Point de vente

1 - Paramétrage du Point de Vente

Paramétrages sur lesquels vous êtes autonomes Paramétrages à convenir avec votre référent.e support Odoo
  • Création des catégories de produits du point de vente
  • Paramétrage des produits (répartition dans les catégories de point de vente, éventuellement secteur, produit à peser, tare, ...)
  • Paramétrage des moyens de paiements. (Ticket Restaurant, Espèce, Chèque, Carte bancaire)
  • Modification de vos en-têtes / pieds de page de tickets (messages de bienvenue, horaires)
  • Activation des fonctionnalités en option du point de vente (gestion d'emplacements, plans de table, ...)

Catégories du point de vente

L'objectif est de créer des catégories "mères" (ce sont celles que l'on verra en 1er lieu en se connectant au point de vente) et les sous-catégories ("catégories filles").

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Nos préconisations :

  • pas plus de 20 catégories mères
  • éviter de créer des catégories hébergeant très peu de produits dedans
  • inutile de ranger les articles avec code barre dans des catégories : vous allez les biper de toutes façons
  • choisir des libellés courts et éviter de les rédiger en majuscules pour une meilleure lisibilité
  • penser à mettre des illustrations au moins pour les catégories mères.

Aller dans Point de Vente >> Configuration >> Produits >> Catégorie de produits PdV et cliquer sur le bouton "Créer".

Saisir le nom, la catégorie mère et une image (facultatif), puis cliquer sur "Enregistrer"

image.pngLa séquence correspond à l'ordre d'affichage. On peut changer l'ordre en écrivant ici, ou en faisant du "glisser-déposer" des lignes de cet écran.

Une catégorie dans laquelle il n'y aurait aucun article de rangé ne s'affiche pas dans le point de vente. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez les secteurs de vente (ex. Si vous avez un point de vente avec un secteur "épicerie" et un secteur "bar" par exemple), pour n'afficher que les articles de l'un ou l'autre des secteurs selon comment vous vous connectez.

Paramétrage des articles

Les paramètres ci-dessous sont disponibles sur la fiche article, pour paramétrer vos produits en lien avec le point de vente :

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Bien que l'activation se fasse automatiquement, vous avez la main pour forcer vous-mêmes cette case à oui ou à non.

2 - Ouverture et fermeture de caisse

1. Ouverture de la caisse

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image.png.

On peut se servir de la petite calculatrice pour calculer tranche de billet / pièce par tranche image.png.

Cliquer sur le bouton "ouvrir avec xx€".

2. Fermeture de la caisse

2.A) Retirer de l'argent à déposer en banque (facultatif)

Cliquer sur image.png puis saisir comme suit : 

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Sortir physiquement l'argent de la caisse pour ne pas le compter une 2è fois !

2.B) Fermer le point de vente tactile

Vérifier au préalable :

 Puis

cliquer en haut à droite sur image.png.

image.png : symbole correspondant à l'imprimante ticket de caisse / image.png : connexion internet

La pop-up de fermeture ci-dessous s'affiche : 

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Il faut compléter pour chaque moyen de paiement la colonne "compté". La petite image.pngpeut servir de support, on peut indiquer pour chaque type de pièce ou billet la quantité présente dans le tiroir caisse.

On y retrouve les mouvements de caisse entrants ou sortant (dépôt en banque, paiements, ...).

Il est possible de saisir une note de fermeture pour expliquer un écart de caisse par exemple.

Une fois que c'est fait on peut cliquer sur "fermer la session".

Pour revenir à la vente, cliquer sur "Ignorer", et pour quitter le point de vente sans fermer la caisse, cliquer sur "Backend".

Erreur de moyen de paiement

On identifie souvent cette erreur lorsque l'on a -x€ sur un moyen de paiement et +x€ sur un autre.

Le but est de retrouver le ticket (la commande) où se cache l'erreur en ouvrant un 2ème onglet Odoo sur Point de vente (1) > Commandes (2) :

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Une fois que l'on a identifié le ticket erroné (par le montant et/ou l'horaire) (3), on peut cliquer sur "Modifier les paiements" (4) et rectifier.

 A l'issue, il y aura 3 lignes de commandes : la ligne initiale en positif, une 2nde ligne avec un paiement négatif sur le même journal de paiement, et une 3ème ligne en positif avec le nouveau journal de paiement.

2.F) Fermer cette session

Quand toutes les différences sont égales à 0, on peut fermer la caisse !



3 - Fonctionnement du point de vente tactile

Le point de vente se présente comme suit :

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Nous vous encourageons vraiment à utiliser l'écran tactile : à force d'habitude, il fait gagner beaucoup de temps !

Sélection des produits

il existe 3 façons de sélectionner un produit :

Scan du code barre

Si votre produit n'est pas reconnu dans la base d'Odoo, un message d'erreur s'affichera.

NB : les tickets restaurant peuvent également être scannés.

Recherche par catégories et sous-catégories

En cliquant sur les catégories de produits, vous n'afficherez que les produits de cette catégorie :

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Recherche par nom de produit

Taper dans la barre de recherche un mot-clé permettant de filtrer sur les articles contenant ce terme :

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Le boutonimage-1647004142713.png permet de réinitialiser la recherche pour passer au mot-clé suivant.

Produit à peser

Si votre produit est marqué comme "à peser" sur sa fiche, un écran supplémentaire s'affiche, qui permet de saisir le poids brut, et éventuellement une tare. Odoo calcule alors le poids net et indique le prix total.

Création d'un ticket

Sélectionner les produits un par un. Vous pouvez intervenir sur :

Dans le cadre d'un retour, cliquer surimage.png pour mettre une quantité négative.

ou appliquer une remise (ex. -20% sur fruit abîmé : cliquer sur "Rem." puis taper "20" sur le clavier tactile).

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Lorsque la remise concerne tout le ticket (client avec une tarification particulière), il faut choisir une liste de prix, dans la liste convenue avec le pôle informatique (c'est lui qui les créé pour vous) :

Pour supprimer une ligne du ticket, il faut la sélectionner, et cliquer 2 fois sur.


Situations rencontrées en caisse :

Mettre un ticket en attente

Si un client tarde à vous payer (doit aller retirer de l'argent, etc...), et que vous souhaitez commencer à saisir un nouveau ticket, vous pouvez laisser le ticket en attente, en cliquant sur image.png puis image.png

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Annuler une vente

Dans ce même écran, sélectionner la commande à annuler et cliquer sur la petite poubelle en bout de ligne

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Faire un retour / échange

Retour : si le client rapporte un ou plusieurs articles, il faut faire un ticket négatif à l'aide du bouton "Plus" puis cliquer "Remboursement"

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Erreur : si vous vous êtes trompé·e sur une sélection de produit, et qu'un client fait une réclamation, vous pouvez réaliser un ticket correctif pour corriger la vente précédente.


Si par exemple, vous aviez sélectionné la gourde d'1L au lieu de son équivalent en 500mL :

  • créer un nouveau ticket
  • Sélectionner le bon produit à vendre
  • Sélectionner ensuite le produit indument vendu, et affectez-y une quantité négative
  • Valider la vente, et rendez éventuellement le différent en espèce.

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Cette opération aura pour avantage de :
- corriger l'état des stocks dans Odoo
- corriger la ventilation des ventes, dans le cas où les produits étaient des produits de dépôts vendeurs.

Réaliser un devis

Idem que pour une vente livrée, sauf que les articles ne sont pas sortis du stock, et dans "Ventes", c'est un devis brouillon (pas encore à l'état de bon de commande) que l'on trouve.

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Le cas des produits consignés

Voir la documentation > ICI <

    Les ventes livrées

    Les ventes livrées

    Une vente livrée, c'est lorsque quelqu'un passe en caisse, mais qu'iel diffère le règlement de son ticket. Les articles sortent du stock mais n'ont pas encore généré de chiffre d'affaire. La vente du point de vente sort complètement de l'activité de point de vente du jour.

    Il faut :

    1. Créer le ticket, choisir le client (voir explication plus bas) puis cliquer sur "Plus..." > "Créer une vente" :

      image.png

    2. Sélectionner "Créer une vente livrée" et confirmer dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite : image.png

    Un bon de commande client est créé dans le menu "Ventes" d'Odoo.

    Lorsque le ou la client.e vient régler, il faut :

    1. retrouver le ou les ticket(s) dans le menu "Ventes" d'Odoo
    2. cliquer sur image.png. Si vous voulez fusionner plusieurs ventes en une seule facture, il faut les cocher puis faire Action > Créer les factures :

      image.png

    3. dater et confirmer la facture
    4. cliquer sur image.png et sélectionner le moyen de paiement : 

      image.png

    En cas de multi-paiement (un peu en espèces le reste en CB par exemple), l'action est à réaliser 2 fois. On voit qu'un paiement n'est pas terminé si le bandeau "partiel" s'affiche : 

    image.png

    Lorsque le client vient payer son dû (à une date ultérieure en principe), il ne faut pas le considérer comme une recette lié à cette session du point de vente, il faut le compter à part, sous peine d'avoir une erreur de caisse. Si la personne paie en virement : pas de problème. Si elle paie en chèque, ne pas ranger le chèque en question avec ceux de la caisse du jour. Si elle paie en espèces, utiliser le bouton image.png pour ajouter la monnaie dans le fonds de caisse. Enfin, si elle paie en CB, déduire le montant de la télécollecte du soir.

    Les articles vendus sont sortis du stock, pour autant aucun paiement associé n'est enregistré sur le moment.

    On ne doit pas faire de vente livrée avec des quantités négatives (ex. retour de consigne)

    Opérations sur des tickets déjà validés

    Derrière le bouton image.png  se cachent également les actions suivantes :

    Remboursement

    On cherche alors la commande à rembourser parmi les dernières saisies, le ticket s'affiche à droite, puis il s'agit de cliquer sur chaque article à retourner et indiquer la quantité à rembourser. Enfin, cliquer sur "remboursement" : un ticket en négatif est généré, il ne reste plus qu'à faire paiement et rendre la monnaie en espèces.

    image.png

    Les 10 derniers sont affichés par défaut, mais l'on peut faire une recherche pour retrouver d'autres tickets plus anciens, y compris ceux de sessions clôturées.

    Réédition de ticket de caisse

    XXX

    Une fois la vente terminée, on ne peut plus générer de facture. Si un client en demande une après coup, il faudra retrouver le ticket et le rééditer, il fera office de facture.

    *Retrouver la référence d'un ticket  :

      • Aller dansimage-1647512712163.png>> Commandes >> Commandes
      • Supprimer le filtreimage-1647512788234.png
      • Filtrer sur la date de vente = via 2 filtres qui vont "encadrer" le créneau de vente. Par exemple, pour une vente qui aurait eu lieu le 17/03/2022 après-midi, on pourrait écrire :

        image-1647512987138.png ET image-1647513056205.png

      • La référence de commande est dans la 1ère colonne :image-1647513144142.png

    Dans le cas où des articles du ticket rappelé ne sont plus disponibles dans le point de vente, on obtient le message d'erreur suivant : image-1655371334181.png. Il faut alors contacter le pôle info pour qu'il retrouve les articles concernés (les codes du message d'erreur sont les identifiants informatiques des fiches articles), les remette dans le point de vente le temps de rééditer le ticket, puis les décoche de nouveau ensuite.


    Entrées - sorties de monnaie

    image.png

    Situations possibles : 

    Affecter un·e client·e à une vente

    Cliquer sur "Client" au dessus de "paiement" :

    image.png

    Vous pouvez alors sélectionner un client existant ou en créer un nouveau via le boutonimage.png

    image.png

    Il existe 3 situations pour lesquelles il est utile voire indispensable d'identifier le client :

    Si le client a une tarification particulière, le montant du ticket en cours sera automatiquement recalculé.


    Saisie des paiements

    image.png

    Facture client

    Si le client a besoin d'une facture, c'est aussi à cette étape qu'il faut la lui sortir :

    Si le ou la client.e a besoin d'une facture, il faut cliquer sur "facture" (à droite) AVANT d'avoir validé le paiement. Pour rappel, on ne peut pas faire de facture anonyme, il faut donc au préalable sélectionner le ou la client.e : 

    image.png

    Enfin, après validation du paiement, il est ensuite possible d'imprimer le ticket de caisse et/ou de l'envoyer par e-mail :

    image.png

    Titres restaurant

    Titres / tickets restaurant

    Demande au pôle info de t'activer l'option sur Odoo après avoir vu avec le pôle compta comment ça fonctionnait !

    L'éligibilité au titre restaurant est matérialisée par le pictogramme

    Lui-même vient de la coche "titre restaurant" de la fiche article, qui est héritée de la catégorie d'article :Bien que le paramétrage de cette coche ne passe pas par vous (vous ne créez pas les catégories d'article), vous avez la main pour forcer cette coche.

    Lors du paiement, un tableau récapitulatif permet de consulter rapidement le montant éligible aux titres restaurant, le montant maximum autorisé par la loi, et le montant saisi (ou bipé, si vous scannez le code barre du ticket restaurant). Si le montant éligible ou le montant maximum, ou les deux sont dépassés, une alerte se déclenche :

             

    Ces alertes n'empêchent pas le paiement : on peut tout de même valider.

    Validation des paiements

    Cliquer sur Valider,

    puis imprimer le ticket si le client le demande et passer à la commande suivante !


    Suivi de la marge dans le point de vente

    La marge réalisée sur chaque article et la marge globale calculée sur le ticket (en tenant compte de la liste de prix appliquée) s'affichent directement dans le point de vente.

    Cela permet surtout de repérer en temps réel les éventuelles erreurs de paramétrage (voir ci-dessous le chou vert) dans les fiches articles pour faire les correctifs et éviter de fausser la marge dans Odoo durablement.

    image-1627989746800.png

    Si cet affichage vous dérange vis-à-vis des clients qui visualisent votre écran de caisse par exemple, sachez qu'il est possible de le désactiver.


    Éditer un "Z"

    Le bouton permet de sortir sur l'imprimante ticket de caisse un récapitulatif des ventes de la session, article par article (ne figurent que les articles passés en caisse), en ordre alpha, avec la quantité vendue pour chacun.

    Éviter d'imprimer le "Z" en fin de journée quand on est une grosse épiceries avec plein d'articles : on peut rapidement être au bout du rouleau (de l'imprimante !).


    Fonctionnement sans internet

    Le point de vente continue à fonctionner si vous avez des coupures d'internet pendant la journée. Dans ce cas, les ventes vont être gardé sur votre navigateur, et seront envoyées quand vous aurez de nouveau une connexion. Un indicateur en haut à droite mentionne le nombre de tickets non transmis au serveur.

    Avant de fermer votre caisse en fin de journée, assurez vous que tous les tickets ont été transmis au serveur.
    Dans le cas contraire, merci de ne pas fermer votre caisse, et de contacter le service informatique.

    Pour accélérer la synchronisation, vous pouvez cliquer sur l'icône .

    Quand vous récupérez une connexion :

    Si vous aviez des tickets non validés (pas de paiement) et qu'une coupure survenait, sachez qu'au redémarrage, vous pourriez retrouver vos tickets en l'état.

    Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s

    La gestion de tables

    Visionner le MOOC sur le Point de Vente.

    La création et la gestion de tables dans le point de vente requiert une intervention préalable du pôle informatique. Il faudra indiquer dans votre demande si vous souhaitez gérer plusieurs étages ou un seul.

    L'écran d'accueil du Point de vente est désormais votre plan de tables.

    Lors de la 1ère connexion, il vous faudra le dessiner :

    Ajouter une table

    Indiquer le nombre de sièges

    1 clic pour passer d'un modèle de table angulaire à une forme arrondie (le sens inverse sera ensuite possible)

    Choisir la couleur de la table

    Dupliquer la table sélectionnée

    Nommer la table

    Supprimer la table

    On peut également en maintenant la souris appuyée jouer sur la taille et la forme (carrée ou rectangulaire, ronde ou ovale) de la table.

    Ensuite, il suffit de cliquer sur une table pour retrouver l'écran du point de vente habituel, sachant que les tickets que vous ferez seront associés à la table en question :

    Ci-dessous, nous voyons que nous sommes sur le ticket 1 de la table "T1" de l'étage "RDC" :

    Fonctionnalités qui vont avec la gestion de tables :

    image.png

     puis 

    image.png

    La possibilité de définir le nombre d'invités sur un ticket (à des fins statistiques principalement*)

    La table se colore selon le nombre de tickets ou d'invités identifiés :

    pour 1 ticket de 1 invité :  pour 1 ticket de 3 invités : pour 4 tickets de 1 invité :

    *on retrouve les stats en question dans image.png > Rapports SQL > PdV - Activité par date :

    image.png


    Pour déplacer des personnes d'une table à l'autre (concerne le ticket en cours : si vous avez plusieurs tickets sur une même table, il faut répéter l'action "transfert" pour chaque ticket).

    Autres fonctionnalités qui peuvent fonctionner indépendamment :


    +

    image.png

    Un moyen de personnaliser la commande (note), à combiner avec la fonctionnalité d'envoi en cuisine (sur une 2è imprimante ticket) via le bouton "commande"

    image.png

     puis 

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    Au moment du paiement, pour partager l'addition, cliquer sur les items autant de fois que la personne a besoin (ex. cliquer 2 fois si elle a pris 2 bières) puis faire "Paiement" :

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    une fois le paiement de cet.te invité.e réalisé, on retombe sur le ticket, on refait "plus" > "partager" pour voir ce qu'il reste à encaisser (autant de fois qu'il y a de personnes qui règlent).

    NB : pour partager la note équitablement entre tous les invités (ex. 150 € divisés par 5 invités à parts égales, il suffirait d'aller sur paiement plutôt que plus > partage, et d'indiquer avec le pavé numérique tactile 30€ en espèces pour l'un.e, 30€ en CB pour l'autre etc. => il n'y a pas de calculatrice intégrée à Odoo pour donner le résultat de ticket total divisé par x invité.e.s).

    image.png

     puis 

    image.png

    Permet d'imprimer l'addition avant même l'encaissement.

    Impression de commandes pour l'arrière cuisine, la tireuse etc.

    On peut paramétrer une ou plusieurs imprimantes ticket de caisse classique (TMT20-III) pour imprimer des tickets destinées aux préparateur·rices de commandes (c'est à dire en cuisine, au bar etc.)

    Installation technique : Pour cela, pour chaque imprimante, il faut avoir un ordi sur Linux Ubuntu, connecté au réseau local,  sur lequel on installe pywebdriver. Ordi qui communique en USB avec l'imprimante ticket de caisse classique (TMT20-III).

    Sachant que l'on peut bien sûr utiliser son imprimante ticket de caisse pour les tickets clients ET pour imprimer les commandes

    Le reste est expliquer en vidéo ici