c'est à dire en cuisine, au bar etc.)

Installation technique : Pour cela, pour chaque imprimante, il faut avoir un ordi sur Linux Ubuntu, connecté au réseau local,  sur lequel on installe pywebdriver. Ordi qui communique en USB avec l'imprimante ticket de caisse classique (TMT20-III).

Sachant que l'on peut bien sûr utiliser son imprimante ticket de caisse pour les tickets clients ET pour imprimer les commandes

Le reste est expliquer en vidéo ici