Saisie d'une Vente Pro

Flux de vente - (1) Editer un devis

Dans le menu "Ventes", et cliquer sur créer.

La base du devis est la suivante :

NB : on peut utiliser un "modèle de devis" que l'on aurait créé auparavant pour gagner du temps.

Mais il y a toutes sortes d'actions facultatives à réaliser pour améliorer le devis :

1. Adresse de livraison / de facturation.

On peut définir une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation :

Soit directement sur la fiche client, si c'est pérenne, soit en utilisant une adresse autre, provisoire.
2. Validité du devis Il est possible d'indiquer ici une éventuelle date de fin de validité du devis.
3. Agir sur la liste de prix

Par défaut, le champ "liste de prix" se pré remplit avec ce qui est indiqué pour le client dans sa fiche contact, onglet "Ventes & Achats".

Pour en changer, vous pouvez modifier sur la fiche contact (si pérenne) ou choisir la liste dans le menu déroulant.

Si vous changez la liste de prix APRES avoir saisi les articles, il faut cliquer sur le bouton de recalcul des prix :

 

Pour rappel, c'est le service info qui créé de nouvelles listes sur demande.
4. Condition de paiement Là aussi, elle est liée au client choisi, mais on peut modifier pour le devis en cours, en sélectionnant la condition souhaitée dans le menu déroulant
5. Politique de facturation

Le paramètre par défaut est la facturation des quantités livrées (la facture se génère avec les quantités que vous avez validées lors de l'étape de livraison), mais on peut changer pour mettre la facturation sur quantités commandées.

Pour les articles de types "service" (prestations...), il n'y a justement pas de gestion de quantité à livrer.

Si vous facturez systématiquement sur les quantités commandées (sans tenir compte de l'étape de livraison), le pôle info peut changer votre paramètre par défaut.
6. Mise en forme

On peut aérer le devis en utilisant des sections. De plus on peut ajouter des notes (= commentaires) 7

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8. Produits optionnels

Enfin, on peut ajouter des produits dans cet onglet "produits optionnels", qui sont des suggestions de la part du vendeur :

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Statut "Devis envoyé"

Le changement de statut se fait par l'une des deux actions suivantes :

Le bouton "Confirmer" est disponible dès la création du devis : cette étape d'aller-retour auprès du client n'est pas obligatoire, on peut passer directement à celle d'après, détaillée ci-dessous.

Statut "Bon de commande"

Une fois que le client a validé le devis, vous pouvez cliquer sur Confirmer. Un bon de livraison est généré.

Si la marchandise doit passer dans une tournée de commande groupée grapienne, il faut générer une demande de transport (voir la fiche correspondante).

Il ne reste plus qu'à matérialiser la transaction par un transfert des articles hors du stock, créer la facture et enregistrer le paiement (voir fiches dédiées).

Cliquer sur "Prévisualiser" dans le devis donne une autre vision synthétique avec le bon de livraison au format PDF :

Il est possible de partager un lien vers le devis à un tiers ou au client en allant dans Actions >> Partager : Le destinataire reçoit un email (voir ci-dessous) avec un accès au devis (ou on peut aussi copier-coller le texte et envoyer un email personnalisé). 

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

Flux de vente - (2) Valider la livraison

La confirmation de vente crée automatiquement un bon de livraison (BL) accessible via le bouton ou dans le menu "Entrepôt" / "Bons de livraisons" (à l'état "Prêt").

Le clic sur le bouton "Confirmer" permet aussi de réserver les articles en fonction de l'état du stock (ex : la demande est de 10 unités, il n'en reste que 5, ce sont ces 5 qui sont réservés). Si l'article est sélectionné dans plusieurs devis, c'est premier arrivé premier servi !

A ce stade, l'objectif est d'impacter les stocks. Pour se faire, cliquer sur "Valider" : la colonne "fait" du tableau récapitulatif se complète :

Validation totale :

Cliquer sur "Valider" est suffisant. Ensuite, passer à l'étape de facturation.

Validation partielle et mise en attente :

Cliquer surpour modifier le bon de livraison : vous pouvez alors intervenir sur la colonne "fait" et indiquer ce qui a réellement été livré : les lignes impactées se mettent en vert.

En cliquant sur "Valider", la pop up suivante s'affiche :

A tout moment, lorsque l'on est dans le bon de livraison, on peut retourner vers le bon de commande (= devis) via ce bouton :

Pour livrer et facturer plusieurs SO en un seul clic (possible uniquement sur des SO qui ont été confirmés) : aller dans image.png, cliquer sur image.png, cocher les bons de livraison à valider puis cliquer sur image.png > image.png

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

Erreur à la livraison

Si vous avez livré plus de produits que prévu dans la vente SOxxx : il faut faire une vente complémentaire, et fusionner les deux en une seule facture si besoin.

Si vous avez livré moins de produits que prévu et que vous avez déjà validé le bon de livraison : 

  1. retourner sur le bon de livraison
  2. cliquer sur image.png
  3. inscrire les quantités à retirer du BL (ex. il y a indiqué 50, vous n'en avez livré que 40, il faut renseigner 10 à retourner) et cocher la case "à rembourser" 

    image.png

  4. valider le bon de retour WHxxx/OUT/xxx
  5. générer la facture : c'est bien la quantité effectivement livrée (ici 40) qui se reporte sur la facture.

Flux de vente - (3) Facturation des ventes

Une fois le BL validé, on peut revenir sur le bon de commande via le bouton.

Il y a alors 2 possibilités : la facturation simple (1 commande = 1 facture) ou la facturation groupée.

NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique AROBASE grap.coop

Facturation simple

Toutes les factures clients créées sont également accessibles dans le menu "Facturation" / "Clients".

La facture brouillon est modifiable, on peut encore à ce stade intervenir sur :

Facturation groupée

Motivation :

Un·e client·e passe plusieurs commandes par mois et souhaite ne recevoir qu'une seule facture à régler.

Procédure :

Toutes les étapes précédant la facturation restent les mêmes, il faut juste ne pas cliquer sur "Créer la facture".
Au moment où l'on souhaite établir cette facture groupée (à la fin du mois par exemple) :

La facture créée est à l'état de "Brouillon" : on retrouve les références des bons de commande (SOxxx) dans la colonne "Document d'origine".

Cela crée autant de facture qu'il y a de client·e différent·e.

La suite du processus est identique à une facture classique.

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

Flux de vente - (4) Saisie du paiement

Cette documentation indique comment saisir des paiements provenant :

Elle explique les différentes procédures, dans le cas où le paiement solde une facture ou plusieurs, et dans les cas rares où le paiement est approché (dernière partie). 

Cas Général - enregistrement du paiement client

Vous venez de recevoir un paiement pour une facture que vous aviez envoyée :

Vous devez alors saisir la méthode de paiement et éventuellement un "mémo" (ex : référence du paiement dans le cadre d'un virement).

Dans le cas où le client a réglé avec différents moyen de paiement, vous pouvez saisir le montant correspondant au 1er moyen de paiement (1), laisser coché "laisser ouvert" (2) et cliquer sur valider (3), puis re-cliquer de nouveau sur "enregistrer un paiement" pour compléter avec le 2è moyen de paiement :image-1613991839502.png, puisimage-1613991825951.png et valider => ça donne ça :image-1613991965498.png

Résultat

Autre cas - saisie des ventes du jour sous forme d'une facture unique

Dans Facturation > Client > Facture, créer une facture avec une ligne par article vendu en précisant la quantité.

Puis valider et cliquer sur "enregistrer un paiement", puis suivre la même procédure que ci-dessus.

Cas spécifique - Paiement pour plusieurs factures ou  Paiement en plusieurs fois

Ces cas sont un peu techniques, si vous n'êtes pas sûr de vous, contacter le service comptabilité ou informatique lors de la première saisie.

  1. Dans les deux cas, les paiements sont à enregistrer dans "Facturation" >> "Clients" >> "Paiements" :

  2. Cliquer sur créer, sélectionner votre client, inscrire le montant versé et le moyen de paiement (dans Journal des Paiements),

  3. Saisir éventuellement un commentaire dans "Mémo", et modifier la date de règlement si besoin (date du jour par défaut).
  4. Cliquer sur Confirmer pour valider.

  5. Aller ensuite dans les factures clients, sélectionner une des factures de ce client à régler : le bandeau bleu suivant apparaît :

    ainsi que la possibilité d'allouer les "crédits" à cette facture en cliquant sur le bouton "Ajouter" :
  6. Après avoir cliqué sur "Ajouter", le montant dû se recalcule :

  7.  Si la somme versée est suffisante pour régler toute la facture, le montant dû est à 0 et on peut aller sur une autre facture pour utiliser le restant disponible (ci-dessous). Sinon, il faudra un autre paiement client pour finir de régler cette facture.

Utilisation des 26€ restants sur les 300€ versés pour une 2ème facture en cours :

 

 

 

NB : dans le cas où le client aurait un avoir enregistré dans Odoo, cela fonctionnerait exactement de la même façon, s'agit juste d'un autre type de "crédit" à utiliser pour payer les factures clients.

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

 

Gestion différenciée adresse livraison et facturation

Pour les clients qui auraient différentes adresses (et/ou mails), vous pouvez les renseigner dans l'onglet "Contacts & Adresses" de la fiche contact :

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Cliquer sur le bouton "+ Ajouter" dans cet onglet t'offre la possibilité de renseigner plusieurs adresses selon le contexte : facturation, expédition, livraison, perso.

Cela créé autant de rubriques que l'on a renseigné d'adresses :

Attention : chaque rubrique ou "sous-contact" créé génère une fiche contact supplémentaire dont l'intitulé est au format  "[Nom du contact], Adresse de facturation"image-1639477383370.png

l'adresse et le courriel principaux du contact sont à renseigner dans la partie haute

 

Concrètement lors de la commande

L'adresse du contact et les adresses de livraison (expédition) et de facturation figurent à toutes les étapes de la commande, et dans tous les PDF (devis, bon de commande et facture).

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Et au niveau des courriels renseignés, ça donne ça :

Courriel Reçoit
contact@partenaire-test.fr les mails envoyés aux étapes devis et bon de commande
facturation@partenaire-test.fr le mail envoyé après la validation de la facture
expedition@partenaire-test.fr -

 

Editer un résumé des opérations

Il s'agit d'une synthèse des bons de livraison qui permet de préparer des commandes à livrer et anticiper ses stocks.

Il est accessible via le menu Inventaire >> Bons de livraison :

Vous pouvez adapter le contenu du PDF avec les 3 coches ci-dessous puis générer le PDF (bouton "imprimer le résumé") :

 

Le PDF se présente comme suit :

Flux de vente - Les étapes en résumé

Descriptif des différentes étapes d'une vente (flux complet) dans Odoo :

Certaines activités ne font que la partie facturation / enregistrement du paiement. Cela dit, suivre le flux complet (en démarrant par le devis) est la seule manière de pouvoir éditer un bon de livraison.

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Dans le cas d'une vente livrée via le point de vente, on arriverait directement au "Jour 2"

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Si vous êtes une activité intégrée qui vendez à une autre activité intégrée (= "transaction interne"), la seule chose qui change en terme d'étapes, c'est qu'au moment de la validation de la facture, vous serez bloqué tant que l'activité acheteuse n'aura pas référencé vos articles dans son Odoo.


Résumé étapes

Ci-dessous de nouveau le déroulé des étapes, mais cette fois ci avec les statuts associés dans Odoo pour le bon de commande (SOxxx), le bon de livraison et la facture.

Etape dans Odoo

Statut du SO

(menu "Ventes")

image-1615896348094.png

Facture

(menu "Achats")

image-1616146765562.png

Statut de la facture

(menu "Facturation")

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1. Création du devis (SOxxx)

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2. FACULTATIF : étape d'envoi du devis.

Clic sur

image-1615896851935.png

ou

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image-1616146863254.png

image-1616146874731.png
3. Transformation du devis en commande : clic sur

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image-1616146917591.png

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4. Livraison de la commande : clic sur

image-1616147020681.png

puis

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image-1616146920216.png

image-1616146982266.png
5. Création de la facture : clic sur

image-1616142245690.png

image-1616146922010.png

image-1616147064468.png

 image-1615896487134.png
6. Saisie de la date de facture puis clic sur

image-1616143225609.png

image-1616146923657.png

image-1616147064468.png

 image-1615896421513.png
7. Clic sur

image-1616147263310.png

image-1616146925432.png

image-1616147064468.png

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8. Enregistrement du paiement :

image-1616147175225.png

image-1616146927071.png

image-1616147322363.png

Visible que si on enlève le filtre "à traiter"

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Autres statuts

image-1615896750523.png On peut annuler une commande via le bouton "annuler" tant que la livraison n'a pas été faite (transfert de stock).

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Il arrive qu'Odoo considère qu'un SO est encore "à traiter" alors que pour vous il est terminé. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le bouton "bloquer" afin de l'archiver.


Cas de figure "A facturer" alors qu'il y a bien une facture

Traduction : il y a au moins 1 article sur lequel il y a un décalage entre la quantité livrée et la quantité facturée.

D'une manière générale, dès que la quantité livrée n'est pas égale à la quantité facturée dans le SO, Odoo considère qu'il est encore à traiter.

Comment résoudre ce cas de figure ? Cliquer sur le bouton "archiver" pour archiver le SO si vous estimez que tout a été fait dessus.

Comment éviter que cela ne se reproduise ? Il faut bien penser à mettre la juste quantité livrée dès l'étape de livraison et pas seulement dans la facture.





Saisir une vente pro

2 façons de faire :

  1. Soit on déroule tout le flux de vente, à savoir :
    • devis
    • livraison
    • facture
    • saisie du paiement
  2. Soit on réalise une facture seulement + paiement pour enregistrer en compta et dans les stats la vente, le reste se faisant de façon informelle.

CAS 1 : déroulé du flux de vente

Voir les fiches devis, livraison, facturation et saisie du paiement.

CAS 2 : facture et paiement seuls

Vous allez utiliser cette méthode si vous ne gérez pas de point de vente (caisse) dans Odoo, et que vous voulez reporter les ventes faites sur un marché, en boutique ou en livraison auprès d'un client pro.

 

Gestion de vente avec acompte

On commence par créer un devis comme décrit dans le premier tuto de flux de vente.

Le seul changement intervient au moment de la facturation : on va facturer l'acompte dans un 1er temps (soit un % de la facture, soit un montant en €). Pour cela, cliquer sur "créer une facture" puis "acompte" ou "montant de l'acompte".

NB : cette action est possible même si les articles n'ont pas été livrés.

Une 1ère facture brouillon est créée. On peut mettre une date de facturation et la valider pour la transmettre au client.

 Lorsque l'on revient sur la vente, on constate qu'une ligne acompte s'est ajoutée.

Depuis mai 2025, le produit d'acompte génère de la TVA (TVA adapté aux produits vendus dans la facture)

Au moment de solder la facture, cliquer de nouveau sur "Créer une facture" dans le devis originel puis cocher "Lignes facturables (acomptes déduits)".

Vous obtenez une 2ème facture avec le restant à payer.

Sur la nouvelle facture brouillon, on retrouve bien une ligne négative d'acompte qui vient payer une partie de la facture.

Classiquement : on met la date de facture, on valide, imprime et on enregistre le règlement, et c'est tout bon !

Depuis mai 2025, le produit d'acompte génère de la TVA (TVA adapté aux produits vendus dans la facture)

Edition d'un catalogue

Pour éditer un catalogue avec l'ensemble des articles, aller sur le menu Articles (1) puis afficher l'ensemble des lignes (2), cocher les articles (3) et enfin cliquer sur Imprimer > Liste de prix (4).

Attention : il y a 2 libellés "liste de prix" => c'est bien le 2ème qu'il faut sélectionner !

image.png

Puis

image.png

image.png


Définir un emplacement de vente

Il est possible de créer des emplacements / lieux de vente pour répertorier les ventes et faire des statistiques par localisation de vente (ex. "marché de ...").

Pour cela, le pôle informatique doit ajouter l'option "gestion des emplacements" à votre profil : vous pouvez adresser une demande à support-informatique@grap.coop.

Dans le point de vente

Paramétrage

Utilisation

Lors de la connexion au point de vente, saisir l'emplacement souhaité :

image.png

En cas d'oubli, on peut aller ajouter l'emplacement à postériori comme suit  :

  1. Aller dans Point de vente > Commandes > Commandes et supprimer le filtre "Aujourd'hui" 

    image.png

  2. cocher les cases sans emplacement (on peut faire un filtre "emplacement n'est pas défini" au préalable), puis faire Action > Edition en lot (Commande PdV (Emplacement))image.png

  3. Compléter l'édition en lot et appliquerimage.png

Dans les factures

Paramétrage

image.png

Utilisation

Lors de la création d'une facture client, saisir l'emplacement souhaité :

image.png


Statistiques

On retrouve les statistiques par emplacement dans Tableaux de bord > Rapports SQL > Vente de produits, avec le critère Lieu de Vente.

image.png


Créer des modèles de devis

Si l'on est amené.e à faire régulièrement des devis qui se ressemblent, on a tout intérêt à se créer un ou plusieurs modèle(s) de devis à cet endroit  :

image.png

Un modèle de devis se fait exactement de la même manière qu'un devis !

Ensuite pour appeler un modèle quand on est en train d'initier un nouveau devis, c'est ici (dans le champs "modèle de devis") :

image.png

Il est bien sûr possible de modifier ce modèle ensuite : prix, quantités, etc. Il sert juste de base pour gagner du temps.

Odoo pour les conseillistes

Voici un petit mémo pour les activités / personnes qui utilisent assez peu Odoo dans le cadre d'une activité de prestation-conseil.

Description de votre compte Odoo

image.png

Consulter l'annuaire de la coopérative 

Voir > ICI <

Créer un article pour un nouveau type de prestation

Demander au pôle info, en essayant d'être précis.

Créer un devis

Voir > ICI <

Créer des modèles de devis

Permet de gagner du temps et ne rien oublier quand on établit souvent le même type de devis. On peut aussi utiliser un modèle de devis pour insérer des conditions générales dans le champs "Termes et conditions".

Voir > ICI <

Facturer un acompte

Pour la 1ère fois : demander au pôle info, et ensuite pour la réalisation voir > ICI <

Facture finale

Voir > ICI <

Pour faire des relances de factures impayées, c'est > ICI <

Attention : si vous facturez pour la 1ère fois à une activité intégrée de Grap (y compris Grap lui-même), merci de voir avec le pôle info pour établir le "lien de transaction interne" entre vos 2 activités.

Enregistrer un paiement

Voir > ICI <

Suivre son chiffre d'affaires

Voir > ICI < 

Vente aux pros et tournées : optimiser les étapes

Chaque devis est établi par client.e. En revanche, quand tout se passe bien (aucune erreur/changement dans les quantités livrées et facturées), on peut faire des actions "en masse" pour gagner du temps.

Pré-requis : toutes les ventes doivent avoir été confirmées (c'est le cas quand vous avez cliqué sur le bouton xxx des commandes groupées par exemple) : vous vous apprêtez à préparer les commandes qui partent en livraison.

Imprimer tous les BL

  1. Dans image.png > image.png
  2. Cocher les BL concernés : 

    image.png

  3. puis faire image.png=> un PDF se génère avec tous les BL, on peut les imprimer d'un coup

Valider toutes les livraison et générer les factures

  1. Toujours dans image.png > image.png
  2. Cocher les BL à facturer, puis faire l'action de Forcer les dispos ET livrer ET facturer : 

    image.png

Attention : s'il y a 2 BL pour un.e seul.e client.e, ils ne se fusionneront dans une même facture brouillon via cette action, il vaut mieux les traiter à part. 

Valider toutes les factures brouillon

image.png

Envoyer les factures aux client.e.s

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