OPTION - Commandes groupées

Présentation générale


image-1632990245958.png La gestion des commandes groupés se fait via le menu "Commandes Groupées".


Les différent·e·s utilisateur·rice·s

Il existe 3 profils d'utilisateur·rice·s de ce menu :

Dans Odoo, on mentionnera aussi les activités de dépôt : celles chez lesquelles sont entreposés provisoirement les commandes (ex. la Super Halle à Lyon). Une activité peut être à la fois activité de dépôt et un des 3 autres profils.activités de dépôt

Les fournisseur·e·s et s'y abonner

Dans Achats groupés >> Fournisseurs, on trouvera une liste de la totalité des activités de Grap, ainsi que les fournisseur·e·s qui ont été renseignés dans l'outil.

On peut voir pour chacun·e :

image-1632990566641.png

S'abonner ?
S'abonner à un·e fournisseur·e permet d'être ajouté automatiquement aux commandes groupées qui seront lancées ! Comme ça, on ne loupe plus de commande groupée :)

Notifications

On peut personnaliser l'envoi de notifications dans le menu "Préférences" (en haut à droite dans Odoo) :

image-1650871590347.png

Ainsi, on peut être abonné automatiquement aux nouveaux fournisseurs, recevoir une notification lorsqu'une nouvelle commande démarre ou se termine :

image-1650871629928.png

Les commandes

La gestion des commandes (préparation, suivi, historique) se fera dans le sous-menu "Commandes" :

image.png

Une fois le délai de commande terminé, Odoo fait en sorte qu'aucune commande ne reste à l'état "brouillon" :
    1. pour les commandes qui n'ont jamais été saisies (montant nul) => passage à l'état "ignoré"
    2. pour les commandes saisies, mais pas confirmée => passage à l'état "confirmé"
    3. pour les commandes saisies, mais l'un des franco n'a pas été atteint (poids ou montant) => reste à l'état "brouillon" + un mail est envoyé à la société pivot avec le récap des commandes, expliquant pourquoi certaines commandes sont encore bloquées en brouillon. La société pivot peut intervenir pour compléter manuellement la commande, ou la passer en "ignoré".


J'achète dans une commande groupée

Si vous êtes plutôt vidéo, une vidéo tutoriel est disponible ici, mais attention, la vidéo ne tient pas compte des dernières livraison, et notamment pas du point 4. de ce tuto, qui est essentiel !!!

Les commandes groupées sont créées :

Chaque activité acheteuse passe commande

1. Retrouver les commandes à remplir

Dans le sous-menu "Commandes", les commandes sont réparties comme suit :

image.png

Pour une activité acheteuse qui s'est abonnée au fournisseur, dès qu'une commande groupée est lancée (par l'activité pivot et seulement par celle-ci), on voit apparaître une commande à remplir dans le premier écran de l'application Commandes groupés > Mes commandes à saisir.

On se met alors en modification, puis on complète les quantités  dans la colonne dédiée (2) et enfin on confirme.

image.png

Ensuite, on peut "remettre en brouillon" si on veut rectifier sa commande (avant la date de fin) et/ou dupliquer cette commande dans son Odoo en créant un "PO" : voir point 4/.

image.png

On peut aussi passer commande à un.e fournisseur.euse pour lequel.le l'activité n'est pas abonné.e dans "commandes groupées en cours". Auquel cas, il faut cliquer sur la commande de son choix et cliquer sur image.png.

2. Délai des commandes

Chaque commande est encadrée dans le temps par une date de début, une date et heure de fin (après lesquelles on ne peut plus commander) et une date de dépôt.

Pour rapidement voir les commandes à remplir rapidement, un code couleur a été choisi :

24h avant la fin de la commande
72h avant la fin de commande
Au delà de 72h avant la fin de la commande


3. Remplir les commandes

Avant tout, si la livraison doit se faire dans un autre lieu que votre adresse, il faut le préciser dans le champ "lieu de livraison"

image.png

Pour compléter la commande :

image-1634721285269.png


Si le nombre de commande n'est pas compatible avec le conditionnement, Odoo arrondit et l'explicite par une pop-up d'information.

Il faut atteindre le montant minimum pour pouvoir valider la commande.

Si vous avez confirmé trop vite et souhaitez faire une modification, utilisez le bouton image-1627980012923.png

On retrouve les commandes confirmées dans Commandes groupés >> Mes Commandes et en enlevant le filtre "À saisir"

Les articles en gras sont des articles nouveaux (moins de 60j à partir de la date de création).

4. Convertir une commande groupée en bon de commande d'achat (PO)

Après confirmation de sa commande groupée, il ne reste plus qu'à cliquer sur le bouton "créer une commande d'achat" :

image.png

puis compléter :

image.png

et enfin générer le PO via le bouton "créer une commande d'achat", après quoi on se retrouve dans le flux habituel d'achat.

De retour sur la commande groupée, vous pouvez consulter quel est le PO associé et utiliser le raccourci pour aller dessus ici :

image.png

5. Impacter l'abonnement LOG sur mon prix de vente

Sur un achat via le flux d'achat classique avec frais de transport, la seule présence de l'article "frais de transport" dans la facture permet de redistribuer ce montant sur le coût d'achat de tous les articles de la facture proportionnellement, puis sur le prix de vente par "ricochet". Or, dans les factures d'achat de commandes groupées, les frais de transport ne figurent pas, ils font l'objet d'une refacturation par ailleurs.

Pour que les frais de LOG soient pris en compte dans les prix de vente de vos articles achetés via les commandes groupées, il faut créer une catégorie de marge spécifique (ou plusieurs). Et voici comment la calculer :

Prenons l'exemple d'un produit à 10€ dans les commandes groupées et auquel on applique habituellement 30% de marge :

Tant que les frais de livraisons sont un pourcentage du prix d'achat, on peut réimpacter. 

Sur la fiche produit, on va bien garder le prix de revient à 10€. c'est juste qu'on va vendre plus cher.

Je suis une activité pivot

Si tu préfères le tutoriel en vidéo :

Créer un·e fournisseur·e

Dans le menu Commandes groupées >> Fournisseurs ,cliquer sur image-1627976172741.png et remplir le formulaire comme suit :

Certains fournisseurs sont déjà créés, attention à ne pas générer de doublon.

Partie haute

image-1640257774502.png

Les contacts mail et téléphone sont à renseigner dès que c'est possible pour permettre aux activités d'échanger avec les fournisseurs et d'envoyer le mail de commande.

La ville, le code postal et le pays sont à renseigner pour permettre la géolocalisation et le calcul de distances à vol d'oiseau (cf menu des tournées).

On peut changer la couleur d'étiquette en cliquant dessus et en sélectionnant la couleur de remplacement souhaitée : image-1627976525030.png

Partie intermédiaire :

Configuration
Prochaines commandes (pour les commandes récurrentes)

image-1640258378087.png

Il s'agit de saisir les éléments de la prochaine commande, sachant que dès que la date est dépassée, les champs s'auto-rempliront pour la suivante en conservant la logique.

Le fait de compléter cette partie génère automatiquement une commande groupée pour les personnes abonnées.

Partie basse

Elle correspond au catalogue du fournisseur. On mettra ici l'intégralité des articles qu'il est susceptible de vendre dans le cadre des commandes groupées, y compris ceux qui sont saisonniers ou en rupture de stock au moment de la création de la fiche.

image-1650872783999.png

Pour chaque produit, renseigner :

image-1650872709120.png

A ne renseigner que pour les produits au kilo.

Renseigner dans l'Unité Poids / pièce si elle est définie, ou dans l'unité de fact frs sinon. Ex du saucisson, ils sont vendu par 6 saucissons (soit environ 2,1kg)

A ne renseigner que pour les produits à la pièce. (pour les produits au kilo, on a du coup déjà le poids...)

Ce champ est obligatoire pour qu'une commande groupée puisse être validée.

Note générale
Il n'est pas possible d'acheter à la pièce et revendre au kilo et inversement.

On ne peut pas supprimer un article qui a déjà été vendu au moins une fois via les commandes groupées, on peut uniquement le désactiver.

Les articles nouvellement saisis apparaîtront en gras dans les commandes pendant une 60 aine de jours.


Gérer ses commandes groupées

Retrouver ses fournisseurs

Ça se passe dans l'onglet dédié aux activités pivot : Fonction pivot >> Mes fournisseurs

Commandes récurrentes

Si vous avez rentrer un nombre dans le champ "Jours entre 2 commandes", la prochaine commande groupée se créera automatiquement par Odoo à la date de début d'achat.

Commandes ponctuelles

Depuis la fiche fournisseur :

Peek 20-10-2021 11-35.gif

Communiquer sur une commande

Pour les sociétés abonnées, la commande va apparaître directement dans leurs commandes.


Ceci dit, il faudra peut-être les relancer, ou motiver d'autres activités à commander : pour cela, vous pouvez partager l'URL de la commande - l'adresse web que l'on trouve en haut du navigateur Internet et qui a cette tête : (faux lien pour l'exemple) https://erp.grap.coop/web#id=152&action=2118&active_id=142&model=joint.buying.purchase.order.grouped&view_type=form&menu_id=1610

Vous pouvez utiliser l'envoi de mail aux actis abonnées sur une commande : pour cela, cliquer sur une commande donnée dans Fonction Pivot > Mes commandes groupées, puis faire image.png.

Pour inclure aussi les actis abonnées qui n'ont pas encore passé leur commande, cocher image.png

Prolonger une commande

Une fois la date de fin dépassée, les activités n'ont plus la possibilité de passer commande (ou modifier le contenu). Il arrive qu'on veuille déplacer la date / heure de fin pour permettre aux retardataires de réaliser leur commande. Pour cela, il faut aller dans Fonction pivot > Mes commandes groupées, supprimer le filtre image.png, cliquer sur la commande souhaitée puis le bouton image.png et changer la date de fin.

La commande s'était d'office mis à l'état "ignorée", donc elle n'apparaît pas dans "mes commandes à saisir" du côté des sociétés abonnées. Pour que ce soit le cas, il faut cliquer sur "réouvrir" : image.png

Modifier les commandes des autres

En tant qu'activité pivot, vous aurez peut-être besoin de modifier les commandes des autres activités (pour les aider si pas dispo mais besoin de dépasser un franco par exemple).
Vous en avez la possibilité avec le bouton "Commandes" en haut à droite.
Celui-ci vous mène aux commandes groupées de chaque activité, puis vous pouvez modifier les quantités

image-1634723016751.png

Ou dans Fonction pivot >> Mes commandes groupées :

image-1646058061996.png

puis, si la commande est confirmée, le bouton image-1646058169513.png et enfin image-1646058114088.png pour intervenir.

Le bouton image-1650873082777.png en haut à gauche. Il permet d'ouvrir un tableau de type feuille de calcul avec la quantité de chaque article par activité. On peut modifier les quantités achetées directement dedans pour modifier les commandes.image.png

Articles : mettre à jour la liste des articles disponibles

Ajout de produits proposés à la vente
Rupture de stock

Un article qui était proposé à la vente est en réalité en rupture de stock :

  1. dans la partie "Articles" de la fiche fournisseurs (Fonction Pivot > Mes fournisseurs), j'indique que l'article est indisponible :image-1646057824805.png
  2. si une commande groupée est en cours, je vais dessus et je clique surimage.png

Fin de commande et transmission du PDF

A la date de clôture de la commande, l'activité pivot est alertée par mail.
Avec le lien dans le mail, ille peut se rendre directement sur la commande groupée pour faire quelques vérifications.
Puis envoyer la commande au fournisseur : Commandes groupés >> Fonction pivot >> Mes commandes groupées >> Cliquer sur la commande puis image-1627980361936.png

Dans le mail, le fournisseur trouvera un récapitulatif PDF avec la quantité commandée au global pour chaque article, puis un détail par acheteur.

image-1634723170699.png



Je vends mes produits

Pré-requis : demander au pôle informatique l'ajout du menu image-1644589939207.pngsur votre compte Odoo ("Option : Utilise les achats groupés (LOG)" sur votre fiche utilisateur + coche "est un fournisseur" dans la fiche société, onglet "commandes groupées"). Cela permet de créer automatiquement votre fiche fournisseur.


0. Pré-requis

Dans la fiche article, plusieurs champs doivent être complétés pour que tout soit bien opérationnel dans les commandes groupées :

image.png

image.png

1. Sélectionner les articles proposés à la vente via les achats groupés

image-1644590694433.png

Cliquer sur le bouton "Proposer aux commandes groupées" :

image-1644591554613.png

Vous pouvez choisir la liste de prix de vente à appliquer pour toutes les commandes groupées : c'est le pôle informatique qui, ensuite le met en place (commandes groupées > configuration). Ainsi, dès que le prix de vente de la fiche article ou d'une liste de prix est modifié, ça fait la mise à jour dans les commandes groupées !

Aller dans votre fiche fournisseur dans Achats Groupés > Fonction Pivot > Mes fournisseurs, et renseigner tous les champs nécessaires.

Si vous modifiez le libellé / le poids brut / l'image d'un article dans Odoo, il faut aussi mettre à jour le libellé de l'article de commande groupée :image-1650873623421.png

NB : on ne peut pas supprimer un article de la liste des produits de commandes groupées s'il a déjà été vendu au moins une fois. On peut juste le désactiver dans les commandes groupées.image.png

Pour mettre à jour plusieurs de vos articles qui passent dans les commandes groupées en une seule fois, vous pouvez aller dans le menu Articles, cocher les articles, et faire image.png > mettre à jour le produit de commande groupée.

3. Programmer des commandes

Voir sur > Cette fiche <

4. Générer les bons de commande de vente (SOxxx)

Une fois la commande validée (date de fin dépassée), on peut générer les bons de commande associés dans Fonction pivot > Mes commandes groupées, en retirant le filtre image-1656416244822.pnggrâce au bouton image-1656416276199.png qui apparaît sur les ventes de ses produits (et pas des autres ventes si on est activité pivot).

image-1656416205028.png

La pop-up ci-dessous s'ouvre :

image-1656416359988.png

Lors de la 1ère commande d'un nouveau client, il faudra relier le client de commande groupée à un "client local" (= client existant dans votre base contact).

Dans la fiche contact, on peut également relier un client "local" avec un client de commande groupée.image-1656416591042.png

A la validation, on retrouve la liste des bons de commande de vente en brouillon. On peut alors suivre le flux de vente habituel.

image-1656416487550.png

Créer une tournée

1. Créer les transporteurs

Et renseigner les couts associés

image.png

image.png

2. Créer les types de tournées

image.png

3. Créer les tournées

  1. Dans Trajets > Visites, cliquer sur la date souhaitée et nommer la tournée puis cliquer sur "créer" :image.png
  2. Sélectionner le type de tournée et le transporteurimage.png
  3. Cliquer sur "configurer les étapes" : inutile de saisir les durées de trajet et distances => Odoo le calcule seul si les étapes sont bien géolocalisées. Seules les durées de pause et manutention sont à renseigner.

    image.png

  4. Cliquer sur "Estimer le trajet", pour obtenir une durée, une distance et un coût. 

    image.png

  5. Pour que le coût soit exhaustif, il faut aller ajouter le coût de péage dans l'onglet "informations économiques", le seul champ qui ne peut pas se calculer seul : image.png


    On peut afficher les tournées en vue liste :image.png

     

Dupliquer une tournée existante

Aller sur la tournée à dupliquer, et faire Action > Dupliquer !

 

Editer le PDF de tournée :

Aller sur la tournée en question et cliquer sur Imprimer > Tournée :

image.png

On obtient alors le déroulé de la tournée en 2 parties : 

  1. Le découpage de la journée avec les différentes étapes :  image.png

  2. Le détail des colis à décharger / charger à chaque arrêt, en commençant par le frais !                

image.png

Demandes de transport

Chaque commande groupée génère une demande de transport sans qu'une action spécifique soit nécessaire. Mais il est aussi possible de faire une demande de transport hors commande groupée dans les cas suivants : 

Prérequis : bien renseigner le poids brut, le montant et le.la producteur.ice des articles à transporter

1. Demande de transport à partir d'une vente

image.png

Le nouveau bouton "générer une demande de transport" correspond à l'action de faire une demande d'acheminement dans l'une des tournées grapiennes.

Il faut remplir les champs ci-dessous et générer la demande : 

image.png

Puis cliquer sur image.png. Il reste en "non calculable" s'il n'existe aucune tournée future qui relie à la fois l'origine et la destination renseignés ci-dessus. 

Il faudra alors une intervention manuelle du service LOG pour ajouter l'un et/ou l'autre à une tournée, pour que cette demande intègre un circuit existant.

Quand c'est tout ok, la demande de transport s'ajoute automatiquement à la prochaine tournée et les champs de date se complètent : 

image.png

2. Demande de transport à partir du menu "commandes groupées"

Aller dans le menu Commandes groupées >> Transports >> Demandes de transport

image.png

Compléter la date de disponibilité au départ pour la marchandise, le lieu de départ et d'arrivée, le poids brut et le montant HT, ainsi qu'un éventuel commentaire.

image.png

Puis cliquer sur image.png comme ci-dessus.

La date et heure de disponibilité ne doit pas être dépassée ! Par défaut, c'est la date et heure de création de la demande de transport qui se calculent : pour dispo immédiate, il faudra changer l'heure si vous mettez plus d'une minute à compléter !

Même si c'est transparent pour vous, les commandes groupées classiques génèrent des demandes de transport par défaut. Si vous ignorez cela et cherchez à refaire la demande de transport en doublon, Odoo bloque !

On peut filtrer les demandes de transport non calculables, pour voir celles qui n'ont pas encore été rattachées à une tournée : image.png

Factures de commission pour les fournisseurs

Pour la ou le gestionnaire LOG.

Aller dans Commandes Groupées > Catalogue > Fournisseurs. 

Cocher les fournisseurs à facturer (pas trop à la fois, ça peut être long) puis faire Action > Faire les factures de commission de commandes groupées (tout en bas).

Choisir la date maximum de dépôt puis confirmer.

image.png