Saisie d'une Vente Pro

Flux de vente - (1) Editer un devis

Dans le menu "Ventes", et cliquer sur créer.

La base du devis est la suivante :

Mais il y a toutes sortes d'actions facultatives à réaliser pour améliorer le devis :

1. Adresse de livraison / de facturation.

On peut définir une adresse de livraison différente de l'adresse de facturation :

Soit directement sur la fiche client, si c'est pérenne, soit en utilisant une adresse autre, provisoire.

2. Validité du devis Il est possible d'indiquer ici une éventuelle date de fin de validité du devis.
3. Agir sur la liste de prix

Par défaut, le champ "liste de prix" se pré remplit avec ce qui est indiqué pour le client dans sa fiche contact, onglet "Ventes & Achats".

Pour en changer, vous pouvez modifier sur la fiche contact (si pérenne) ou choisir la liste dans le menu déroulant.

Si vous changez la liste de prix APRES avoir saisi les articles, il faut cliquer sur le bouton de recalcul des prix :

 

Pour rappel, c'est le service info qui créé de nouvelles listes sur demande.

4. Condition de paiement Là aussi, elle est liée au client choisi, mais on peut modifier pour le devis en cours, en sélectionnant la condition souhaitée dans le menu déroulant
5. Politique de facturation

Le paramètre par défaut est la facturation des quantités livrées (donc une fois qu'il y a un bon de livraison validé), mais on peut également facturer à la commande (en amont).

Le choix peut dépendre du devis (à votre main), mais si besoin le pôle info peut changer votre paramètre par défaut.

6. Mise en forme On peut aérer le devis en utilisant des sections. De plus on peut ajouter des notes (= commentaires) 7
8. Produits optionnels

Enfin, on peut ajouter des produits dans cet onglet "produits optionnels", qui sont des suggestions de la part du vendeur :

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Statut "Devis envoyé"

Le changement de statut se fait par l'une des deux actions suivantes :

Le bouton "Confirmer" est disponible dès la création du devis : cette étape d'aller-retour auprès du client n'est pas obligatoire, on peut passer directement à celle d'après, détaillée ci-dessous.

Statut "Bon de commande"

Une fois que le client a validé le devis, vous pouvez cliquer sur Confirmer. Un bon de livraison est généré.

Il ne reste plus qu'à matérialiser la transaction par un transfert des articles hors du stock, créer la facture et enregistrer le paiement (voir fiches dédiées).

Cliquer sur "Prévisualiser" dans le devis donne une autre vision synthétique avec le bon de livraison au format PDF :

Il est possible de partager un lien vers le devis à un tiers ou au client en allant dans Actions >> Partager : Le destinataire reçoit un email (voir ci-dessous) avec un accès au devis (ou on peut aussi copier-coller le texte et envoyer un email personnalisé). 

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

 

Flux de vente - (2) Valider la livraison

La confirmation de vente crée automatiquement un bon de livraison (BL) accessible via le bouton ou dans le menu "Entrepôt" / "Bons de livraisons" (à l'état "Prêt").

Le clic sur le bouton "Confirmer" permet aussi de réserver les articles en fonction de l'état du stock (ex : la demande est de 10 unités, il n'en reste que 5, ce sont ces 5 qui sont réservés). Si l'article est sélectionné dans plusieurs devis, c'est premier arrivé premier servi !

A ce stade, l'objectif est d'impacter les stocks. Pour se faire, cliquer sur "Valider" : la colonne "fait" du tableau récapitulatif se complète :

Validation totale :

Cliquer sur "Valider" est suffisant. Ensuite, passer à l'étape de facturation.

Validation partielle et mise en attente :

Cliquer surpour modifier le bon de livraison : vous pouvez alors intervenir sur la colonne "fait" et indiquer ce qui a réellement été livré : les lignes impactées se mettent en vert.

En cliquant sur "Valider", la pop up suivante s'affiche :

A tout moment, lorsque l'on est dans le bon de livraison, on peut retourner vers le bon de commande (= devis) via ce bouton :

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

Flux de vente - (3) Facturation des ventes

Une fois le BL validé, on peut revenir sur le bon de commande via le bouton.

Il y a alors 2 possibilités : la facturation simple (1 commande = 1 facture) ou la facturation groupée.

NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique@grap.coop.

Facturation simple

Toutes les factures clients créées sont également accessibles dans le menu "Facturation" / "Clients".

La facture brouillon est modifiable, on peut encore à ce stade intervenir sur :

Facturation groupée

Motivation :

Un·e client·e passe plusieurs commandes par mois et souhaite ne recevoir qu'une seule facture à régler.

Procédure :

Toutes les étapes précédant la facturation restent les mêmes, il faut juste ne pas cliquer sur "Créer la facture".
Au moment où l'on souhaite établir cette facture groupée (à la fin du mois par exemple) :

La facture créée est à l'état de "Brouillon" : on retrouve les références des bons de commande (SOxxx) dans la colonne "Document d'origine".

Cela crée autant de facture qu'il y a de client·e différent·e.

La suite du processus est identique à une facture classique.

Visionner le MOOC sur le flux de vente.

Flux de vente - (4) Saisie du paiement

Cette documentation indique comment saisir des paiements provenant :

Elle explique les différentes procédures, dans le cas où le paiement solde une facture ou plusieurs, et dans les cas rares où le paiement est approché (dernière partie). 

Cas Général - enregistrement du paiement client

Vous venez de recevoir un paiement pour une facture que vous aviez envoyée :

Vous devez alors saisir la méthode de paiement et éventuellement un "mémo" (ex : référence du paiement dans le cadre d'un virement).