Import de factures fournisseur PDF dans Odoo

Le principe

Objectif : gagner beaucoup de temps !

La technologie utilisée consiste à s'appuyer sur une facture-type du fournisseur et dire à Odoo où trouver tel ou tel champ dans le PDF. Si le fournisseur change son modèle, ou si les lignes et colonnes bougent exceptionnellement plus rien ne marche !


Comment ça marche ?

1. Sélection du PDF

Une fois que vous avez créé votre facture brouillon (et sauvegarder en brouillon une première fois) à partir du bon de commande (POxxx), cliquer sur Action > Importer une facture fournisseur PDF

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Dans l'écran suivant, cliquer sur "charger votre fichier" puis "confirmer" :

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Si c'est la 1ère fois que vous utilisez l'import de facture pour ce fournisseur, Odoo indique le n° de TVA du fournisseur (identifiant unique) dans la fiche contact, c'est sa manière de le reconnaitre.

2. Les étapes de rapprochement

"Liaison d'articles" :

1 : Odoo récupère le n° de facture, la date de facture et la date d'échéance

2 : Il compare les sous totaux HT et TTC en bas de page

3 : Il repère les articles du PDF pour lesquels il ne sait pas encore quel est l'équivalent à sélectionner dans votre base article Odoo => à cette endroit, il faut donc "relier" l'article du PDF à votre article Odoo

4 : Il repère les lignes de la facture Odoo qui ne sont pas présentes sur le PDF (elles seront supprimées dans Odoo à l'issue du travail de rapprochement).

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"Lignes de factures différentes"/"Lignes de factures à mettre à jour" :

1 : Odoo indique les changements qui seront appliqués à l'issue du rapprochement : changement de prix, de remise, de quantité, création de ligne ou lignes ignorées (quantité remise à 0 car lignes non présentes dans le PDF). Votre travail consiste à balayer tous les changements pour vérifier que rien ne vous semble anormal.

2 : Un changement de prix conséquent provient souvent d'une erreur sur l'unité de mesure, on peut alors corriger l'unité de mesure de facturation fournisseur dans la colonne "UdM à appliquer" : 

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NB : pour certains fournisseurs type "Relais vert", le calcul de la remise ne colle pas avec ce qui est pratiqué dans Odoo et on obtiendrait des écarts de prix si l'on distinguait prix unitaire et remise. Le choix a été fait de mettre la remise à 0% artificiellement, et de considérer comme prix unitaire directement le prix remisé pour tomber juste in fine en bas de facture.

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A l'issue de la vérification des changements à apporter, vous pouvez cliquer sur "Appliquer les changements":