Saisie d'un Achat

• Flux d'achat - (1) Bon de commande
• Flux d'achat - (2) Réception d'une commande
• Flux d'achat - (3) Facturation des Réceptions
• Flux d'Achat - (4) Mise à jour des informations fournisseur dans les fiches articles
• Flux d'achat - (5) Les étapes en résumé

Flux d'achat - (1) Bon de commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

Création d'un bon de commande

Elle peut se faire de 2 manières différentes :

1. création d'un bon de commande à partir de rien (bouton) puis soit appel des articles un par un dans le tableau prévu à cet effet (via), soit utilisation du formulaire avec le catalogue du fournisseur (correspond au bouton)
2. duplication d'un ancien bon de commande, à modifier par la suite (liste d'articles, quantité)

1. Saisie manuelle

• Aller dans le menu "Achat",
• Cliquer sur "Créer",
• Choisissez votre fournisseur et la "date prévue" (= date à laquelle vous souhaitez réceptionner les produits).

On peut consulter toutes les réceptions prévues dans une vue calendrier :

• Il s'agit ensuite d'appeler les articles à commander :
  • Soit en cliquant sur le bouton
  • Soit en cliquant sur

Nous recommandons la 1ère méthode, qui permet de visualiser l'ensemble des articles du fournisseur, les quantités en stock (si vos stocks sont à jour), le conditionnement, le prix, etc.

Formulaire derrière le bouton :

Pour faire remonter les articles choisis dans le bon de commande (POxxx), il suffit d'indiquer un chiffre dans la colonne "Qté à acheter".

La quantité en stock et la quantité à recevoir (colonne "Réception") doivent permettre de se rendre compte plus aisément des stocks à renouveler.

La quantité minimum et la quantité de conditionnement sont visibles également, et se colorent en rouge si la quantité commandée n'est pas conforme à l'attendu.

Lorsqu'un fournisseur a beaucoup de références, on peut créer un filtre personnalisé sur la catégorie du point de vente (par exemple) pour mieux s'y retrouver. Exemple :

Une fois la sélection faite, cliquer sur puis revenir sur le bon de commande "POxxx" en cliquant dessus sur le fil d'Ariane :

Le bon de commande ainsi obtenu est modifiable.

2. Création par duplication d'un ancien bon de commande

• Aller sur le bon de commande à copier (POxxxx)
• Cliquer sur Action > Dupliquer
• Modifier la liste des articles et/ou les quantités si besoin

Envoi par mail

Le bon de commande peut être envoyé par mail. Pour ceci :

• Cliquer sur le bouton "Envoyer par email"
• Si aucun mail n'est renseigné pour votre fournisseur, un écran apparaît pour le remplir
• Modifier éventuellement le corps du texte, puis cliquer sur le bouton "Envoyer"

Comme tout mail envoyé par le système Odoo, vous en recevrez une copie. Vous pouvez également retrouver une copie de l'email et de la pièce jointe en bas de page du bon de commande POxxx dans Odoo.

NB : en cas de changement de RIB ou d'adresse, vous pouvez avoir besoin de faire apparaître l'information sur le bon de commande. Veuillez adresser une demande à support-informatique AROBASE grap.coop

Confirmation du fournisseur

Une fois que vous avez reçu la confirmation de votre fournisseur, vous pouvez cliquer sur le bouton si ce que vous recevez est strictement conforme à la commande initiale, et les prix inchangés.

Sinon, vous pouvez cliquer sur  pour mettre à jour les quantités et les prix, et coller à la réalité de ce que vous allez ou avez reçu et ensuite seulement, vous pouvez cliquer sur "Confirmer la commande". Cela vous permet de passer les 2 étapes suivantes beaucoup plus rapidement.

Une fois que vous avez cliqué sur , votre POxxx passe au statut de .

En parallèle :

• Votre stock prévisionnel du produit en question est incrémenté avec les quantités commandées,

• Un bon de réception en attente est créé, à date de la réception que vous aviez mentionné précédemment. Vous pouvez accéder à ce bon de réception en cliquant sur le bouton

=> Voir étape n°2 : Achat - Etape n°2 - Réception d'une commande.

Pour aller plus loin

Les différentes états d'un bon de commande d'achat

Libellé	Description
Brouillon	Premier étape d'un bon de commande, vous avez la possibilité de changer la liste des produits, les quantités, les prix.
Envoyé	Indique que vous avez envoyé la demande par mail, via Odoo.
Commande fournisseur	Votre fournisseur a accusé bonne réception du bon de commande et est d'accord pour vous vendre la marchandise.
Archivé	Les factures héritées de Odoo version 8 seront dans cet état "bloqué" (comprendre "verrouillé" : plus aucune modification possible). Vous pouvez vous même choisir d'appliquer ce statut à vos bons de commandes de la version 12 manuellement (facultatif).
Annulé	La commande n'a finalement pas eu lieu.

Sur un smartphone

Ca marche aussi ! Vous pouvez balayer l'état des stocks en rayon ou à la réserve et préparer le bon de commande en simultané sur le téléphone. Ce n'est pas aussi pratique que l'application "Achat" (dans le menu "Applications mobiles") qui nécessite un lecteur de code barre associé (voir la fiche dédiée) mais ça peut faire gagner du temps !

Pour cela :

1. taper "erp.grap.coop" sur internet,
2. se connecter avec vos identifiants Odoo,
3. aller sur le menu "Achats",
4. cliquer sur le "+" sous "bons de commande"

   

5. comme sur l'ordinateur, saisir le fournisseur, la date prévue et cliquer sur le bouton violet
6. faire éventuellement un filtre via le bouton, sélectionner pour chaque article les quantités à commander,
   

   

7. Pour valider, utilisez le bouton puis cliquez sur pour revenir au PO.

Flux d'achat - (2) Réception d'une commande

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la confection).

La 2ème étape est la gestion de la réception de la commande.

Plusieurs cas peuvent se produire, vous obligeant à modifier le bon de réception :

• Le fournisseur est en rupture de stock et ne vous livrera pas un ou plusieurs produits;
• Le fournisseur vous livre partiellement et vous livrera dans un deuxième temps, le reste de la marchandise;
• Le livreur casse tout ou partie de la marchandise lors de la livraison;

Odoo vous permet d'adapter la facture fournisseur en fonction de ces aléas, et vous pourrez vérifier que le fournisseur ne vous facture pas un produit que vous n'avez pas reçu.

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

1/ Retrouver le bon de réception

Lors de votre commande, (voir étape 1), la validation de votre bon de commande d'achat (PO) a généré un bon de réception (IN) en attente. Il s'agit donc de le retrouver afin de le manipuler puis de le valider.

Via le menu Inventaire

Via le bon de commande (menu Achats)

Allez dans Inventaire >> Réceptions >> Retrouvez votre bon de réception en filtrant par fournisseur dans le moteur de recherche; En supprimant le filtre , on retrouve tous les bons de réception. Le code couleur est le suivant : gris : bon de réception annulé ; rouge : bon de réception à l'état "prêt" = réception à valider pour impacter le stock. noir : bon de réception à l'état "fait" = réception des articles dans le stock réalisée.

Vous pouvez également retrouver le bon de réception à partir du bon de commande d'achat. Pour ceci : Allez dans le menu "Achats" Retrouvez votre bon de commande(PO) au statut "Envoyé", via le moteur de recherche et les filtres (recherche par code POxx, ou par fournisseur) Cliquez dessus, puis cliquer sur le bouton

2/ Validation d'un bon de réception

Cas 1 : vous recevez exactement ce qui a été commandé OU vous avez déjà mis à jour les quantités reçues en étape 1	Cas 2 : vous devez modifier des quantités reçues,	Cas 3 : Le tableau est vide ou incomplet et/ou vous avez les boutons "vérifier la disponibilité" ou "forcer la disponibilité" qui s'affichent
Rien à faire dans le bon de réception	Cliquez sur le bouton "Editer" pour modifier le tableau (1). Veillez à bien afficher tous les produits, si vous en recevez plus que 80; Réalisez les modifications : Modifiez les quantités de la colonne "fait" (2) pour qu'elles correspondent aux quantités reçues; Indiquez quantité = 0 (et pas la) si le fournisseur était en rupture;	Ne devrait pas se produire en principe. Si cela vous arrive, cliquer successivement sur les boutons "Forcer la disponibilité" puis "marquer comme "à faire" puis "valider".

Puis cliquer sur le bouton "Valider" ; Cela va faire entrer en stock tous les produits affichés.

Dans le cas 2, la pop-up suivante s'ouvre :Ne choisissez "créer un reliquat" que si le reste de la commande suit dans un 2nd temps. Dans le cas d'un retrait des articles indisponibles de la commande, cliquez sur "Pas de reliquat". Un "reliquat" prend la forme d'un 2ème bon de réception :

Vous pouvez ensuite revenir au bon de commande initial (POxx) grâce au bouton et créer la facture (voir Achat - Etape n°3 - Facturation de bon de réceptions)

Dans le cas où vous ajouteriez un ou des article(s) dans cette étape de réception, la ou les nouvelle(s) ligne(s) ne se reporteraient pas dans le bon de commande (POxxx) et donc pas sur la facture : il faudrait ajouter la ou les ligne(s) AUSSI sur la facture. Nous recommandons d'ajouter l'article dans le bon de commande (POxxx) AVANT de cliquer sur le bouton "confirmer la commande".

3/ Modification d'un bon de réception après réception (bon de retour)

Ce cas arrive si :

• vous ne vous êtes pas rendu compte d'une erreur dans la livraison et que vous avez déjà marqué votre bon de réception comme "reçu";
• votre fournisseur vous facture les produits non livrés, et vous fait un avoir ensuite : dans ce cas, il est plus pratique d'indiquer d'avoir reçu tous les articles commandés, afin que la première facture générée correspondent à la facture émise par le fournisseur;

Pour revenir sur votre réception :

• retrouvez d'abord le bon de réception validé à partir du bon de commande POxxx en cliquant sur
• ouvrez le bon de réception WHxxx/IN/xxxx
• puis cliquez sur le bouton: une pop up s'ouvre avec la liste des articles :

  

  1. Commencez par supprimer tous les articles pour lesquels vous ne ferez pas de retour à l'aide de la petite poubellede fin de ligne
  2. Dans la colonne "Quantité", indiquez la quantité à retourner (et pas la quantité effectivement réceptionnée !).
  3. Enfin dans la colonne "A rembourser", cochez les cases SAUF SI vous ne souhaitez pas mettre à jour la quantité livrée et à facturer.
  4. Cliquez sur "Retourner" puis validez le bon de retour WHxxx/OUT/xxx

• Repassez ensuite sur le bon de commande (POxxx) : vous constatez qu'il y a 2 bons de réception :

  

Pour prise en compte dans la facturation, 2 cas de figure :

• • Soit la facture n'avait pas encore été créée, et donc la quantité facturée tiendra compte de votre rectification,
  • Soit vous aviez déjà créé la facture, auquel cas il faut aller créer un avoir en parallèle, dans Facturation >> Fournisseur >> Avoir

 

Flux d'achat - (3) Facturation des Réceptions

Résumé du document

Ce document a pour objectif de décrire la procédure de gestion d’achat auprès d’un fournisseur pour les achats de marchandises ou de matières premières (vos produits courants destinés à la revente ou à la transformation).

La 3ème étape est la gestion de la facturation.

Par défaut, la facture se crée avec les quantités livrées.
Il faut donc créer votre facture une fois la réception effectuée (en réel et sur Odoo, voir étape 2 du flux d'achat).

Deux façons de faire :

• une facture pour un bon de commande,
• une facture pour plusieurs bons de commande (fusion).

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

1/ Facture à partir du bon de commande

• Lors de la réception de votre commande, (voir étape 2), la validation de vos bons de réception (IN) les a passé à l'état "Prêt", c'est à dire à facturer.
• Le bon de commande est la porte d'entrée à toutes les actions qui suivent (réception et facturation) : vous pouvez donc retrouver celui-ci dans le menu "Achats" (possible filtre par numéro ou fournisseur), puis cliquer sur le bouton"Créer la facture".
  

  

On voit ci-dessus que l'on peut retrouver dans le bon de commande le suivi des quantités commandées, livrées et facturées. Par ailleurs, on a un indicateur de suivi de la réception (ici à "Transféré").

Regrouper plusieurs bons de commande (PO) en une seule facture :

• 1ère méthode :
  • Aller dans le menu Achats et faire un filtre sur "Facture en attente".
  • Cocher les BL que vous voulez facturer, et aller dans Action > Facturation par lot.

Odoo génère autant de factures brouillon qu'il y a de fournisseurs parmi les BL sélectionnés. On retrouve toutes ces factures brouillon dans le menu "Facturation". Dans l'exemple ci-dessus, il y aurait une seule facture pour le fournisseur Harinck, à partir de 2 BL.

Dans les factures brouillon, on retrouve la référence du PO devant chaque libellé d'article dans la colonne "description" :

• 2ème méthode : dans le cas où vous avez une facture pour plusieurs bons de réception, vous pouvez rapprocher vos factures entre elles à l'aide de ce champ "complète automatiquement" => la facture brouillon sur laquelle vous êtes va se cumuler à une (ou plusieurs) existante(s) correspondant aux PO sélectionnés dans la liste :
  

  

2/ Facture à partir du bon de réception

• Vous pouvez aussi retrouver le bon de réception dans "Inventaire" >> "Réception", avec la possibilité de filtrer par numéro de commande ou par fournisseur. Par la suite il faut cliquer sur le raccourcipour revenir sur le bon de commande (voir ci-dessus) et créer la facture.

Opérations à réaliser avant de valider une facture brouillon

Import de facture fournisseur PDF dans Odoo

Si vous avez le bandeau vert ci-dessous, la meilleure option, est d'utiliser l'outil d'analyse automatique de votre facture : voir > LE TUTO <

Il vous permettra de gagner beaucoup de temps puisqu'Odoo fait pour vous toutes les étapes de vérification que sinon vous devriez mener manuellement (voir ci-dessous).

et / ou vérification manuelle des produits, quantités et prix d'achat

1. La première vérification à réaliser est de vérifier que les produits (et les quantités) de la facture papier sont les mêmes que ceux proposés par Odoo. Si ce n'est pas le cas, il peut s'agir :
   • d'une facturation indue de la part de votre fournisseur, qu'il faut régulariser : à voir avec lui ;
   • d'une erreur de saisie d'un produit de votre part lors de la sélection des produits; vous pouvez alors réaliser un inventaire partiel correctif pour corriger l'erreur. (généralement, un produit acheté à la place d'un autre) ;
2. la deuxième vérification a réaliser est celle du prix unitaire d'achat. Si le prix présent sur la facture n'est pas le même, vous pouvez appliquer le changement dans la fiche de votre produit en impactant le prix d'achat du fournisseur, ainsi que le prix de revient HT ; La taxe et le sous-total se recalculent dès que vous cliquez sur le bouton

3. Enfin, la dernière vérification consiste à corriger éventuellement les valeurs des TVA auto-calculées. Il s'agit généralement d'erreurs de centimes dues à des problèmes d'arrondis (la façon de calculer un total de TVA n'est pas normée en France, il est donc possible avec plusieurs logiciels différents d'avoir plusieurs totaux différents pour une même facture). Pour ceci, cliquer et modifier la valeur dans la colonne "Montant" pour qu'elle correspondant au montant sur la facture papier :

Ajout des informations fournisseurs

Les 3 champs suivants (mentions obligatoires) sont à retrouver sur la facture fournisseur papier, et à renseigner sur Odoo :

• La "date de facture" va avoir un impact sur la date comptable à laquelle la charge est constatée ;
• la "date d'échéance" va avoir un impact sur le lancement des paiements, et donc sur votre trésorerie ;
• le "Numéro de facture fournisseur" va vous aider et aider le service comptable à retrouver facilement la facture en cas de relance fournisseur, et d'éviter que vous saisissiez deux fois la même facture fournisseur (et donc que vous la payez deux fois);

Odoo n'accepte pas qu'un numéro de facture soit utilisé 2 fois pour un même fournisseur, or certains facturent à partir de carnets de factures papiers qui reprennent à 1 à chaque nouveau carnet, donc le cas de figure se présente de temps en temps. Dans ce cas, il faut indiquer la date de facture derrière le numéro, de sorte à faire une suite unique (plus de problème de doublon) : exemple le fournisseur vous donne une facture n°5 le 16 novembre 2020, vous pouvez écrire "5 - 16/11/2020"

Validation de votre facture

Une fois que vous avez réalisez ces différentes vérifications, cliquer sur le bouton.

NB : c'est le compta qui cliquera plus tard sur .

Pour aller plus loin

Fournisseur européen

• Si vous votre fournisseur est hors France ET situé en europe, la fiscalité Intra communautaire s'applique. Il faut pour cela paramétrer correctement votre fournisseur.
• Votre facture sera paramétrée ainsi :

• Sur chaque ligne de la facture, s'appliquera des TVAs négatives et positives. Le montant de la TVA sera donc nulle.

Manipulation sur les lignes

• Vous avez la possibilité de réordonnancer les lignes comme sur votre bon de commande en maintenant la souris appuyée sur l'icôneafin que l'odre affiché correspondent à celui de la facture, si cela vous aide à vous y retrouver ;
• Vous pouvez mettre un prix d'achat à 4 chiffres après la virgule pour solutionner certains problèmes avec des fournisseurs qui arrondissent parfois les calculs d'une façon différentes, ou avec certains fournisseurs qui ont des prix de ventes à 3 chiffres après la virgules ; (viandes notamment);

Flux d'Achat - (4) Mise à jour des informations fournisseur dans les fiches articles

La dernière étape (facultative) du flux d'achat consiste à mettre à jour les fiches des articles compris dans le bon de commande dès lors qu'il y a eu une modification du prix de revient ou des remises, sachant que par ricochet, cela impactera le prix de vente et les étiquettes :

1 : mise à jour du prix de revient (directement ou indirectement avec l'ajout d'une remise)

2. impact sur le prix de vente : calcul automatique possible grâce à la catégorie de marge

3. étiquettes à réimprimer : articles automatiquement cochés en "à réimprimer" => utiliser les catégories d'impression

Visionner le MOOC sur le flux d'achat.

1. Mise à jour du prix de revient

Pour lancer cette action, cliquer sur : apparaît alors un tableau avant/après

En vert ou rouge, les modifications qui ont été apportées via la facture sur le prix de revient.

Les colonnes avec les nouveaux conditionnements, P.U., remises (n'apparaît que s'il y a changement), unité de mesure ou Prix de Revient sont éditables (on peut écrire dedans).

En cliquant sur "Mettre à jour les informations fournisseurs", les prix de revient / prix unitaire de la fiche article sont mis à jour.

On peut aussi choisir d'ignorer tout ou partie des modifications.

Articles impactant le prix de revient Certains articles spéciaux (frais de transport, taxes, surcoût gazole...) ont la particularité d'impacter le prix de revient de tous les autres articles présents sur la facture. Par exemple, sur la facture suivante, les 5€ de frais de port vont se répartir sur les 2 autres articles de la facture et faire varier leur prix de revient : En cliquant sur , on peut laisser Odoo faire le calcul et mettre à jour le prix de revient dans la fiche article.

2. Modification du prix de vente

Pour cela, il faut aller dans Ventes >> Configuration >> Articles >> Catégories de marge.

OU

Depuis la facture, cliquer sur Action > Voir les produits pour modifier les prix : on obtient une vue éditable, avec différents champs sur lesquels on peut intervenir et notamment le prix de revient et le prix de vente.

Le code couleur signale un prix de vente incohérent (trop / pas assez cher) vis-à-vis de la catégorie de marge. On peut y remédier en cliquant sur les petites flèches qui ramènent le prix de vente au prix théorique.

Depuis cet écran, bien penser à activer la coche "peut être vendu" si elle avait été désactivée pour un article saisonnier par exemple.

Voir la fiche sur les catégories de marge.

3. Réimpression des étiquettes

Pour cela, il faut aller dans Articles >> Impression des étiquettes

Pour réimprimer uniquement les articles de la facture, rester sur l'écran ci-dessus (Action > Voir les produits pour modifier les prix), cocher les articles pour lesquels réimprimer les étiquettes, puis cliquer sur Action > imprimer les articles.

Voir la fiche sur l'impression des étiquettes.

Flux d'achat - (5) Les étapes en résumé

Visionner le MOOC sur le flux d'achat

Ci-dessous le descriptif des différentes étapes d'un achat dans Odoo, avec les statuts associés pour le bon de commande (POxxx), le bon de réception et la facture.

Etape dans Odoo	Statut du PO (menu "Achats")	Réception (menu "Achats")	Facture (menu "Achats")	Statut de la facture (menu "Facturation")
1. Création du PO
2. Envoi de la commande : clic sur
3. Confirmation : clic sur
4. Réception de la commande : clic sur puis
5. Création de la facture : clic sur
6. Saisie de la date et du n° de facture puis clic sur
7. Votre comptable clique sur
8. Votre comptable enregistre le paiement.

Autres statuts

	On peut annuler une commande via le bouton "annuler" tant que la réception n'a pas été faite (transfert de stock).
	Il arrive qu'Odoo considère qu'un PO est encore "à traiter" alors que pour vous il est terminé. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur le bouton "archiver" afin de l'archiver.

 

Cas de figure "facture en attente" alors qu'il y a bien une facture

Traduction : il y a au moins 1 article sur lequel il y a un décalage entre la quantité livrée et la quantité facturée.

Ce cas de figure se produit très régulièrement pour les articles au kilo (Fromages, Fruits et Légumes...), puisque souvent vous ne réceptionnez pas strictement la quantité prévue (ex. 956g de fromage au lieu d'1kg) mais vous ne saisissez le bon poids que dans la facture. Odoo considère qu'il reste des étapes à faire parce-que la quantité livrée est différente de la quantité facturée :

D'une manière générale, dès que la quantité livrée n'est pas égale à la quantité facturée dans le PO, Odoo considère qu'il est encore à traiter.

Comment résoudre ce cas de figure ? Cliquer sur le bouton "Archiver" pour archiver le PO si vous estimez que tout a été fait sur ce PO.

Comment éviter que cela ne se reproduise ? Il faut bien penser à mettre la juste quantité réceptionnée dès l'étape de réception et pas seulement dans la facture (ce qui permet, en plus, d'avoir des stocks justes !) :

 

La check-list du débutant :

Jour 1 : je passe ma commande 1. Menu Achats puis bouton (ou sélectionner un ancien POxxx et Action > Dupliquer) 2. Choix fournisseur + date prévue + bouton 3. Indiquer les quantités souhaitées puis clic sur 4. OU

Jour 2 : réception de la marchandise 5. Réception (en vrai) : comparaison entre le BL du fournisseur et le contenu de la palette 6. Sur Odoo : recherche du PO dans le menu Achats + clic sur (si modifications sur quantités / prix) 7. Bouton 8. Bouton PUIS bouton (mise à jour du stock)

Jour 3 : réception de la facture 9. Recherche du PO + clic sur 10. Vérification du montant avec la facture papier : si besoin ajustements dans Odoo 11. Saisie date de facturation + n° facture + bouton   SI CHANGEMENTS DANS LES PRIX 12. bouton (petite poubelle si je veux pas appliquer le changement sur une ou plusieurs lignes) <=> changement du prix de revient 13. bouton Action > voir les produits pour modifier les prix <=> ajustement des prix de vente. 14. Menu Articles > Impression des étiquettes. Clic sur la catégorie d’étiquettes puis « imprimer les produits obsolètes »