OPTION - Transactions internes (pour les actis intégrées)

Présentation des transactions internes

Cette fiche présente les enjeux qui ont amené GRAP a développer un module pour gérer les transactions inter société. Certains points décrits se basent sur des concepts comptables / fiscales ou juridiques un peu poussés.

Le module de Transactions inter société a pour objectif de permettre la saisie des achats et des ventes réalisées entre les activités de la coopérative.

Pour des raisons comptables et fiscales, l'utilisation de ce module est obligatoire si la transaction est réalisée entre deux activités intégrées. Exemple 3PP -> CDA. (Si vous n'êtes pas sûr du type d'une activité, vous pouvez retrouver cette information dans l'annuaire des activités).

Enjeux pour les activités d'une CAE

La coopérative GRAP est une structure juridique qui héberge plusieurs activités économiques (activités intégrées). Aussi, en plus des enjeux précédents, le module répond aux enjeux spécifiques aux transactions entre activités intégrées.

Par exemple, "Atelier végétal" (ATE) vend des articles à "Coeur d'artichaut" (CDA) :

D'un point de vue Gestion

D'un point de vue Comptable

  • D'un point de vue Fiscal
  • Il s'agit bien d'une vente pour ATE, qui vient donc augmenter le "chiffre d'affaire" au sein d'Odoo
  • Il s'agit bien d'un achat pour CDA, qui va venir impacter ses charges de matières premières
  • La vente doit impacter un compte de bilan 187x car il n'y a pas eu de vente réelle, mais un transfert de marchandises entre établissements secondaires. La vente de ATE à CDA n'impacte pas le Chiffre d'affaire déclaré par GRAP en fin d'année
  • De la même façon il ne s'agit pas d'un achat, la facture d'achat doit donc impacter un compte 186x
  • ATE et CDA ne sont pas l'un pour l'autre des tiers standards (401 / 411), mais des tiers appartenant à la même société 181x
  • Pour des raisons légales, les écritures comptables générées ne doivent pas venir impacter la numérotation des journaux d'achats et de ventes ; ainsi lorsque le module est utilisé pour des transaction entre activités intégrées, un nouveau journal comptable "TI" est utilisé par le logiciel pour l'achat et pour la vente ;
  • La transaction entre deux activités intégrées d'une même CAE n'est PAS assujettie à TVA. C'est pourquoi la facture générée aura le même montant Hors Taxe et TTC.

Mécanique générale

Contraintes

Avantages

Il est nécessaire dans certains cas, de lier les produits côté client, aux produits du fournisseurs. Ce lien permet de générer automatiquement des factures d'achat correct, dans les bons comptes.

 

Comptablement, le module répond aux besoins de l'acheteur comme du vendeur. En effet, si une activité vend deux produits à une autre activité, il est possible qu'un seul compte comptable soit impacté pour la vente, mais que deux comptes comptables soit impactés à l'achat.

Exemple : si 3 P'tits Pois (3PP) vend à Elodie D (ELD) du liquide vaisselle et du café :

    • A la vente (3PP), dans les deux cas, ils s'agira d'un compte "1873 Vente de marchandise" (l'équivalent de "707")
    • A l'achat par contre (ELD) :
      • Le café doit venir impacter le compte "1863 Achat matière Première" (l'équivalent du compte "601")
      • le produit vaisselle doit venir impacter un compte de charges externes "1866 Matériel entretien et petit équipement" (l'équivalent du compte "6063")
Une fois le lien fait, valider une facture de vente génère et valide automatiquement une facture d'achat, côté client.

La comptabilité de GRAP reste donc cohérente tout au long de l'année.

Concrètement, sur Odoo

  1. Avant toute 1ère transaction avec une autre activité intégrée de Grap, je contacte le pôle informatique (mail : support-informatique AROBASE grap.coop) pour qu'il créé le lien entre mon activité et celle avec laquelle je vais travailler (que je sois l'acheteur ou le vendeur).
    • Le pôle info créé le lien :

      image-1645452117941.png

    • ce qui génère une fiche inter-société dans mon Odoo et celui de l'autre activité :

      image-1645452192076.png

  2. Ensuite, voir la fiche associée :

Côté activité acheteuse

Avant propos : le référencement du ou des article(s)

Pour que l'achat fonctionne, il faut établir une liaison entre l'article de l'acheteur·euse et celui du vendeur·euse. On appelle cela "référencer un article". C'est indispensable pour la validation d'une facture en transaction inter société.

Version simple :

=> un article chez l'acheteur·euse = un article chez le vendeur·euse

La gestion du lien avec le fournisseur se gère comme n’importe quel produit. C’est à dire que l’on rentre son fournisseur directement depuis la fiche article :

455index.png

Version complexe

=> un article chez l'acheteur·euse = plusieurs article chez le vendeur·euse

Ne fonctionne que pour les actis acheteuses qui ne gèrent pas de stock sur Odoo.

Imaginons que Etienne de PAN achète différents cafés à Labelle brûlerie pour y faire de bon chocolat au café.
Il n’a pas besoin de gérer ses stocks de café, un article unique "matières premières pour chocolat" suffirait (plutôt que de gérer tous les types de cafés qu'il achète à LBB).

Pour cela, il faut demander à l’équipe comptable ou informatique de créer une règle qui simplifiera les échanges : une fois ce paramétrage fait, PAN n’aura plus besoin de référencer d’article de LBB quand LBB lui fait des ventes.

La procédure d'achat en elle-même

3 cas de figure :

l'achat passe par une commande groupée l'achat se fait hors commande groupée, et je ne gère pas de stock l'achat se fait hors commande groupée et je gère mon stock
  • il faut juste que les articles achetés soient référencés dans ma base article (voir ci-dessus).
  • A part ça, je n'ai rien à faire dans Odoo ! La facture sera établie par l'activité vendeuse, et je la retrouve dans mes factures fournisseurs.
  • je créé le ou les articles dans mon Odoo en suivant bien la procédure de référencement (ci-dessus)
  • je créé un bon de commande d'achat (procédure classique) en sélectionnant bien le contact inter-société.
  • je réceptionne les articles.
  • je m'arrête là : la facture est faite par l'activité vendeuse.

 

Côté activité vendeuse

Vos ventes avec une autre activité intégrée sont gérées de façon similaire à n'importe quelle vente, à cela près qu'il faut que les articles vendus soient référencés chez votre partenaire pour que la liaison se fasse.

Lorsque cette condition n'est pas remplie, un blocage survient au moment de la validation de la facture.

Vous pourrez donc créer toute vos factures en brouillon, puis envoyer un mail à vos clients, si il y a des blocages sur certains produits.


Etienne saisit une facture pour 3PP (même si ses produits ne sont pas référencés par 3PP)
 


Lors de la validation, le message suivant (bloquant) s’affiche pour alerter sur le fait que l'article est à référencer chez l'autre activité intégrée (3 ptits pois).

 

Etienne communique à 3PP le code VEH-0001512 à utiliser par l’équipe de 3 Ptits pois lors de la création de la fiche article.

Quelques soucis et comment les résoudre

"Impossible de confirmer cette facture (ou avoir) Intersociété car le champ 'amount_tax' n'est pas le même (ou amount_untaxed)

Il s'agit d'un soucis de calcul de taxe qui peut être lié à la position fiscale.
À checker : y'a t'il de la TVA sur la facture ? Si oui, pas normal car il n'y a pas de TVA sur une transaction interne.

Il faut donc s'assurer que la position fiscale "Client / Fournisseur Intersociété (HT)" soit bien sélectionné sur la facture et sur la fiche client·e