Point de vente
- 1 - Paramétrage du Point de Vente
- 2 - Ouverture et fermeture de caisse
- 3 - Fonctionnement du point de vente tactile
- Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s
- Option programme de fidélité
1 - Paramétrage du Point de Vente
| Paramétrages sur lesquels vous êtes autonomes | Paramétrages à convenir avec votre référent.e support Odoo |
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Catégories du point de vente
L'objectif est de créer des catégories "mères" (ce sont celles que l'on verra en 1er lieu en se connectant au point de vente) et les sous-catégories ("catégories filles").
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Nos préconisations :
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Aller dans Point de Vente >> Configuration >> Produits >> Catégorie de produits PdV et cliquer sur le bouton "Créer".
Saisir le nom, la catégorie mère et une image (facultatif), puis cliquer sur "Enregistrer"
La séquence correspond à l'ordre d'affichage. On peut changer l'ordre en écrivant ici, ou en faisant du "glisser-déposer" des lignes de cet écran.
Une catégorie dans laquelle il n'y aurait aucun article de rangé ne s'affiche pas dans le point de vente. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez les secteurs de vente (ex. Si vous avez un point de vente avec un secteur "épicerie" et un secteur "bar" par exemple), pour n'afficher que les articles de l'un ou l'autre des secteurs selon comment vous vous connectez.
- Pour attribuer en masse une catégorie de point de vente à des articles :
- aller dans le menu Produits, faire apparaître la colonne "catégorie de produit du PdV"
- cocher tous les produits à "ranger" dans cette catégorie puis écrire sur l'un d'entre eux, dans la colonne "catégorie de produit du PdV", la catégorie souhaitée : elle s'applique à tous les produits cochés.
-
pour vous aider à sélectionner les produits, vous pouvez au préalable réaliser un filtre (par producteur, par catégorie interne, par nom...) AVANT de réaliser l'action.
- aller dans le menu Produits, faire apparaître la colonne "catégorie de produit du PdV"
Paramétrage des articles
Les paramètres ci-dessous sont disponibles sur la fiche article, pour paramétrer vos produits en lien avec le point de vente :
- Disponible dans le PdV : cette case doit être cochée pour que le produit s'affiche en caisse. Cette case est utile lorsque vous avez des produits qui s'alternent, comme par exemple deux type de carottes, pour éviter que le caissier se trompe en caisse.
- Secteur : opère comme filtre lorsqu'il y a plusieurs points de vente sur une société et que chacun des points de vente ne doit pas afficher la même liste de produits.
- cas 1 : une double activité (épicerie-restaurant), avec 2 points de vente distinct : l'un doit afficher les produits de l'épicerie seuls, l'autre uniquement les produits vendus dans le restaurant
- cas 2 : un point de vente exceptionnel ouvert avec juste un petit échantillon de ses produits habituels (ex. pour ses 1 ans, l'épicerie "le marché de Chloé" fait un petit stand devant la boutique avec des huîtres et du vin blanc, sur une caisse 2. Autre situation : le restaurateur "Hobo" fait parfois des soirées spéciales (ex. soirée crêpes) avec tout autre type de produits qu'à l'habitude du restaurant).
-
on peut très bien cumuler 2 secteurs sur un point de vente. Lorsque l'on ne saisit aucun secteur sur la configuration du point de vente, alors tous les produits sont visibles.
- Titre restaurant : cette case s'active automatiquement lorsque votre article est rangé dans une catégorie interne éligible aux titres restaurant, et à l'inverse elle reste décochée pour les articles qui ne rentrent pas dans le périmètre.
Bien que l'activation soit automatique, vous avez la main pour forcer ou retirer la coche. (ex. épicerie-resto qui n'accepte les titres restaurants que sur la partie restau).
- Catégorie : la catégorie du point de vente dans laquelle votre produit apparaîtra.
- A peser avec une balance : si la case est cochée, le système de saisie du poid et de la tare sera activé.
- Ligne regroupable : cette case est activée par défaut et permet que 2 lignes de ticket sur le même articles se fusionnent et somment les quantités vendues. Le décocher revient à conserver les 2 lignes. Cela sert pour les articles de consigne par exemple, pour lesquels on souhaite bien visualiser les lignes avec des retours de consigne et les lignes avec les encaissements de consignes.
2 - Ouverture et fermeture de caisse
1. Ouverture de la caisse
- Dans le menu "Point de vente" vous arrivez par défaut sur la vue "Tableau de bord" : c'est particulièrement pratique quand il y a plusieurs caisses, car le statut nous permet de connaître l'action à réaliser, entre clôturer une session ou en ouvrir une nouvelle.
- Cliquer sur le bouton
puis directement sur
et saisir le fonds de caisse :
.
On peut se servir de la petite calculatrice pour calculer tranche de billet / pièce par tranche 
.
Cliquer sur le bouton "ouvrir avec xx€".
2. Fermeture de la caisse
2.A) Déclarer les mouvements d'argent hors vente et notamment le retrait d'espèces à déposer en banque (facultatif)
Cette opération se fait depuis le "backend" ou "back office" (par opposition avec le "frontend" ou "front office", à savoir le point de vente, qui correspond à l'outil utilisé lorsque l'on est en direct face au client.e).
Pour accéder au backend si vous êtes sur le point de vente :
- cliquer sur
puis 
- ou ouvrez un 2ème onglet Odoo
Il faut ensuite rechercher la session en cours dans Point de vente > Commandes > Sessions :
puis utiliser les boutons en haut à droite pour ajouter ou retirer de l'argent (physiquement ou virtuellement dans le cas de l'erreur de caisse), en précisant le motif (dépôt d'espèces en banque, ajout d'espèces dans le fonds de caisse, ...).
Sortir physiquement l'argent de la caisse pour ne pas le compter une 2è fois !
Cliquer sur 
pour reprendre les ventes ou clôturer la caisse : elle tiendra bien compte de la somme retirée ou ajoutée.
2.B) Fermer le point de vente tactile
Vérifier au préalable :
- qu'il n'y a pas de ticket non validé : on peut fermer le point de vente avec des tickets non validés (et les retrouver en se reconnectant le cas échéant).
- que toutes les opérations ont été enregistrées (besoin d'une connexion pour cela) : le nombre de tickets non enregistrés s'affiche juste à gauche de "Fermer"
Puis
cliquer en haut à droite sur 
.
: symbole correspondant à l'imprimante ticket de caisse / 
: connexion internet
La pop-up de fermeture ci-dessous s'affiche :
Il faut compléter pour chaque moyen de paiement la colonne "compté". La petite 
peut servir de support, on peut indiquer pour chaque type de pièce ou billet la quantité présente dans le tiroir caisse.
On y retrouve les mouvements de caisse entrants ou sortant (dépôt en banque, paiements, ...).
Il est possible de saisir une note de fermeture pour expliquer un écart de caisse par exemple.
Une fois que c'est fait on peut cliquer sur "fermer la session".
Pour revenir à la vente, cliquer sur "Ignorer", et pour quitter le point de vente sans fermer la caisse, cliquer sur "Backend".
Erreur de moyen de paiement
On identifie souvent cette erreur lorsque l'on a -x€ sur un moyen de paiement et +x€ sur un autre.
Le but est de retrouver le ticket (la commande) où se cache l'erreur en ouvrant un 2ème onglet Odoo sur Point de vente (1) > Commandes (2) :
Une fois que l'on a identifié le ticket erroné (par le montant et/ou l'horaire) (3), on peut cliquer sur "Modifier les paiements" (4) et rectifier.
A l'issue, il y aura 3 lignes de commandes : la ligne initiale en positif, une 2nde ligne avec un paiement négatif sur le même journal de paiement, et une 3ème ligne en positif avec le nouveau journal de paiement.
2.F) Fermer cette session
Quand toutes les différences sont égales à 0, on peut fermer la caisse !
3 - Fonctionnement du point de vente tactile
Le point de vente se présente comme suit :
Nous vous encourageons vraiment à utiliser l'écran tactile : à force d'habitude, il fait gagner beaucoup de temps !
Sélection des produits
il existe 3 façons de sélectionner un produit :
| Scan du code barre |
Si votre produit n'est pas reconnu dans la base d'Odoo, un message d'erreur s'affichera. NB : les tickets restaurant peuvent également être scannés. |
| Recherche par catégories et sous-catégories |
En cliquant sur les catégories de produits, vous n'afficherez que les produits de cette catégorie :
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| Recherche par nom de produit |
Taper dans la barre de recherche un mot-clé permettant de filtrer sur les articles contenant ce terme :
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permet de réinitialiser la recherche pour passer au mot-clé suivant.Produit à peser
Si votre produit est marqué comme "à peser" sur sa fiche, un écran supplémentaire s'affiche, qui permet de saisir le poids brut, et éventuellement une tare. Odoo calcule alors le poids net et indique le prix total.
Création d'un ticket
Sélectionner les produits un par un. Vous pouvez intervenir sur :
- la quantité : en cliquant plusieurs fois sur l'article, ou en cliquant sur
puis en indiquant le nombre sur le pavé numérique.
Dans le cadre d'un retour, cliquer sur
pour mettre une quantité négative.
- le prix unitaire : en cliquant sur
et en modifiant le prix. - la tare : même procédé
ou appliquer une remise (ex. -20% sur fruit abîmé : cliquer sur "Rem." puis taper "20" sur le clavier tactile).
Lorsque la remise concerne tout le ticket (client avec une tarification particulière), il faut choisir une liste de prix, dans la liste convenue avec le pôle informatique (c'est lui qui les créé pour vous) :
Pour supprimer une ligne du ticket, il faut la sélectionner, et cliquer 2 fois sur
.
Situations rencontrées en caisse :
Mettre un ticket en attente ou annuler une vente
Mettre en attente
Si un client tarde à vous payer (doit aller retirer de l'argent, etc...), et que vous souhaitez commencer à saisir un nouveau ticket, vous pouvez laisser le ticket en attente, en cliquant sur 
puis 
Annuler une vente :
Dans ce même écran, sélectionner la commande à annuler et cliquer sur la petite poubelle en bout de ligne
Gérer un retour ou échange
Retour : si le client rapporte un ou plusieurs articles, il faut faire un ticket négatif à l'aide du bouton "Plus" puis cliquer "Remboursement"
Erreur : si vous vous êtes trompé·e sur une sélection de produit, et qu'un client fait une réclamation, vous pouvez réaliser un ticket correctif pour corriger la vente précédente.
Si par exemple, vous aviez sélectionné la gourde d'1L au lieu de son équivalent en 500mL :
- créer un nouveau ticket
- Sélectionner le bon produit à vendre
- Sélectionner ensuite le produit indument vendu, et affectez-y une quantité négative
- Valider la vente, et rendez éventuellement le différent en espèce.
Cette opération aura pour avantage de :
- corriger l'état des stocks dans Odoo
- corriger la ventilation des ventes, dans le cas où les produits étaient des produits de dépôts vendeurs.
Les ventes livrées
Une vente livrée, c'est lorsque quelqu'un passe en caisse, mais qu'iel diffère le règlement de son ticket : les produits sortent du stock mais n'ont pas encore généré de chiffre d'affaire. La vente du point de vente sort complètement de l'activité de point de vente du jour.
Il faut :
Créer le ticket, choisir le client (voir explication plus bas) puis cliquer sur "Plus..." > "Créer une vente" :
Sélectionner "Créer une vente livrée" et confirmer dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite après avoir choisi la date et l'heure de la vente devis :
Un bon de commande client est créé dans le menu "Ventes" d'Odoo.
- Devis brouillon : rien ne sort du stock, le devis est envoyé au client.e pour accord
- Vente confirmée : rien ne sort du stock mais la vente a bien lieu
- Vente livrée : c'est une vente confirmée pour laquelle le mouvement de stock (livraison) est bien validé
- Vente facturée : idem avec création de la facture
Lorsque le ou la client.e vient régler, il faut :
- retrouver le ou les ticket(s) dans le menu "Ventes" d'Odoo (ou "Facturation" si vous avez choisi "vente facturée")
- éventuellement confirmer la vente et/ou le mouvement de stock et/ou la facture
Une fois la vente sortie du point de vente, elle suit le circuit habituel du flux de vente hors point de vente.
Lorsque le client vient payer son dû (à une date ultérieure en principe) alors que vous êtes en caisse, il ne faut pas le considérer comme une recette lié à cette session du point de vente, il faut le compter à part, sous peine d'avoir une erreur de caisse. Si la personne paie en virement : pas de problème. Si elle paie en chèque, ne pas ranger le chèque en question avec ceux de la caisse du jour. Si elle paie en espèces, utiliser le bouton pour ajouter la monnaie dans le fonds de caisse. Enfin, si elle paie en CB, déduire le montant de la télécollecte du soir.
On ne doit pas faire de vente livrée avec des quantités négatives (ex. retour de consigne)
Produits consignés
Voir la documentation > ICI <
Opérations sur des tickets déjà validés
Derrière le bouton 
se cachent également les actions suivantes :
Remboursement
On cherche alors la commande à rembourser parmi les dernières saisies, le ticket s'affiche à droite, puis il s'agit de cliquer sur chaque article à retourner et indiquer la quantité à rembourser. Enfin, cliquer sur "remboursement" : un ticket en négatif est généré, il ne reste plus qu'à faire paiement et rendre la monnaie en espèces.
Les 10 derniers sont affichés par défaut, mais l'on peut faire une recherche pour retrouver d'autres tickets plus anciens, y compris ceux de sessions clôturées.
Réédition de ticket de caisse
Aller dans Commandes (1), retrouver la commande en question (2) puis cliquer sur "imprimer le ticket" (3) :
Une fois la vente terminée, on ne peut plus générer de facture. Si un client en demande une après coup, il faudra retrouver le ticket et le rééditer, il fera office de facture.
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Retrouver la référence d'un ticket :
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>> Commandes >> Commandes
Dans le cas où des articles du ticket rappelé ne sont plus disponibles dans le point de vente, on obtient le message d'erreur suivant : 
. Il faut alors contacter le pôle info pour qu'il retrouve les articles concernés (les codes du message d'erreur sont les identifiants informatiques des fiches articles), les remette dans le point de vente le temps de rééditer le ticket, puis les décoche de nouveau ensuite.
Entrées - sorties de monnaie
Situations possibles :
- monnaie prise dans le fonds de caisse pour payer un emplacement de marché ou autre (cash sortant).
- règlement d'une vente livrée antérieure à la date du jour en espèces (cash entrant).
- ajout d'espèces en cours de journée (cash entrant) lorsqu'il n'y a plus de pièces de 20 centimes par exemple.
Affecter un·e client·e à une vente
Cliquer sur "Client" au dessus de "paiement" :
Vous pouvez alors sélectionner un client existant ou en créer un nouveau via le bouton
Les champs ne sont pas les mêmes selon que l'on ait affaire à un particulier :
ou un.e client.e pro (= "Société") :
Dans le cas d'un.e client.e pro, les champs Siren et Nic sont obligatoires. Dans le cas où on force la vente sans ces champs, elle reste "bloquée" dans le point de vente 
, et le message d'erreur "parasite" l'affichage
Pour s'en sortir dans cette situation, il faut retourner sur la fiche contact (bouton "détails") et compléter les champs manquants
Il existe 3 situations pour lesquelles il est utile voire indispensable d'identifier le client :
- établir une facture (on ne peut pas faire de facture anonyme)
- faire une vente livrée ou un devis depuis le point de vente
- appliquer une tarification particulière / liste de prix (ex. -10% de remise sur l'ensemble du magasin), bien qu'il soit possible de définir la liste de prix même sans sélectionner le client.
Si le client a une tarification particulière, le montant du ticket en cours sera automatiquement recalculé.
Saisie des paiements
- cliquer sur "Paiement", puis sur le ou les moyen(s) de paiement utilisé(s) par le client :
- Odoo indique la monnaie à rendre voire le cashback si vous payez autrement qu'en espèces un montant supérieur au montant dû (voir ci-dessus)
- Les éléments du ticket sont rappelés dans le bandeau latéral droit, et les moyens de paiement dans le bandeau gauche.
Facture client
Si le client a besoin d'une facture, c'est aussi à cette étape qu'il faut la lui sortir :
Si le ou la client.e a besoin d'une facture, il faut cliquer sur "facture" (à droite) AVANT d'avoir validé le paiement. Pour rappel, on ne peut pas faire de facture anonyme, il faut donc au préalable sélectionner le ou la client.e :
Enfin, après validation du paiement, il est ensuite possible d'imprimer le ticket de caisse et/ou de l'envoyer par e-mail :
Titres restaurant
Ton ou ta gestionnaire Odoo doit activer l'option
L'éligibilité au titre restaurant est matérialisée par le pictogramme 
Lui-même vient de la coche "titre restaurant" de la fiche article, qui est héritée de la catégorie d'article :
Bien que le paramétrage de cette coche ne passe pas par vous (vous ne créez pas les catégories d'article), vous avez la main pour éventuellement la forcer.
Lors du paiement, un tableau récapitulatif permet de consulter rapidement le montant éligible aux titres restaurant, le montant maximum autorisé par la loi, et le montant saisi (ou bipé, si vous scannez le code barre du ticket restaurant). Si le montant éligible ou le montant maximum, ou les deux sont dépassés, une alerte se déclenche :
Ces alertes n'empêchent pas le paiement : on peut tout de même valider.
Validation des paiements
Cliquer sur Valider,
puis imprimer le ticket ou l'envoyer par mail si le client le demande et passer à la commande suivante !
Suivi de la marge dans le point de vente
La marge réalisée sur chaque article et la marge globale calculée sur le ticket (en tenant compte de la liste de prix appliquée) s'affichent directement dans le point de vente.
Cela permet surtout de repérer en temps réel les éventuelles erreurs de paramétrage (voir ci-dessous le chou vert) dans les fiches articles pour faire les correctifs et éviter de fausser la marge dans Odoo durablement.
Si cet affichage vous dérange vis-à-vis des clients qui visualisent votre écran de caisse par exemple, sachez qu'il est possible de le désactiver.
Éditer un "Z"
Le bouton 
permet de sortir sur l'imprimante ticket de caisse un récapitulatif des ventes de la session, article par article (ne figurent que les articles passés en caisse), en ordre alpha, avec la quantité vendue pour chacun.
Éviter d'imprimer le "Z" en fin de journée quand on est une grosse épiceries avec plein d'articles : on peut rapidement être au bout du rouleau (de l'imprimante !).
Fonctionnement sans internet
Le point de vente continue à fonctionner si vous avez des coupures d'internet pendant la journée. Dans ce cas, les ventes vont être gardé sur votre navigateur, et seront envoyées quand vous aurez de nouveau une connexion. Un indicateur en haut à droite mentionne le nombre de tickets non transmis au serveur.
Avant de fermer votre caisse en fin de journée, assurez vous que tous les tickets ont été transmis au serveur.
Dans le cas contraire, merci de ne pas fermer votre caisse, et de contacter le service informatique.
Pour accélérer la synchronisation, vous pouvez cliquer sur l'icône 
.
Quand vous récupérez une connexion :
- cliquer sur le nombre de ticket non transmis
- Attendre que les ventes se transmettent (cela peut prendre plusieurs minutes, s'il y a beaucoup de tickets non transmis).
- une fois que l’icône est de nouveau verte, vous pouvez fermer votre caisse
Si vous aviez des tickets non validés (pas de paiement) et qu'une coupure survenait, sachez qu'au redémarrage, vous pourriez retrouver vos tickets en l'état.
Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s
La gestion de tables
Visionner le MOOC sur le Point de Vente.
La création et la gestion de tables dans le point de vente requiert une intervention préalable de votre administrateur.ce Odoo. Il faudra indiquer dans votre demande si vous souhaitez gérer plusieurs salles/étages ou un seul.
L'écran d'accueil du Point de vente est désormais votre plan de tables.
Lors de la 1ère connexion, il vous faudra le dessiner :
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Ajouter une table |
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Indiquer le nombre de sièges |
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1 clic pour passer d'un modèle de table angulaire à une forme arrondie (le sens inverse sera ensuite possible) |
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Choisir la couleur de la table |
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Dupliquer la table sélectionnée |
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Nommer la table |
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Supprimer la table |
Le crayon 
permet d'entrer ou sortir du mode édition.
Ensuite, il suffit de cliquer sur une table pour retrouver l'écran du point de vente habituel, sachant que les tickets que vous ferez seront associés à la table en question :
Ci-dessous, nous voyons que nous sommes sur le ticket 1 de la table "T1" de l'étage "RDC" :
Fonctionnalités qui vont avec la gestion de tables :
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Les convives :
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La possibilité de définir le nombre de convives sur un ticket (à des fins statistiques principalement*) La table se colore selon le nombre de tickets ou d'invités identifiés :
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Plus...puis
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Pour déplacer des personnes d'une table à l'autre (concerne le ticket en cours : si vous avez plusieurs tickets sur une même table, il faut répéter l'action "transfert" pour chaque ticket).
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Un moyen de personnaliser la commande (note), combinable avec la fonctionnalité d'envoi en cuisine (sur une 2è imprimante ticket) via le bouton "commande"
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> Rapports SQL > PdV - Activité par date :
Addition et partage d'addition
Édition de l'addition
puis 
permet d'imprimer sur l'imprimante de reçu l'addition (quantité par article et sous total).
Partage de l'addition
Il y a 2 types de partages :
- on partage le montant total en x parts égales
- chacun.e paie ce qu'iel a commandé
Le cas mixte (chacun.e paie son plat, MAIS la bouteille de vin est partagée entre toustes) n'est pas encore géré dans Odoo.
Cas de figure où l'on divise la note en x parts égales
La division se fait sur une calculatrice, pas dans Odoo : on annonce le montant aux client.e.s puis on va sur le bouton
et l'on rentre le moyen de paiement de la 1ère personne (ex. CB), on note le montant, on encaisse (ex. sur le TPE), puis on sélectionne le moyen de paiement de la 2nde personne (ex. titre resto), on note le montant, on encaisse, etc.
On visualise dans le bandeau de gauche les lignes de paiement déjà passées (ici CB, TR et CB), dans le bandeau du milieu le montant restant dû (ici 8,64€) et dans le bandeau de droite, le détail du ticket.
NB : il n'est pas possible de sortir un ticket de caisse ou une facture dans cette situation (attention aux personnes qui ont besoin de faire une note de frais).
Lorsque chacun.e paie ce qu'iel a commandé
Il faut alors sélectionner le bouton 
:
On sélectionne les éléments payés par le.la 1er.e client.e (ici cookie choco et double), puis on clique sur Paiement, ce qui nous amène sur l'écran de paiement habituel (qui peut permettre l'édition d'un ticket de caisse voire d'une facture)
Puis on passe au client.e suivant.e : 
On visualise sur l'écran de partage d'addition les lignes déjà payées.
Impression de commandes pour l'arrière cuisine, la tireuse etc.
On peut paramétrer une ou plusieurs imprimantes ticket de caisse classique (TMT20-III) pour imprimer des tickets destinées aux préparateur·rices de commandes (c'est à dire en cuisine, au bar etc.)
Installation technique : Pour cela, pour chaque imprimante, il faut avoir un ordi sur Linux Ubuntu, connecté au réseau local, sur lequel on installe pywebdriver. Ordi qui communique en USB avec l'imprimante ticket de caisse classique (TMT20-III).
Sachant que l'on peut bien sûr utiliser son imprimante ticket de caisse pour les tickets clients ET pour imprimer les commandes
Le reste est expliquer en vidéo ici
Option programme de fidélité
Exploration du module OCA pos_loyalty
2 possibilités :
- Programmes de remise & fidélité
- Cartes cadeaux et e-wallet
1/ Remise et fidélité
Le programme de fidélité peut prendre plusieurs formes :
Exemple d'une carte de fidélité avec 1 point par € dépensé, et une remise de 5% sur la commande au bout de 100€
Lors du passage en caisse, du moment que l'on a saisi le nom du.de la client.e, les points de fidélité se calculent.
Lorsque le nombre de points attendu est atteint, on peut proposer au.à la client.e de les convertir en récompense : 
| Lors du 1er passage en caisse : | Sur un passage ultérieur : | Lorsque les 100 points donnant accès à une "récompense" sont atteints : |
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Lorsque l'on choisit le. la client.e, on visualise son solde de points accumulés :
Ce n'est pas le cas dans la fiche contact.