Point de vente
- 1 - Paramétrage du Point de Vente
- 2a - Ouverture et fermeture de caisse
- 2b - Opérations de caisse (achats par la caisse)
- 3 - Fonctionnement du point de vente tactile
- Option - Gestion des bons d'achat
- Option - Arrondi en caisse
- Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s
- Option - vente de paniers / coffrets regroupant plusieurs articles
- Option - cagnotte suspendue (café, baguette)
- Extraire la liste des remises exceptionnelles réalisées en caisse
- Option - bons cadeaux à utiliser en magasin
- Vérification des paiements d'une journée de vente via un export Odoo
- Proposer un service de Cashback moyennant commission
1 - Paramétrage du Point de Vente
Paramétrages sur lesquels vous êtes autonomes | Paramétrages à convenir avec le pôle informatique |
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Catégories du point de vente
L'objectif est de créer des catégories "mères" (ce sont celles que l'on verra en 1er lieu en se connectant au point de vente) et les sous-catégories ("catégories filles").
Nos préconisations :
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Aller dans Point de Vente >> Configuration >> Article >> Catégorie d'articles PdV et cliquer sur le bouton "Créer".
Saisir le nom, la catégorie mère et une image (facultatif), puis cliquer sur "Enregistrer"
Une fois le point de vente lancé, lorsque vous cliquerez sur "alcool" puis "Bière", la nouvelle catégorie s'affiche :
Une catégorie dans laquelle il n'y aurait aucun article de rangé ne s'affiche pas dans le point de vente. Ceci est particulièrement utile si vous utilisez les secteurs de vente (ex. Si vous avez un point de vente avec un secteur "épicerie" et un secteur "bar" par exemple), pour n'afficher que les articles de l'un ou l'autre des secteurs selon comment vous vous connectez.
- Pour attribuer en masse une catégorie de point de vente à des articles, on peut :
- soit aller dans le menu Articles > Vues éditables en ligne > Articles (PdV) puis sur chaque ligne article à modifier, écrire directement dans la colonne "Catégorie du point de vente" et utiliser le menu déroulant ou un mot clé pour trouver la bonne catégorie.
- soit aller dans le menu Articles, cocher tous les articles à rattacher à une catégorie donnée, puis faire Action > Edition en lots (Produits - PdV) et paramétrer comme suit :
Dans les 2 cas vous aurez sans doute besoin de filtrer sur les articles souhaités (par producteur, par catégorie, par nom...) AVANT de réaliser l'action de changer la catégorie du point de vente.
Paramétrage des articles
4 paramètres sont disponibles sur la fiche article, pour paramétrer vos produits en lien avec le point de vente :
- PdV - est affiché : cette case doit être cochée pour que le produit s'affiche en caisse. Cette case est utile lorsque vous avez des produits qui s'alternent, comme par exemple deux type de carottes, pour éviter que le caissier se trompe en caisse.
- Titre restaurant : cette case s'active automatiquement lorsque votre article est rangé dans une catégorie interne éligible aux titres restaurant, et à l'inverse elle reste décochée pour les articles qui ne rentrent pas dans le périmètre.
Bien que l'activation se fasse automatiquement, vous avez la main pour forcer vous-mêmes cette case à oui ou à non.
- PdV - Catégorie : la catégorie du point de vente dans laquelle votre produit apparaîtra.
- PdV - A peser : si la case est cochée, le système de saisie du poid et de la tare sera activé.
Le petit + pour un joli point de vente, c'est de mettre des photos sur les articles. ça se passe dans la fiche article : et ça donne ça :
2a - Ouverture et fermeture de caisse
1. Ouverture de la caisse
- Dans le menu "Point de vente" vous arrivez par défaut sur la vue "Tableau de bord" : c'est particulièrement pratique quand il y a plusieurs caisses, car le statut "en cours" ou "non utilisé" nous permet de connaître l'action à réaliser, entre clôturer une session ou en ouvrir une nouvelle.
- Cliquer sur le bouton
puis directement sur
si le fonds de caisse est inchangé depuis la fermeture de la veille (reporté automatiquement dans "solde d'ouverture").
- Sinon, cliquer sur
pour rentrer le fonds de caisse : soit en indiquant le nombre de pièces/billets de chaque sorte (1 ligne pour chaque dans le tableau), soit en indiquant directement le montant total (1 seule ligne avec "1" dans la colonne "Nombre de pièces/billets").
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Confirmer puis cliquer sur Ouvrir la session.
2. Fermeture de la caisse
2.A) Fermer le point de vente tactile
Vérifier :
- qu'il n'y a pas de ticket non validé : on peut fermer le point de vente avec des tickets non validés (et les retrouver en se reconnectant le cas échéant).
- que toutes les opérations ont été enregistrées (besoin d'une connexion pour cela) : le nombre de tickets non enregistrés s'affiche juste à gauche de "Fermer"
Puis
cliquer en haut à droite sur Fermer puis Confirmer.
: symbole correspondant à l'imprimante ticket de caisse
: connexion internet
2.B) Fermer la session en cours
2.C) (facultatif) Retirer de l'argent pour la banque
Si on a trop d'argent dans sa caisse, c'est une bonne idée d'en prendre une partie pour la banque !
C'est aussi à ce moment que l'on réfléchit au fond de caisse que l'on veut garder pour le lendemain.
- On sort l'argent physiquement.
- On indique cette sortie sur Odoo :
- 1. bouton "Retirer de l'argent"
- 2. le motif "Dépôt d'espèces en banque"
- 3. saisie du montant
- 4. clic à côté pour calculer la nouvelle différence
- 5. bouton "Appliquer"
Un récapitulatif des mouvements d'argent apparaît en bas de page :
2.D) Compter son fond de caisse
Pour chaque moyen de paiement on va compter ce que l'on a récolté dans la journée.
- Cliquer sur le petit billet en bout de ligne : ici "Espèces".
- Un tableau apparaît, il s'agit d'inscrire le fonds de caisse à la fermeture dans la colonne "Solde réel de fermeture" :
- soit en indiquant le nombre de pièce, ligne par ligne (pour les pièces de 1€, de 2€ etc.) => pour les espèces,
- soit en indiquant la somme totale.
2.E) Analyser la situation et régler ses erreur de caisse
Odoo nous calcule la différence entre la pratique (ce que l'on a physiquement dans les mains) et la théorie (ce qu'on devrait avoir dans les mains selon les ventes enregistrées sur Odoo).
L'objectif de la clôture de caisse est d'obtenir 0 € de différence totale.
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Sur cet exemple, on a :
- -0,46€ en espèces, à traduire par "il manque 0,46€ dans la caisse" : on devrait avoir 89,91 € (solde initial) + 123,20 € (total transactions) = 213,11 €.
- 25,50 € de trop en chèques à mettre en parallèle avec 25,50 € manquants en CB : ce qui fait penser à une erreur dans le choix du moyen de paiement.
Erreur de caisse
Erreur négative | Erreur positive |
= une ou plusieurs ventes marquées sur Odoo n'ont pas bien été réglées. | = trop d'argent dans la caisse |
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Cela peut provenir :
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Autres explications possibles :
Dans les 2 cas :
- Si le fonds de caisse initial n'était pas correct, le solde final ne sera pas celui attendu. Par défaut, Odoo reprend le solde de caisse de la veille, mais s'il n'était pas juste ou si des opérations ont été faites entre temps, il faut bien penser à cliquer sur le bouton "régler le solde d'ouverture" pour rectifier.
- Il peut y avoir une erreur sur le moyen de paiement (erreur positive sur un moyen de paiement / négative sur un autre). Voir chapitre suivant ci-dessous.
Erreur supérieure à 20€
- Si l'erreur est inférieure ou égale à 20 € (en valeur absolue), on peut utiliser ce bouton :
(un raccourci pour déclarer une erreur de caisse de manière simple).
- Sinon :
- erreur positive, cliquer sur
- erreur négative, cliquer sur
- PUIS
- choisir le motif de mouvement "Erreur de caisse",
- sélectionner le journal de paiement,
- dans le 2ème champ "motif", inscrire un commentaire,
- saisir le montant de l'erreur de caisse.
- erreur positive, cliquer sur
Erreur de moyen de paiement
Le but est de retrouver le ticket (la commande) où se cache l'erreur :
- 1) Soit directement dans Commandes car on sait à peu près l'heure où le montant du ticket
- 2) Soit depuis la caisse, en cliquant sur le moyen de paiement qui pose soucis, puis en notant le numéro de ticket.
Exemple pour 2) |
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On peut cliquer sur la ligne Espèces ou Chèques vu que l'erreur concerne les deux. On clique sur Chèques car il y aura moins de ventes |
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On repère la ligne avec 52,72€ On repère le numéro de la commande, ici qui fonit par 308 |
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On va dans Commandes / Commandes et on cherche 308 en enlevant le filtre "Aujourd'hui" si ce n'est pas d'aujourd'hui ;) |
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Dans les actions proposées en tête de commande, choisir "changer les paiements" : un tableau s'ouvre avec une partie haute "anciens paiements", et une partie basse "nouveaux paiements" à compléter.
A l'issue, il y aura 3 lignes de commandes : la ligne initiale en positif, une 2nde ligne avec un paiement négatif sur le même journal de paiement, et une 3ème ligne en positif avec le nouveau journal de paiement.
Les changements de paiement doivent être faits le jour de la clôture de caisse, sinon ils iront impacter une autre session sans corriger celle sur laquelle vous travaillez !
2.F) Fermer cette session
Quand toutes les différences sont égales à 0, on peut fermer la caisse !
Pour ça, bouton "Valider la fermeture et les écritures comptables"
Visionner le MOOC sur le point de vente.
2b - Opérations de caisse (achats par la caisse)
Petits achats avec la caisse
Avec l'argent de la caisse, vous pouvez réaliser de petits achats en journée - tel que payer un parking, une baguette, des gants..
Ne pas payer vos fournisseurs avec cette fonctionnalité
Garder bien les tickets de caisse pour être ami·e avec votre comptable !
Pour l'utiliser :
- Aller sur le détail de la session en cours (en faisant fin de session ou par commandes > sessions) et cliquer sur "retirer de l'argent"
- Compléter le motif, journal espèces, montant et cliquer sur "appliquer" :
Si le motif de mouvement "Achat réalisé par la caisse" n'existe pas sur votre activité, vous pouvez demander sa création au service informatique.
Visionner le MOOC sur le Point de Vente.
3 - Fonctionnement du point de vente tactile
Le tuto vidéo : https://tube.grap.coop/w/eGQDLZxth2kt5BgJE7YHqg
Pas forcement tout à jour mais qui permet de voir les grandes fonctionnalités !
Lancement du point de vente
- Aller sur "Point de Vente" / "Tableau de bord" / "Nouveau" (ou "Reprendre" si la dernière session n'a pas été fermée).
Si besoin, cliquer sur "Réglez le solde d'ouverture" pour saisir votre fond de caisse (voir fiche "Ouverture et fermeture de caisse"). Puis cliquer sur "Ouvrir la session" et "Continuer la vente".
Un écran noir de chargement apparaît alors, et le point de vente va charger dans la mémoire de votre navigateur, toutes les informations nécessaires au fonctionnement de la caisse. Cette opération prend un peu de temps (de 10 à 30 secondes). elle permet à la caisse de continuer à fonctionner même si vous avez des coupures d'Internet.
- Le point de vente tactile s'affiche une fois le chargement terminé.
Nous vous encourageons vraiment à utiliser l'écran tactile même s'il n'est parfois pas très intuitif dans un premier temps : cela vous fera gagner un temps certain une fois le coup de main pris.
Sélection des produits
vous avez 3 façons de sélectionner un produit :
Scan du code barre |
Si votre produit n'est pas reconnu dans la base d'Odoo, un message d'erreur s'affichera. NB : les tickets restaurant peuvent également être scannés. |
Recherche par catégories et sous-catégories |
En cliquant sur les catégories de produits, vous n'afficherez que les produits de cette catégorie : |
Recherche par nom de produit |
Taper dans la barre de recherche un mot-clé permettant de filtrer sur les articles contenant ce terme : Le bouton |
Produit à peser
Si votre produit est marqué comme "à peser" sur sa fiche, un écran supplémentaire s'affiche, qui permet de saisir le poids brut, et éventuellement une tare. Odoo calcule alors le poids net et indique le prix total.
Création d'un ticket
Sélectionner les produits un par un. Vous pouvez intervenir sur :
- la quantité : en cliquant plusieurs fois sur l'article, ou en cliquant sur "Qté" puis en indiquant le nombre sur le pavé numérique.
Dans le cadre d'un retour, cliquer sur pour mettre une quantité négative.
- le prix unitaire : en cliquant sur "Prix" et en modifiant le prix.
- la tare : même procédé
ou appliquer une remise (ex. -20% sur fruit abîmé).
Lorsque la remise concerne tout le ticket (client avec une tarification particulière), il faut choisir une liste de prix, dans la liste convenue avec le pôle informatique (c'est lui qui les créé pour vous) :
Pour supprimer une ligne du ticket, il faut la sélectionner, et cliquer 2 fois sur.
Situations rencontrées en caisse :
Mettre en attente
Si un client tarde à vous payer (doit aller retirer de l'argent, etc...), et que vous souhaitez commencer à saisir un nouveau ticket, vous pouvez laisser le ticket en attente, en cliquant sur le bouton "+" pour créer une nouvelle note.
Annuler une vente
Si le client ne souhaite plus confirmer la vente, vous avez la possibilité de supprimer la vente en cours en cliquant sur le bouton "-". Il faudra confirmer la suppression à l'affichage du message de validation.
Faire un retour / échange
Retour : si le client rapporte un ou plusieurs articles, il faut faire un ticket négatif comme suit :
- Sélection de l'article à retourner
- Clic sur +/-
- Sélection de la quantité à retourner
- Clic sur Paiement
- Choix Espèces et rendu de monnaie
Erreur sur le produit : si vous vous êtes trompé·e sur une sélection de produit, et qu'un client fait une réclamation, vous pouvez réaliser un ticket correctif pour corriger la vente précédente.
Si par exemple, vous aviez sélectionné la gourde d'1L au lieu de son équivalent en 500mL :
- créer un nouveau ticket
- Sélectionner le bon produit à vendre
- Sélectionner ensuite le produit indûment vendu, et affectez-y une quantité négative
- Valider la vente, et rendez éventuellement le différent en espèce.
Cette opération aura pour avantage de :
- corriger l'état des stocks dans Odoo
- corriger la ventilation des ventes, dans le cas où les produits étaient des produits de dépôts vendeurs.
Faire une vente livrée (vente avec paiement différé)
Créer le ticket, choisir le client (voir explication plus bas) puis cliquer sur "Créer une vente" :
Sélectionner "Créer une vente livrée" et confirmer dans la fenêtre qui s'ouvre ensuite.
Un bon de commande client est créé dans le menu "Ventes" d'Odoo.
Les articles vendus sont sortis du stock, pour autant aucun paiement associé n'est enregistré sur le moment.
On ne peut pas faire de vente livrée avec des quantités négatives (ex. retour de consigne)
Lorsque le client vient payer son dû (à une date ultérieure en principe), il ne faut pas le considérer comme une recette lié à cette session du point de vente, il faut le compter à part, sous peine d'avoir une erreur de caisse.
Pour enregistrer le paiement, il faut aller sur le bon de commande dans "Ventes", cliquer sur "créer une facture" puis indiquer la date de facture, valider et enregistrer le paiement.
Réaliser un devis
Idem que pour une vente livrée, sauf que les articles ne sont pas sortis du stock, et dans "Ventes", c'est un devis brouillon (pas encore à l'état de bon de commande) que l'on trouve.
Opérations sur des tickets déjà validés
Ce petit pictogramme donne accès aux anciens tickets. On peut les rechercher par client (si sélectionné lors de la vente) ou par référence de commande*.
Les 10 derniers sont affichés par défaut, mais l'on peut faire une recherche pour retrouver d'autres tickets plus anciens, y compris ceux de sessions clôturées.
A partir de là, on peut rééditer un ticket de caisse , le dupliquer (le ticket créé pourra être modifié)
, ou faire un remboursement (là aussi, cela génère un ticket négatif qui peut être modifié)
.
Une fois la vente terminée, on ne peut plus générer de facture. Si un client en demande une après coup, il faudra retrouver le ticket et le rééditer, il fera office de facture.
*Retrouver la référence d'un ticket :
|
Dans le cas où des articles du ticket rappelé ne sont plus disponibles dans le point de vente, on obtient le message d'erreur suivant : . Il faut alors contacter le pôle info pour qu'il retrouve les articles concernés (les codes du message d'erreur sont les identifiants informatiques des fiches articles), les remette dans le point de vente le temps de rééditer le ticket, puis les décoche de nouveau ensuite.
Affecter un·e client·e à une vente
Cliquer sur "Client" :
Vous pouvez alors sélectionner un client existant ou en créer un nouveau
Il existe 3 situations pour lesquelles il est utile voire indispensable d'identifier le client :
- établir une facture (on ne peut pas faire de facture anonyme)
- faire une vente livrée ou un devis depuis le point de vente
- appliquer une tarification particulière / liste de prix (ex. -10% de remise sur l'ensemble du magasin), bien qu'il soit possible de définir la liste de prix même sans sélectionner le client.
Si le client a une tarification particulière, le montant du ticket en cours sera automatiquement recalculé.
Saisie des paiements
- cliquer sur "Paiement", puis sur le moyen de paiement utilisé par le client (il peut y en avoir plusieurs)
- Odoo indique éventuellement la monnaie à rendre
Cashback
Voir > ICI <
Titres / tickets restaurant
Demande au pôle info de t'activer l'option sur Odoo après avoir vu avec le pôle compta comment ça fonctionnait !
L'éligibilité au titre restaurant est matérialisée par le pictogramme
Lui-même vient de la coche "titre restaurant" de la fiche article, qui est héritée de la catégorie d'article :Bien que le paramétrage de cette coche ne passe pas par vous (vous ne créez pas les catégories d'article), vous avez la main pour forcer cette coche.
Lors du paiement, un tableau récapitulatif permet de consulter rapidement le montant éligible aux titres restaurant, le montant maximum autorisé par la loi, et le montant saisi (ou bipé, si vous scannez le code barre du ticket restaurant). Si le montant éligible ou le montant maximum, ou les deux sont dépassés, une alerte se déclenche :
Ces alertes n'empêchent pas le paiement : on peut tout de même valider.
Validation des paiements
Cliquer sur Valider,
puis imprimer le ticket si le client le demande et passer à la commande suivante !
Suivi de la marge dans le point de vente
La marge réalisée sur chaque article et la marge globale calculée sur le ticket (en tenant compte de la liste de prix appliquée) s'affichent directement dans le point de vente.
Cela permet surtout de repérer en temps réel les éventuelles erreurs de paramétrage (voir ci-dessous le chou vert) dans les fiches articles pour faire les correctifs et éviter de fausser la marge dans Odoo durablement.
Si cet affichage vous dérange vis-à-vis des clients qui visualisent votre écran de caisse par exemple, sachez qu'il est possible de le désactiver.
Éditer un "Z"
Le bouton permet de sortir sur l'imprimante ticket de caisse un récapitulatif des ventes de la session, article par article (ne figurent que les articles passés en caisse), en ordre alpha, avec la quantité vendue pour chacun.
Éviter d'imprimer le "Z" en fin de journée quand on est une grosse épiceries avec plein d'articles : on peut rapidement être au bout du rouleau (de l'imprimante !).
Fonctionnement sans internet
Le point de vente continue à fonctionner si vous avez des coupures d'internet pendant la journée. Dans ce cas, les ventes vont être gardé sur votre navigateur, et seront envoyées quand vous aurez de nouveau une connexion. Un indicateur en haut à droite mentionne le nombre de tickets non transmis au serveur.
Avant de fermer votre caisse en fin de journée, assurez vous que tous les tickets ont été transmis au serveur.
Dans le cas contraire, merci de ne pas fermer votre caisse, et de contacter le service informatique.
Pour accélérer la synchronisation, vous pouvez cliquer sur l'icône .
Quand vous récupérez une connexion :
- cliquer sur le nombre de ticket non transmis
- Attendre que les ventes se transmettent (cela peut prendre plusieurs minutes, s'il y a beaucoup de tickets non transmis).
- une fois que l’icône est de nouveau verte, vous pouvez fermer votre caisse
Si vous aviez des tickets non validés (pas de paiement) et qu'une coupure survenait, sachez qu'au redémarrage, vous pourriez retrouver vos tickets en l'état.
Visionner le MOOC sur le Point de Vente.
Option - Gestion des bons d'achat
Le bon d'achat consiste à "vendre" un produit de type service, qui pourra être réutiliser ultérieurement par le client (ou un autre client) dans le cadre d'un futur achat.
Pour le moment, Odoo permet de gérer correctement d'un point de vue comptable et fiscal la "vente" et l'utilisation des bons d'achat. Par contre, l'outil ne permet pas de générer des bons d'achat uniques (avec code barre), comme d'autres logiciels peuvent parfois le faire. Il faut donc du côté de l'activité, réfléchir à comment générer et suivre ces bons de commandes. Papier spécial, entête, etc...
Paramétrage
Si vous décidez de gérer des bons d'achats, vous devez contacter le service comptable ou informatique pour demander la création d'un produit spécial et son paramétrage correct d'un point de vue fiscal et comptable.
Vendre un bon d'achat
A la vente, vous devez ajouter le bon d'achat que vous vendez sur le ticket de caisse, comme n'importe quel produit :
-
Choisir le produit "Bon d'achat"
-
Cliquer sur le bouton Prix, et renseigner la valeur du bon d'achat
Le ticket de caisse d'Odoo peut éventuellement servir de preuve pour le client, mais les tickets de caisse ont tendance à se détériorer avec le temps, car il s'agit d'impression thermique.
Exemple de ticket de caisse
Utiliser un bon d'achat
Lorsque le client revient pour utiliser son bon d'achat, vous devez :
-
Choisir le produit "Bon d'achat" ;
-
Cliquer sur le bouton "+ / -" afin de renseigner un prix négatif ;
- Cliquer sur le bouton Prix, et renseigner la valeur du bon d'achat ;
Exemple de ticket de caisse
Cas d'une utilisation partielle
Si la valeur du bon d'achat ne couvre pas les achats réalisés vous avez deux solutions.
1/ Rendre l'argent au client
Exemple de ticket de caisse
paiement associé
2/ Editer un nouveau bon d'achat reliquat à donner au client :
Dans ce cas, il faudra combiner un bon d'achat reçu comme paiement, et un bon d'achat vendu.
Exemple
Dans ce cas spécial, le total du ticket est nul, et vous devez donc valider un paiement nul, pour terminer la vente.
Impact comptable et fiscal
-
Comptablement, la vente ou l'utilisation d'un bon d'achat n'a pas d'impact sur le résultat de l'activité, car le compte ventilé est un compte 4 (un compte de bilan) ;
-
Fiscalement, la vente d'un bon d'achat de 10€ n'est pas assujetti à TVA
Suivi des bons d'achats
La somme des bons d'achats édité correspond à des dettes que vous avez vis à vis de vos clients. Il s'agit donc de trésorerie que vous allez devoir rembourser. A ce titre, vous pouvez suivre le solde de ce compte en consultant le compte "467BA - bon d'achat" de votre bilan d'activité, via la moulinette, ou en demandant un export à votre comptable.
Annulation des bons d'achats obsolètes
Vous pouvez raisonnablement penser qu'un bon d'achat édité il y a 3 ans et qui n'aurait pas été utilisé à été perdu. Dans ce cas, vous pouvez annuler cette dette client et constater un produit de gestion. Cette opération peut-être réalisée en fin d'année, lors de l'analyse des chiffres avec l'aval du service comptable.
Ce produit de gestion courant est lui assujetti à TVA. (20%)
Option - Arrondi en caisse
En place chez 3PP, CRB, HAL, DTB, GEN et VEV
Mise en place
L'arrondi en caisse est géré sous la forme d'un article spécial "Arrondi en caisse" créé par le pôle informatique. Avant toute chose, il faut donc adresser une demande par mail à support-informatique AROBASE grap.coop en précisant le nom de l'association bénéficiaire.
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Utilisation
A chaque passage en caisse, vous pouvez proposer au client d'arrondir sa note : s'il accepte, il faut ajouter au ticket l'article "Arrondi en caisse" et indiquer le montant en centimes d'euros.
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Comment reverser l'argent récolté à l'association ?
- Il faut tout d'abord créer une fiche client pour l'association destinataire des dons
- Aller ensuite dans le Tableaux de bord >> Activité - Vente de produits (Activité connexe) et filtrer sur l'article "Arrondi en caisse" :
- Noter le montant à reverser dans la ligne "Total"
La fin de la procédure (ci-dessous) ne fonctionne pas pour l'instant => se rapprocher de son ou sa comptable pour "vider" le compte arrondi en caisse et le déverser au destinataire choisi.
Aller dans Facturation >> Client >> Avoir et créer un avoir :
-
- pour le client "association" que vous aurez créé au préalable,
-
à la date du jour,
-
en sélectionnant l'article "arrondi" et en indiquant dans "P.U." le montant noté en étape 3,
-
Cliquer sur Enregistrer puis Valider,
-
Cliquer ensuite sur "Envoyer par courriel" ou "Imprimer",
-
Puis enregistrer le règlement.
En retournant dans le suivi d'activité le lendemain, on constate que la ligne "Total" est à 0.
Option - Point de vente pour restaurateur·ice·s
La gestion de tables
Visionner le MOOC sur le Point de Vente.
La création et la gestion de tables dans le point de vente requiert une intervention préalable du pôle informatique. Il faudra indiquer dans votre demande si vous souhaitez gérer plusieurs étages ou un seul.
L'écran d'accueil du Point de vente est désormais votre plan de tables.
Lors de la 1ère connexion, il vous faudra le dessiner :
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Ajouter une table |
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Indiquer le nombre de sièges |
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1 clic pour passer d'un modèle de table angulaire à une forme arrondie (le sens inverse sera ensuite possible) |
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Choisir la couleur de la table |
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Dupliquer la table sélectionnée |
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Nommer la table |
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Supprimer la table |
On peut également en maintenant la souris appuyée jouer sur la taille et la forme (carrée ou rectangulaire, ronde ou ovale) de la table.
Ensuite, il suffit de cliquer sur une table pour retrouver l'écran du point de vente habituel, sachant que les tickets que vous ferez seront associés à la table en question :
Ci-dessous, nous voyons que nous sommes sur le ticket 1 de la table "T1" de l'étage "RDC" :
Fonctionnalités qui vont avec la gestion de tables :
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La possibilité de définir le nombre d'invités sur un ticket (à des fins statistiques principalement*) La table se colore selon le nombre de tickets ou d'invités identifiés :
*on retrouve les stats en question dans |
||||||
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Pour déplacer des personnes d'une table à l'autre (concerne le ticket en cours : si vous avez plusieurs tickets sur une même table, il faut répéter l'action "transfert" pour chaque ticket). |
Autres fonctionnalités qui peuvent fonctionner indépendamment :
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Un moyen de personnaliser la commande (note), à combiner avec la fonctionnalité d'envoi en cuisine (sur une 2è imprimante ticket) via le bouton "commande" |
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Au moment du paiement, pour partager l'addition :
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Permet d'imprimer l'addition avant même l'encaissement. |
Diviser en x parts égales
Odoo ne traite pas (encore) ce cas de figure : vous pouvez calculer par vous mêmes le montant individuel, puis encaisser tour à tour les personnes et voir le restant dû diminuer jusqu'à être nul :
exemple :
:
Par contre, pas possible d'éditer une facture ou un ticket de caisse individuel dans cette situation. Ce qui pose problème pour les personnes qui font des notes de frais.
Chacun.e paie sa part MAIS on partage la bouteille de vin
On procède par étapes : chacun.e paie d'abord ce qu'iel a mangé (bouton "diviser"), PUIS lorsqu'il ne reste plus que la bouteille, on passe sur la 2nde façon de faire (la calculette pour savoir combien chacun.e doit payer, puis encaissements successifs).
Impression de commandes pour l'arrière cuisine, la tireuse etc.
On peut paramétrer une ou plusieurs imprimantes ticket de caisse classique (TMT20-III) pour imprimer des tickets destinées aux préparateur·rices de commandes (c'est à dire en cuisine, au bar etc.)
Installation technique : Pour cela, pour chaque imprimante, il faut avoir un ordi sur Linux Ubuntu, connecté au réseau local, sur lequel on installe pywebdriver. Ordi qui communique en USB avec l'imprimante ticket de caisse classique (TMT20-III).
Sachant que l'on peut bien sûr utiliser son imprimante ticket de caisse pour les tickets clients ET pour imprimer les commandes
Le reste est expliquer en vidéo ici
Option - vente de paniers / coffrets regroupant plusieurs articles
Lorsque vous associez plusieurs articles pour réaliser un panier, il y a 2 enjeux :
- mettre à jour le stock de chaque article (-1 à chaque panier vendu),
- suivre les ventes d'un article autre, nommé "panier" par exemple (+1 à chaque vente, et tarif à votre main, pas forcément égal à la somme du prix des articles le composant).
Voici la procédure à suivre :
Avant-propos : faire une demande à support-informatique AROBASE grap.coop pour demander la création d'une utilisation interne "création de panier"
La solution n'est pas parfaitement ergonomique, mais fait l'affaire en terme de comptabilité et de gestion de stocks.
1 nouvel article "panier" ou "coffret" et une utilisation interne
1. Créer un nouvel article "Panier de légumes" à vendre à la 1PCE.
- Si l'ensemble des produits à l'intérieur du panier ont la même tva : chouette, tu prends celle-ci
- Sinon, tu prends la tva la plus haute - pas d'autres moyens pour le moment
- C'est cet article que tu vendras à la caisse
Créer autant d'articles que de cas particuliers que vous voulez analyser (article panier anti-gaspi, article panier 20%, article panier 5%)
2. Utiliser les utilisations internes pour déstocker le contenu des paniers
- Dans module Entrepôt / Utilisations internes / Bouton
Créer
- Choisir le type "XXX - Création Panier" (que le service informatique doit créer)
- Pour dire "je prends 1kg de patates et 500g de tomates", tu écris Patates quantité 1kg et Tomates 500g
- Ainsi tes patates et tomates ont été déstocké
3. Le vendre en caisse
- Dans le point de vente, rechercher l'article "panier" dès qu'il passe en caisse (et non l'ensemble de ses composantes).
Pour faire des stats sur un des articles qui figure dans le panier, il faudra regrouper les ventes de l'article en question et les ventes de l'article panier.
CAS PARTICULIER : composition des paniers / coffrets "à la carte"
Utiliser la procédure ci-dessous ne permet pas de suivre la quantité de chaque élément du panier vendu.
Dans le cas de coffrets de bières par exemple, on aimerait avoir l'information des bières qui se vendent le mieux, avec ou sans coffret, dans l'outil de tableaux de bord d'Odoo, et l'on ne peut pas l'obtenir en sommant le nombre de coffrets vendus + ventes de l'article en question, puisque la composition du coffret est variable.
On peut alors aller sur une alternative, à savoir un article de "remise coffret" avec prix variable (ex. si j'achète 3 bières à 6 € en coffret, je paie 17 €, soit une remise de 1 €).
Ainsi on peut comptabiliser le nombre de coffrets vendus en comptant le nombre de fois où l'article remise coffret a été vendu, et comptabiliser le nombre de bière de chaque sorte a été vendu directement dans le tableau de bord "ventes de produits" avec la vue article.
En bref
Procédure avec les utilisations internes |
Procédure avec un article de remise coffret / panier |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Option - cagnotte suspendue (café, baguette)
Ex. Pain solidaire chez CRB / café suspendu chez DTB
Le principe : c'est un système de solidarité par lequel les client·e·s peuvent financer la baguette ou le café d'une personne dans le besoin sans savoir qui et quand.
Pré-requis : demander la création d'un article spécial "cagnotte suspendue" au pôle informatique.
Dans Odoo, ça fonctionne un peu comme un bon d'achat :
- Quand quelqu'un·e achète un article suspendu, on ajoute au ticket l'article "cagnotte suspendue" avec le montant correspondant, et en parallèle l'épicier·e l'inscrit quelque part sous forme de bâtonnage : souvent sur un affichage au vu de tou·te·s dans le magasin.
- Lorsqu'une personne se présente pour bénéficier de cet article suspendu, iel passe en caisse et on met sur le ticket :
- l'article offert (café / pain / repas...) avec le prix habituel
- l'article "cagnotte suspendue" avec un montant négatif équivalent au prix de l'article
- la note est à 0, les stocks sont ok
- l'épicier·e enlève un bâton sur l'ardoise d'affichage
- l'article offert (café / pain / repas...) avec le prix habituel
Extraire la liste des remises exceptionnelles réalisées en caisse
A ne pas confondre avec les listes de prix !
L'objectif est d'extraire la liste des lignes de ticket sur lesquelles il y a une remise, pour analyser les articles / catégories d'article les plus concernés et l'impact sur la marge des remises en question.
- Aller dans Point de vente > Commandes > Lignes de vente
- Supprimer le filtre
- Faire un filtre pour encadrer la période de vente voulue : bouton
> Ajouter un filtre personnalisé, sur le critère "Créé le" (= date de vente) et l'opérateur "est entre".
- Faire également un filtre sur Remise > 0 :
- Afficher toutes les lignes (pas seulement les 80 premières, affichage par défaut) en haut à droite en remplacant 1-80 / xxx par 1-xxx / xxx :
- Cocher tout
- Cliquer sur le bouton
- Retravailler sur la feuille de calcul (libre office, excel...) par % de remise, par article, etc.
Option - bons cadeaux à utiliser en magasin
C'est une situation qui se présente surtout à l'occasion des fêtes de fin d'année : les bons cadeaux à utiliser en magasin ou chez un.e transfo pour Noël.
3 cas de figure :
- Vous souhaitez offrir un bon d'achat à des client.e.s
- Un client souhaite offrir à ses salarié.e.s / proches un bon d'achat dans votre activité
- Un client souhaite alimenter le compte client de ses salarié.e.s / proches dans votre activité
1. Vous souhaitez offrir des bons d'achat à des client.e.s
Ex : situation la Ségoline
Il faut :
- réaliser vos bons d'achat matériels (coupons papier)
- informer la compta de ces dons (montant / destinataire)
si vous n'avez pas encore d'article "bon d'achat" ou "bon cadeau" dans votre Odoo, demander au pôle info de le créer
- quand la personne vient consommer ce bon d'achat, vous sélectionnez l'article bon d'achat avec le montant en négatif => au final, c'est la seule action à faire dans Odoo.
2. Un client souhaite offrir à ses salarié.e.s / proches un bon d'achat dans votre activité
Ex : situation Epiforie
Il faut :
- réaliser vos bons d'achat matériels (coupons papier)
- faire une facture client avec l'article "bon d'achat" ou "bon cadeau"
si vous n'avez pas encore d'article "bon d'achat" ou "bon cadeau" dans votre Odoo, demander au pôle info de le créer
- quand une personne vient consommer ce bon d'achat, vous sélectionnez l'article bon d'achat avec le montant en négatif.
3. Un client souhaite alimenter le compte client de ses salarié.e.s / proches dans votre activité
Ex. situation chez ACR et PRE
Il faut :
- faire un mail au pôle informatique avec :
- le nom du client acheteur
- le nom des personnes destinataires
- le montant à créditer sur les comptes clients
- ça se traduira par :
- d'une part une facture client
- d'autre part une "OD" (opération comptable) pour alimenter les comptes clients.
Vérification des paiements d'une journée de vente via un export Odoo
Ce tuto vous sera utile si vous souhaitez extraire la liste des passages en caisse (commandes) avec un moyen de paiement donné.
Voici comment procéder :
- Aller dans Point de vente > Commandes > Commandes
- Retirer le filtre
- Ajouter éventuellement un filtre de date (après le xxx) :
- Enfin, créer un filtre avancé comme suit :
NB : en cas de multi paiement (quand une commande est réglée en partie en titre restaurant puis complétée en CB par exemple), on retrouve bien la commande dans les 2 recherches (pour peu que l'on veuille lister d'une part les paiements TR et d'autre part les paiements CB), MAIS avec le montant global de la commande à chaque fois.
Proposer un service de Cashback moyennant commission
Le cadre légal
- Les clients doivent obligatoirement acheter quelque chose pour en bénéficier
- Le maximum pouvant être rendu en espèce est de 60€
- Seul les paiements CB peuvent donner lieu à un remboursement en espèces (pas de paiement par chèque)
- Il y a en principe une obligation d'affichage quand à ça
Dans Odoo
Si le client paie en CB un montant supérieur au montant dû, alors vous faites distributeur de billet ("cashback").
Un message vous en informe :
Si vous voulez rendre ce service payant, il faut demander au pôle informatique (support-informatique AROBASE grap.coop) de créer un article "commission sur cashback".
Ensuite, vous ajouter l'article sur le ticket avec le montant (calculé par vous), et vous poursuivez classiquement avec le paiement.