Tableaux de bord

Tableaux de bord

Deux outils d'analyse de votre activité sont disponibles dans Odoo via le menu :

Visionner le MOOC sur les tableaux de bord.

Vues d'ensemble

Elles se composent de plusieurs "briques" qui rassemblent des éléments (factures, articles) selon des critères prédéfinis et donnent des chiffres-clé qui permettent de piloter l'activité : nombre d'articles dans chaque catégorie de marge, ou de TVA, nombre de factures impayées...

Si vous avez des idées de contrôle à rajouter, n'hésitez pas à envoyer un petit mail à support-informatique AROBASE grap.coop

Paramétrage des produits

Marge des produits

  • Répartition des articles par marge. Les produits sans marge, ou ceux avec une marge négative, nulle ou inférieure à 20% sont potentiellement mal paramétrés (ou sont des exceptions). En cliquant sur les catégories, on peut voir le détail.

Factures impayées

D'autres cases permettre de suivre votre activité économique. C'est notamment le cas du suivi des factures impayées, présent pour chaque année, ainsi que pour chaque mois de l'année en cours.

Dans chaque cas, est indiqué :

  • le nombre de factures impayées (chiffre en gros)
  • le montant total TTC de ces factures impayées (chiffres en petit)

Lorsqu’aucune facture ou aucun article ne répond aux critères de la catégorie, celle-ci est masquée.

Fournisseurs

Permet de visualiser la part de ses fournisseurs en circuits moyen et court (cf charte de Grap entre autres).

image.png

SQL Reports : les tableaux de bord

Généralités

Pour avoir votre CA de Novembre, il vous faudra donc attendre le 1er Décembre au matin.

Description des boutons et actions possibles

Tous les tableaux proposés sont des tableaux croisés convertibles en graphiques sur lesquels on peut ajouter/supprimer/modifier des critères d'entrée et des indicateurs mesurés (chiffre d'affaire, marge, ticket moyen, etc.).

Ci-dessous un descriptif des boutons et actions possibles :

Bouton Fonctionnalité

Vue tableau : la vue par défaut, celle depuis laquelle on peut sélectionner les différents critères à afficher / calculer.

Dans un 1er temps, ce bouton représente la conversion de tableau en graphique. Dans le 2ème écran, il correspond à la Vue histogramme (graphique bâtons).

Exemple : évolution annuelle du ticket moyen.

 

Vue courbe.

Exemple : évolution mensuelle de la marge HT.

 

Vue camembert.

Exemple : répartition du nombre de tickets par jour de la semaine.


Les 3 vues graphiques sont dynamiques, c'est-à-dire que l'on peut désélectionner - resélectionner des éléments. Exemple : dans l'histogramme "PdV - Activité par date", je peux choisir de n'afficher que le "Total HT" en désactivant les autres mesures par un clic.

Permet d'intervertir les 2 axes du tableau

Sert à "déplier".

Cas de figure : j'analyse via la vue tableau ma marge mensuelle. Je souhaite dans un 1er temps zoomer sur un mois et visualiser le détail par catégorie d'article. Dans un 2nd temps je veux réaliser un export sur tous les mois avec la catégorie d'article : je peux utiliser ce bouton pour "ouvrir" tous les(voir ci-dessous).

Bouton à utiliser pour exporter le tableau

Permet d'ajouter un critère supplémentaire : on clique dessus et on peut choisir dans un menu déroulant un des éléments disponible.

Certains éléments sont en anglais : ce sont ceux que l'on n'utilise pas généralement.

Ce boutonest présent à plusieurs niveaux du tableau : on peut ajouter le critère supplémentaire pour tout le tableau (il faut alors cliquer sur leà gauche de "total"), ou pour faire un sous-total seulement sur une partie du tableau (exemple : dans le critère "type comptable", il y a le dépôt vente, et pour le dépôt vente seulement je souhaite afficher les différents fournisseurs).

Permet de "replier" un niveau de détail qui ne nous sert plus

Exemple : j'avais mon chiffre d'affaire par mois, mais je veux le total seulement.

Choix du ou des indicateurs (on peut tous les sélectionner) à afficher dans le corps du tableau (marge HT, total HT, ticket moyen...). Ce ne sont pas les mêmes sur tous les tableaux du suivi d'activité.

Comme dans les autres écrans d'Odoo, on peut réaliser des filtres (en particulier temporels du type "supérieur au 01/01/2020") via cet écran. Ils s'ajoutent aux informations mentionnées dans la barre de recherche en haut à gauche de l'écran

Il est possible de sauvegarder une recherche, et même de faire en sorte que ce soit celle qui s'affiche par défaut. Pour cela, il faut cliquer sur "Favoris".

Attention, en cas d'opération de maintenance de ce module de tableaux de bord, tous les favoris sont réinitialisés.

 		 Peut être utile par exemple avec le tableau PdV - activité par date pour passer rapidement d'un type de périodicité (semaine par exemple) à un autre (mois ou année).

Permet de comparer une période par rapport à une autre et de calculer un pourcentage d'évolution.

Ex :

En cliquant sur une des valeurs dans un tableau, un détail s'affiche sous forme de liste, ce qui permet de retrouver l'origine du résultat constaté.

Présentation des tableaux

Les tableaux "PdV" ne concernent que les flux du point de vente.

image.png

Nom Description

Unités disponibles dans "Mesures"

(autres que "comptage" qui est présent par défaut)

 Critères disponibles via le

(autres que Societe, Created by, Created on, Last Updated by et Last Updated on qui sont les paramètres par défaut)
Activité - Solde de compte client (hors caisses ouvertes)

Pour les activités qui utilisent les comptes client : le solde par client à la date d'hier, hors mouvements sur les caisses non clôturées.

Solde

Comptage (= nb de client avec un solde différent de 0)

Client

Société
Relation client - Récurrence de factures de clients pro actifs

Permet de relancer les client.e.s réguliers qui n'auraient pas commandé depuis quelques temps

Ce n'est pas un tableau comme les autres, sur lequel on pourrait jouer sur les indicateurs, plier/déplier, visualiser en graphique : c'est plus une vue liste comme la liste des factures par exemple. On voit dans cette vue les éléments suivants : 

  • Client (1 ligne = 1 client)
  • Date 1ère facture
  • Date dernière facture
  • Période de facturation (nb de mois entre la 1è et dernière facture)
  • Total HT = chiffre d'affaire obtenu sur ce client depuis le début
  • Nb factures (hors avoirs)
  • Montant moyen d'une facture
  • Montant moyen mensuel HT
  • Date théorique de la prochaine facture
  • Etat de la période sans facture

Possible regroupement par état de la période sans facture pour identifier les pros à relancer.
PdV - Activité par HEURE et JOUR de la semaine

Chiffre d'affaire, nombre de ventes et panier moyen par heure et jour de la semaine depuis le début dans Odoo.

Le nombre de lundis, mardis, etc. n'est sans doute pas identique. Un filtre sur la date peut être pertinent.

Tient compte des sessions non fermées.

Nombre de ventes (tickets)

Total HT

Total TTC

Panier moyen TTC

NB : "Total TTC" sert à calculer le panier moyen : on ne peut pas le décocher tant que "panier moyen" est sélectionné

Utilisateur (un utilisateur par point de vente : caisse 1, caisse 2...)

Jour (= jour de la semaine)

Heure

Date de la vente (déclinable en jour, semaine, mois, trimestre, année)
PdV - Moyen de paiement

Evolution mensuelle du chiffre d'affaire et nombre de tickets par moyen de paiement

Tient compte des sessions non fermées.

Nombre de paiements

Montant

Montant moyen

Méthode de paiement

Date de paiement (déclinable en jour, semaine, mois, trimestre, année)

PdV - Activité par date

Evolution mensuelle/annuelle/hebdo/journalière du chiffre d'affaire TTC / HT, nombre de lignes moyen...

Tient compte des sessions non fermées.

Nombre de lignes de vente

Nombre de ventes

Total TTC / HT

Panier moyen TTC

Date de vente (déclinable en jour, semaine, mois, trimestre, année)
PdV - Erreur de caisse

Evolution mensuelle des erreurs de caisse positives et négatives.

Montant

Type d'erreur (positive / négative)

Date de l'erreur (déclinable en jour, semaine, mois, trimestre, année)
Activité - Vente de produits Evolution mensuelle des ventes avec type de vente (dépôt vente, vente de marchandises, vente de produits finis...)

Total HT

Marge HT

Quantité d'article

Taux de marque

Calculé d'après la marge HT et le chiffre d'affaire HT : tient compte des remises client, mais pas des pertes.

Article

Article actif (oui/non)

Catégorie d'unité de mesure (pièce/kg)

Catégorie d'article (3 niveaux)

Catégorie de société (épicerie, boulangerie...)

Catégorie de marge actuelle

ne correspond pas à la marge réelle !

Catégorie fiscale actuelle (taux de TVA)

Client

Date de vente = date de facture

Dépôt vendeur

Est un article alimentaire (oui/non)

Fournisseur principal actuel

Lieu de vente

Liste de prix

Marque (correspond au champ "producteur")

Pays / Région / Département

Type comptable

Type de vente (facture / vente classique)

Utilisateur
Activité - Vente de produits (activité connexe) idem pour les consignes, remises, bons d'achat et autres articles spéciaux (frais de port, abonnement transport...)



Activité - Achats de produits

Evolution mensuelle des achats HT

Sur factures validées et vérifiées

Total HT

Quantité

Article

Catégorie fiscale de l'article (TVA 5,5%, 10%, 20%...)

Catégorie d'unité de mesure (pièce / kg)

Catégorie de l'article (3 niveaux)

Date d'achat (jour, semaine, mois, trimestre, année) = date de facture

Est article alimentaire (oui/non)

Nom du fournisseur

Pays, Région, Département 
Activité - Dépôt Vente Reçu et à reverser par dépôt vendeur et par mois

Total reçu

Total à reverser

Dépôt Vendeur

Date de commissionnement (jour, semaine, mois, trimestre, année)
Stock - Préparation de commandes -> si option eBoutique

Quantité commandée par article

Il est utile d'ajouter le critère moment de récupération

Quantité

Article

Categorie d'article (3 niveaux)

Client

Date (jour, semaine, mois, trimestre, année)

Fournisseur principal

Groupe de récupération

Moment de récupération

Lieu de récupération

Unité de mesure 
Stock - Utilisations internes (dégustation, pertes, transformation...)

Valeur HT des utilisations internes même à l'état de brouillon mois par mois

Quantité

Valeur HT

 

NB : les valeurs sont exprimées en positif, mais sont à DEDUIRE de votre marge.

Article

Catégorie d'article (3 niveaux)

Catégorie d'utilisation interne

Date (jour, semaine, mois, trimestre, année)

Fournisseur principal actuel

Unité de mesure
Stock - Pertes de produits

Evolution mensuelle des pertes par type :

  • les démarques inconnues : ajustements de stock (inventaires unitaires, partiels ou complets)
  • les pertes identifiées : utilisations internes "pertes journalières" seules (lignes en brouillon non prises en compte)

Quantité

Total HT

NB : les valeurs sont exprimées en positif pour les pertes et en négatif lorsque vous avez inventorié plus d'articles qu'initialement comptabilisé dans Odoo. Cela peut dérouter et sembler "à l'envers".

Article

Catégorie d'article (3 niveaux)

Fournisseur principal actuel

Date de la perte (jour, semaine, mois, trimestre, année)

Type de perte (perte identifiée - démarque inconnue)
Logistique - Analyse des chargements

Affiche pour chaque lieu la quantité de marchandise chargée initialement ou déchargée finalement (en € ou en kg).


Les lieux intermédiaires sont ignorés : si un produit fait Coop de Yenne -> LSE -> Volonteux -> CHE, le chargement est impacté sur "Coop de Yenne" et le déchargement sur "CHE". 

image.png

Date de tranport

Demande de transport

Emplacement

Type d'action
Logistique - Analyse des passages

Permet de savoir combien de fois un camion est passé à un endroit. 

Le lieu de départ est ignoré. Si une tournée fait LSE > 3PP > 1GG > LSE, le 1er LSE sera ignoré : cela fera 3PP = 1 passage, 1GG = 1, LSE = 1.

Comptage

Date de passage

Lieu de passage

Tournée

Les vues graphique

Tout comme pour les rapports SQL, il y a un affichage par défaut, qui n'est pas toujours celui que l'on souhaiterait.

Pour agir sur les éléments de graphique, on va utiliser la fonction image.png.

Exemple : sur le rapport SQL "PdV - Activité par HEURE et JOUR de la semaine", le graphique présente les heures empilées par jour : ce n'est pas vraiment parlant.
Pour obtenir des courbes de fréquentation avec 1 courbe = 1 jour de la semaine, voici comment opérer :

  1. Cliquer sur Regrouper par > heure de la vente
  2. Cliquer de nouveau sur Regrouper par > jour de la vente
  3. Cliquer sur le bouton image.png

AVANT :

image.png

APRES  :

image.png

Mon tableau de bord

Voir la fiche dédiée

Cas pratiques

Visionner le MOOC sur les tableaux de bord.

Sommaire :

  1. Faire son top articles
  2. Suivre les ventes d'un article en particulier
  3. Comparer les ventes de plusieurs articles similaires pour voir ce qui se vend le mieux
  4. Comparer les ventes sur 2 périodes équivalentes
  5. Analyser les pertes
  6. Ventes mensuelles par article
  7. Ventes mensuelles par client
  8. Ventes par client et par article
  9. La part des produits achetés en circuit court dans son chiffre d'affaires
  10. Lire le tableau de suivi de la clientèle

1. Faire son top / flop articles

Il est recommandé d'encadrer la période d'analyse en faisant un filtre personnalisé sur la date pour obtenir un classement représentatif des articles actuellement en vente et d'une période d'activité récente.

On ne peut pas faire de filtre sur un montant de Total HT ou marge HT car Odoo effectue le filtre ligne par ligne, et non sur le sous-total, donc ça ne fonctionne pas comme souhaité !

la mesure "quantité" peut donner des éléments d'analyse mais elle n'est pas toujours la plus parlante car dedans sont mélangés les unités de mesure pièce et kilo. On peut faire 2 listes de top article : le vrac (filtrer sur unité de mesure = poids) et le reste (unité de mesure = unité / pièce).

2. Zoom sur les ventes d'un article spécifique

3. Comparer les ventes de plusieurs articles similaires pour voir ce qui se vend le mieux

Pour visualiser le résultat sous forme de graphique :

4. Comparer les ventes sur 2 périodes : exemple mois M-1 (échu) par rapport à mois M-2

5. Analyser les pertes

L'objectif est de visualiser les pertes de matières premières, produits finis ou produits destinés à la revente  tout au long de l'année.

Le montant des pertes se basent sur la valeur du champs "PdR HT" (prix de revient hors taxes) de la la fiche produit.

Il existe 2 types de pertes :

Les "pertes identifiées" Les "démarques inconnues"

= celles que vous avez pu constater suite à une action de votre part et que vous avez saisi via les utilisations internes. (Voir documentation).


Il s'agit principalement :

    • de pertes quotidiennes identifiées, notamment sur les produits frais, lors que vous jetez vos fruits ou légumes abîmés, ou bien lors que vous constatez qu'une DLC d'un produit est dépassé.
    • de petits accident quotidiens, comme le fait qu'un sac de riz se déchire, que l'un d'entre vous renverse un produit par terre, etc...
    • de pertes exceptionnelles, comme lorsque vous avez une panne d'électricité et devez jeter toute la marchandise présente dans un frigo.

= les pertes dont l'origine n'est pas connue, calculées suite à un inventaire de votre part. Il peut s'agir de l'inventaire d'un seul produit, d'un inventaire partiel, ou d'un inventaire complet.


Les différentes origines de la démarque inconnue sont :

    • Les erreurs lors de la saisie de l'achat d'un produit
    • Les erreurs lors de la saisie de la vente d'un produit (vente par devis, ou vente en caisse). L'erreur la plus classique étant de vendre un produit à la place d'un autre.
    • La fonte des produits. Les fruits et légumes qui se vendent au poids ainsi que les fromages ont tendances à dessécher et perdre du poids.
    • Le vol

Choisir le tableau "Stock - Perte de produits" : on obtient l'évolution mensuelle des pertes depuis le début sur Odoo.

Les données affichées ne tiennent compte que des pertes depuis le passage en version 8 de Odoo : le 8 Avril 2018.

Il peut arriver qu'il y ait des valeurs négatives, sur le tableau. Cela arrive si vous "découvrez de la marchandise". (Erreur en votre faveur)

Parfois une erreur de saisie fausse les statistiques, auquel cas il faut retirer de la sélection le ou les produits qui induisent en erreur et produisent des chiffres incohérents (filtre personnalisé > article est différent de xxx). Dans l'exemple ci-dessous, une erreur sur les oeufs (due à une confusion sur l'unité de mesure) provoque une fausse perte de plus de 700 000 €. En écartant l'article oeuf de la recherche, on obtiendrait un résultat moins inquiétant !

On peut ajouter du détail en sélectionnant dans les critères la catégorie d'article :

6. Ventes par article et par mois

7. Ventes par client·e et par mois

8. Ventes par client·e et par article

9. La part des articles achetés en circuit court dans mon chiffre d'affaires

Pré-requis : avoir complété le champ "circuit de distribution" dans les fiches contact de chacun des fournisseurs.

Pour ce cas de figure on va faire appel aux filtres avancés. Il est très rare d'y avoir recours. Ils fonctionnent un peu comme des poupées russes : on va chercher à partir d'un élément principal (ex : article / fournisseur, etc.) puis un élément secondaire (ex : circuit de distribution) à l'intérieur.

  1. Je vais dans Tableaux de bord >> Rapports SQL >> Activité - Vente de produits

  2. je vais dans Filtres > Filtre avancéimage.png

  3. Puis je vais chercher 1. L'élément principal = fournisseurs, et dans ce domaine, l'élément secondaire = circuit de distribution, et dans ce domaine, ce qui répond à la formule circuit de distribution = circuit court : 

    image.png => image.png => 

    image.png

Je peux ensuite prendre le chiffre obtenu et le comparer (dans un 2nd temps, il n'existe pas de tableau où mêler les 2 recherches, mais on peut toujours faire figurer les 2 dans le tableau de bord personnalisé) avec mon chiffre d'affaires total.

10. Lire le tableau de bord de suivi de la clientèle

image.png

Ce tableau permet d'améliorer son suivi client et notamment permettre de savoir quel.le client.e régulier.e (plutôt client.e pro) n'a pas commandé depuis un certain temps, dans l'idée d'une relance à faire.

Colonne état de la période sans facture : Pas en retard => tout va bien!  /  0 -> 1 mois => C'est presque normal! /  1 -> 3 mois => On relance / 3 -> 6 mois => On relance et on se demande s'ils ne sont pas passer par la concurrence!

Deux biais dans cet outil qui ne mérite que d'avoir votre retour pour être amélioré:

image.png

Créer son tableau de bord personnalisé

Il s'agit d'un espace où l'on peut choisir les indicateurs à afficher et à suivre :

image-1650378944232.png

Le tableau de bord est relié à un utilisateur : pour une activité avec plusieurs comptes utilisateurs (ex. HAL_caisse1, HAL_caisse2), le tableau de bord ne sera accessible que sur l'un des deux (celui sur lequel il est créé).

Pour les membres de l'équipe interne, le tableau de bord que vous créez sur votre compte utilisateur sera le même quelle que soit l'activité sur laquelle vous naviguez.

On créé son tableau de bord à partir de toutes les pages d'Odoo :

  1. du menu tableaux de bord : des tableaux / graphiques ou vues d'ensemble
  2. de recherches effectuées sur les articles / contacts / factures, etc. (vues listes)
  3. de tout autre écran d'Odoo

Simplement en allant dans Favoris > Ajouter à mon tableau de bord.

image-1650382694591.png

Exemple sur un tableau réalisé dans le sous menu "Rapports SQL" :

image-1650379446346.png

Tous les filtres "glissants" (type "365 derniers jours", "année précédente", etc. ne se mettent pas à jour via ce menu).

Si vous enregistrez un tableau en restreignant les mesures affichées (ex. seulement le Total HT), vous obtiendrez quand même une colonne par mesure...mais vide ! Donc autant tout afficher !

Exemples de tableaux de bord :

image-1650382831318.png

image-1650384040993.png

image-1650384078228.png

Exemples d'indicateurs à charger dans son tableau de bord :

  1. Articles avec taux de marque < x%
  2. Articles par tranche de taux de marque
  3. Taux de marque par catégorie d'articles
  4. Taux de marque par Liste de prix
  5. Ventes mensuelles
  6. Pertes mensuelles
  7. Articles avec un prix de revient = 0
  8. Articles avec la coche "peut être vendu" mais sans prix de vente
  9. Factures impayées
  10. Articles avec un stock = 0