Présentation générale

La gestion des commandes groupés se fait via le menu "Commandes Groupées".

Les différent·e·s utilisateur·rice·s

Il existe 3 profils d'utilisateur·rice·s de ce menu :

• les activités dites "pivot" : en plus de passer leurs propres commandes, elles ont la responsabilité de faire le lien avec un voire plusieurs fournisseurs, saisir les catalogues de produits, et envoyer les bons de commande finaux.
• les autres activités acheteuses : certaines n'utiliseront Odoo que pour passer commande.
• les fournisseurs internes à Grap : ils peuvent depuis leur compte Odoo mettre à disposition des commandes groupées leurs différents articles sans qu'une saisie ne soit nécessaire par l'activité pivot.

Dans Odoo, on mentionnera aussi les activités de dépôt : celles chez lesquelles sont entreposés provisoirement les commandes (ex. la Super Halle à Lyon). Une activité peut être à la fois activité de dépôt et un des 3 autres profils.activités de dépôt

Les fournisseur·e·s et s'y abonner

Dans Achats groupés >> Fournisseurs, on trouvera une liste de la totalité des activités de Grap, ainsi que les fournisseur·e·s qui ont été renseignés dans l'outil.

On peut voir pour chacun·e :

• le nom et la localisation,
• s'il est client·e et/ou fournisseur·e (coches de bout de ligne),
• pour les fournisseur·e·s (internes ou externes à Grap) :
  • si l'on s'est abonné·e ou non pour participer aux achats groupés (colonne "Abonné·e"),
  • de quel type d'activité il s'agit (colonne "étiquette"),
• la société de dépôt et la société pivot (pas forcément la même).

S'abonner ?
S'abonner à un·e fournisseur·e permet d'être ajouté automatiquement aux commandes groupées qui seront lancées ! Comme ça, on ne loupe plus de commande groupée :)

Notifications

On peut personnaliser l'envoi de notifications dans le menu "Préférences" (en haut à droite dans Odoo) :

Ainsi, on peut être abonné automatiquement aux nouveaux fournisseurs, recevoir une notification lorsqu'une nouvelle commande démarre ou se termine :

Les commandes

La gestion des commandes (préparation, suivi, historique) se fera dans le sous-menu "Commandes" :

• Mes commandes à saisir = celles des fournisseurs sur lesquels je suis abonné·e,
• Mes commandes saisies = mes anciennes commandes confirmées (bien penser à les reporter dans le menu "Achats")
• Mes commandes ignorées = celles sur lesquelles je n'ai pas participé
• Toutes les commandes groupées = permet de voir toutes les commandes groupées, même celles auxquels on est pas encore abonné.
• Toutes les commandes

Une fois le délai de commande terminé, Odoo fait en sorte qu'aucune commande ne reste à l'état "brouillon" :
    1. pour les commandes qui n'ont jamais été saisies (montant nul) => passage à l'état "ignoré"
    2. pour les commandes saisies, mais pas confirmée => passage à l'état "confirmé"
    3. pour les commandes saisies, mais l'un des franco n'a pas été atteint (poids ou montant) => reste à l'état "brouillon" + un mail est envoyé à la société pivot avec le récap des commandes, expliquant pourquoi certaines commandes sont encore bloquées en brouillon. La société pivot peut intervenir pour compléter manuellement la commande, ou la passer en "ignoré".