Gestion des stocks (Inventaire / Entrepôt)

• Inventaire - introduction
• Inventaire - conseils logistiques
• Inventaire - utilisation des douchettes/smartphone (KDC)
• Inventaire unitaire
• Inventaire partiel
• Inventaire complet (avec prérequis Odoo)
• Sorties de stock - Utilisation interne (perte, entretien, dégustation)
• Evaluation de votre stock théorique
• Analyse des flux de produits
• Erreurs de vente
• Cas d’une double activité épicerie et restauration / bar

Inventaire - introduction

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

Quand réaliser un inventaire ?

Légalement, toute entreprise est tenue d’inventorier son stock au moins une fois par an.

Extrait de l'Article L123-12 du code du commerce
L'entreprise doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.

Pourquoi réaliser un inventaire

Les erreurs de stocks sont inévitables. Elles peuvent avoir plusieurs causes :

Causes externes

Causes liées à de mauvaises pratiques dans Odoo

Les vols La perte de poids des produits D/V si stock dans Odoo

Les pertes non saisies Des erreurs d’unité de mesure dans la fiche article (ou erreur de conversion litre / kilo, cagette / unité, pack / unité (pour le lait, l'eau, les oeufs...) Des erreurs de réception / livraison dans Odoo (doublons, mauvaises manip) Des erreurs d'articles (vous avez vendu des pommes golden au lieu de galas par ex.) Des commandes non saisies dans Odoo (pain, ...) Des transferts non réalisés (via une utilisation interne) dans le cas d'une double activité (épicerie => bar ou restau) ou dans le cas d'une création de panier composé Des erreurs de livraison du fournisseur (ex. relais vert qui facture tout quand bien même tout n'est pas réceptionné : vous avez tendance à mettre tout ok en réception mais l'avoir que vous réalisez ensuite ne permet pas de rétablir le stock).

Pour rectifier la situation, nous recommandons d'effectuer au moins 2 inventaires complets par an ou de pratiquer les inventaires tournants.
L'inventaire servira à :

Durée

Pour rappel estimatif, compter environ 1,3 min de travail par référence
1000 produits → 1300 minutes → 21h → 7h de travail pour 3 personnes

Et après ?

On essaie de garder son stock juste en étant rigoureux.se sur les livraisons / réceptions / retours / pertes, ...

et l'inventaire est un super moment pour faire le tri et archiver tous les articles qui ne sont plus vendus ou en double. 

Inventaire - conseils logistiques

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

En amont

Ranger ses produits.

Prendre le temps de bien ranger ses produits pour qu’ils soient :

• bien alignés

• facile à compter

Faire attention à qu’un tofu fumé ne se cache pas derrière 4 tofu à l’ail des ours.

Compter l’arrière-stock

Quelques jours avant, on peut « bloquer l’arrière stock » pour pouvoir y faire l’inventaire en amont.
Pour cela, il faut s’assurer qu’aucune nouvelle commande viendra changer le stock + on remplit son magasin pour ne pas devoir aller chercher des produits en stock.

Ainsi, on peut réaliser le stock de son arrière-stock tranquilou en avance.

Le jour de l’inventaire

Fonctionnement en binôme pour produits avec code-barre avec smartphone

Une personne connaissant les produits (appelée Angélique) et une personne ne connaissant pas les produits (appelée Antoine)

Angélique bipe le produit.

Antoine compte le nombre de produits présents et annonce la quantité.
Angélique note et peut vérifier des informations produits, comme le prix unitaire, poids, labels..

Si une erreur est constaté, rayer l’étiquette et/ou noter sur une feuille le nom du produit.

Organisation générale

L'idée est de n'oublier aucun produit.

Même la petite référence derrière la caisse sans code barre, il faudra y penser.

Et n'oubliez pas les œufs ! Pensez aussi aux têtes de gondoles et aux vitrines !

• Faites un plan de votre magasin avec l'ensemble des rayons
• Cochez les rayons chaque fois qu'ils sont faits et enregistrés.
• Vous pouvez également mettre en magasin les rayons par lesquels vous êtes passés en mettant un post-it ou une version zéro déchet du post-it sur les étagères effectuées.
• Ou à l'inverse mettre un post-il sur chaque étagère et l'enlever une fois que le rayon est scanné ou compté.
• Vous pouvez aussi retourner le premier article pour signifier que c'est bien compté, il faudra bien tout retourner ensuite mais ça à l'avantage d'être très visuel.

Dans tous les cas choisissez des options "visuelles" pour éviter de compter deux fois ou d'oublier des pans d'étagères.

Faites des équipes en début de journée pour que chacun sache ce qu'il doit faire :

• une ou plusieurs équipes comptage et scan (en fonction des appareils disponibles)
• une équipe qui s'occupe des produits sans code barre (c'est bien d'être deux pour ce poste, c'est plus confortable)
• quelqu'un qui fait à manger pour tout le monde le midi pour ravitailler les troupes, une équipe ménage éventuellement pour profiter du fait de tout brasser dans le magasin.
• Et toutes les autres équipes que vous voudrez si vous avez d'autres idées !

Vous pouvez aussi en profiter pour vérifier les DLC du sec !
Et distribuer de bons produits périmés à vos aides d'inventaire :)

Produits sans code-barre

Deux façons de voir les choses :

1. Soit on part d’une liste de produits exportés depuis Odoo.
2. Soit on se réfère aux produits que l’on a dans le magasin

Attention avec solution 1.
Si un produit n’est pas rentré sur Odoo, il ne sera pas compté dans le stock alors qu’il existe en vrai.

Solution 2.
Imprimer le modèle « Document d'inventaire - produit » en cliquant ici.

Il faudra dans les deux cas, remplir ses quantités sur Odoo.

Produits en vrac

L'idéal est de pouvoir peser les contenants en amont de l'inventaire.

Conseil : faites le une bonne fois pour toutes, le poids des contenants vides sera valable tous les ans !
Document de modèle vierge disponible sur ce lien.

Attention à prendre en compte les critères suivants : pelles comprises ou pas dans le bac ? Roulettes ? Couvercle ? Donnez-vous vos propres règles et NOTEZ les.
Puis enregistrer le fichier vierge dans un endroit où vous le retrouverez chaque année.

Munissez-vous ensuite d'une balance et vérifiez le poids maximum qu'elle peut supporter. Souvent un pèse personne fait bien l'affaire.
L'idée est de se tarer soi-même, puis de monter sur le pèse personne avec le silo ou le bac vrac. Ou s'il est suffisamment lourd ou à bonne hauteur de le mettre directement sur le pèse-personne.

Exporter la liste des articles actifs

Pour préparer votre inventaire, il peut être utile de vous appuyer sur un export d'Odoo avec la liste des articles actifs, voici comment le réaliser :

Aller dans le menu Articles, faire en sorte d'afficher tous les articles sur la même page (1.)

=>

et sélectionner l'ensemble (2.).

Cliquer ensuite sur le boutonà droite de "Action" pour exporter.

Si vous souhaitez réaliser l'export uniquement sur le vrac, il suffit d'ajouter un filtre sur unité de mesure = 01kg (via la recherche avancée).

Inventaire - utilisation des douchettes/smartphone (KDC)

Notes importantes

Avant de louer ou d’acheter le matériel

• Vérifier bien que la zone de votre magasin où vous comptez utiliser ce matériel est bien couverte par du wifi.

La veille

• Faite un test de matériel, et vérifier bien que tout fonctionne.

• Charger bien les appareils

Le jour même

Si vous prévoyez d’utiliser le matériel toute la journée, bien penser à le recharger quand vous faites une pause à midi.

Présentation des appareils

• Watson, Beausson-Diagne, Haenel

Il y a deux appareils attachés l’un à l’autre.

	Téléphone	Lecteur de code barre
Photo
Chargement de la batterie	Via une prise mini USB situé en bas de l’appareil.	Via une prise mini USB situé sur le flanc gauche de l’appareil.
Durée de la batterie	Une journée.	Plusieurs jours.
Allumage de l’appareil	- Faire un appui long sur le bouton situé le flanc droit de l’appareil   - Après l’affichage de l’écran de chargement, si l’appareil vous demande un code PIN, saisir le code « 1234 » et valider en cliquant sur la touche « OK ».	- Déplacer le bouton glissière, situé sur le flanc droit de l’appareil de droite à gauche. - Un témoin lumineux s’allume en rouge, puis passe en orange - attendre qu’un bip long ait lieu   ou   - en l'absence de bouton glissière, rester appuyé 3 secondes sur un bouton de scan et le petit bouton sur le flanc du côté de l'emplacement de la batterie
Extinction de l’appareil	- Faire un appui long sur le bouton situé le flanc droit de l’appareil   - Valider en cliquant sur la touche « Éteindre ».	- déplacer le bouton glissière en sens inverse. ou -pour l’éteindre, rester appuyé 3 secondes sur un bouton de scan et le petit bouton sur le flanc du côté de l'emplacement de la batterie

Activation des connexions

Avant d’utiliser les logiciels d’inventaire ou d’inventaire, vous devez activer deux connexions :

• Une connexion wifi, pour que le téléphone se connecte à Odoo

• Une connexion Bluetooth, pour que le lecteur de code barre communique avec le téléphone

1. Activation du wifi

- balayer l’écran de hauts en bas, deux fois, pour accéder au menu - cliquer longtemps sur le bouton de wifi
- si le wifi est inactif, activer le. (1)   - cliquer sur le réseau sur lequel vous souhaitez vous connecter. (2)   - saisir le mot de passe du wifi et valider.
Vérification   - lancer l’application d’inventaire (ou d’achat) situé sur le bureau du téléphone.     - le wifi est correctement paramétré si la page d’authentification s’affiche correctement.

2. Activation du Bluetooth

- Vérifier bien que votre lecteur de code barre est allumé. - Balayer l’écran de hauts en bas, deux fois, pour accéder au menu - cliquer longtemps sur le bouton de bluetooth
- Si le bluetooth est inactif, activer le. (1)   - cliquer sur le lecteur de code barre noté « KDC [xxxx] sur lequel vous souhaitez vous connecter. (2) Le numéro xxxx est situé au dos du lecteur de code barre.
- Après quelques secondes, le lecteur de code barre émet deux bips courts et l’écran affiche que le lecteur est connecté.
Vérification   Lancer l’application de message et faîtes comme si vous alliez écrire un message. Cliquer sur l’un des boutons de scan situé sur les deux flancs (gauche ou droite) du lecteur de code barre.   Le bluetooth est correctement paramétré si le code barre scanné s’affiche sur le téléphone portable.

3. Logiciel d’inventaire

Lancer le navigateur internet Firefox et saisir l’URL https://erp.grap.coop   Sur la page d’authentification, saisir vos identifiants que vous utilisez pour vous connecter à Odoo puis cliquer le bouton « Se connecter »
Aller sur le menu principal puis sur "Applications mobiles" et lancer l'application "Inventaire"
Sélectionner un inventaire (en cours), ou bien commencer en un nouveau, en saisissant le nom de votre inventaire, puis cliquer sur le bouton « Créer un nouvel inventaire ».   Vous allez créer un inventaire par zone de votre magasin.   Pour le retrouver sur Odoo, aller dans le menu "Inventaire"> "Opérations" > "Ajustement de stock"
Ensuite, vous pouvez scanner l'article ou l'appeler par son nom s'il n'a pas de code barre.
Sur la page suivante, saisissez la quantité de produit que vous avez. Puis cliquer sur le bouton « Ajouter quantité ».   Répéter l'action de scanner / compter pour chaque article.
Si vous scannez deux fois le même produit dans un même inventaire, l’écran suivant s’affichera, pour vous indiquer que les quantités ont été fusionnées. S'il s'agit d'une erreur, il faudra retrouver l'inventaire en question et modifier la quantité dans Odoo, menu Inventaire > Opérations > Ajustement de stock.
Si vous souhaitez finir l’inventaire, pour en créer un nouveau, suivez ci-contre l'étape 1 et 2.   Vous pouvez ensuite créer un nouvel inventaire ou sélectionner un inventaire en cours à compléter.

Visualiser le MOOC sur les applications mobiles.

Inventaire unitaire

Pour inventorier un seul article, autrement dit écraser le stock supposé par le stock réel, vous pouvez soit suivre la procédure sur l'inventaire partiel en référençant un seul article, soit cliquer sur "Mettre à jour le stock disponible", directement depuis la fiche article :

Il s'agit d'un raccourci vers le menu d'inventaire détaillé dans la fiche inventaire partiel.

 

 

Inventaire partiel

Un inventaire partiel sert à corriger des écarts que l'on constaterait pendant l'année. Notamment, des erreurs de saisie que l'on aurait pu faire en saisissant un produit à la place d'un autre.

Prérequis à la réalisation d'un inventaire partiel

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisi toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire. Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.
La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

1. saisie d'une commande
2. Validation du bon de réception
3. Validation de la facture

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon qu'un achat (2.B.) ou une vente (2.C.), les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire.

Saisie de l'inventaire partiel

• Allez dans "Inventaire" >> "Opérations" >> "Ajustements de stock"
• Créez un nouvel inventaire en cliquant sur le bouton "créer", puis saisissez un nom d'inventaire correspondant au motif du correctif et cliquez sur "Démarrer l'inventaire".
  

Cliquez ensuite sur le boutonqui permet d'accéder à une vue liste pour une saisie rapide de l'inventaire (comme dans une feuille de calcul type excel).

Lorsque vous choisissez un produit, Odoo vous ramène l'unité de mesure du produit et la quantité théorique en stock

Vous devez écraser la valeur du champ "quantité réelle" avec celle que vous avez constatée.

Validation de l'inventaire

• retournez sur votre inventaire dans "Inventaire" >> "Opérations" >> "Ajustements de stock"
• cliquez sur le bouton. Cette opération va générer des mouvements de stocks entrants / sortants prévisionnels pour chaque différence constatée.

Vous pouvez ensuite aller vérifier que les stocks des produits inventoriés sont désormais corrects.

Inventaire complet (avec prérequis Odoo)

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

Prérequis à la réalisation d'un l'inventaire

Produits - Valorisation des stocks

Tous les mouvements de stock sont valorisés sur la base du Prix de Revient indiqué dans la fiche produit. Veillez à ce que ce prix soit bien renseigné, sinon la valorisation de vos stocks sera fausse.

Pour repérer les produits où le prix de revient est erroné, vous pouvez filtrer les produits qui ont une marge trop haute ou trop basse par rapport à celle que vous êtes sensés appliquer.

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisie toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire.

Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.

La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon que pour les autres achats et ventes, les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire.

Réalisation de l'inventaire

Avec smartphone

C'est la manière la plus rapide pour gérer ses produits avec code-barre.
Un tutoriel complet est disponible ici.

Par Odoo

Création d'un inventaire

Si vous n'avez que quelques références, vous pouvez créer un seul inventaire.

Par contre, si vous avez plusieurs centaines / milliers de références ou si vous êtes plusieurs, il est judicieux de créer plusieurs inventaires partiels, par lieux inventoriés et par personne. Exemple :

Cliquez ensuite sur "Démarrer l'inventaire".

Saisissez ensuite ligne à ligne la liste des produits. Lorsque vous choisissez un produit, Odoo vous ramène :

Si vous avez la même quantité, il n'y a rien à faire, sinon, vous devez changer la valeur et mettre celle que vous avez compté.

Les lignes en bleues sont les lignes où la quantité est différente de la quantité prévue.

Ne changez pas l'unité de mesure à ce moment là même si vous vous étiez trompé sur la fiche produit. Odoo refusera de valider un inventaire avec des objets en LITRE si sur la fiche produit, il est indiqué que le produit se compte à la PIECE.

Les articles se trient par ordre alphabétique à la sauvegarde, donc ne vous étonnez pas si vous ne voyez plus la dernière ligne saisie en bas de tableau !

Ne pas valider les inventaires partiels !

NB : suite à l'inventaire, le stock des articles archivés sera ramené à 0. Et les autres articles à 0 mériteraient bien une petite étape d'archivage, c'est le bon moment !

Les articles que l'on n'inventorie pas : les consignes et les articles de dépôt vente.

Inventaire guidé :

En sélectionnant "une catégorie d'articles" lors de la création de l'inventaire, vous pouvez faire remonter la liste des articles de la catégorie,  ce qui vous dispense de les appeler un par un en saisissant le libellé, au risque d'en oublier :

Vous pouvez alors intervenir directement dans le tableau en corrigeant les "quantités réelles".

Vous pouvez toujours ajouter ("ajouter une ligne", en bas du tableau) ou supprimer (logo poubelle) un article dans le tableau.

⚠️ Gestion des doublons  = dernière étape avant d'appeler ⚠️

A la fin de la saisie de votre partie d'inventaire, vous aurez peut-être des doublons (erreur, ou présence de l'article à 2 endroits) qu'il faudra corriger. Le message d'erreur ci-dessous vous alertera,

et les boutons de raccourcietapparaîtront pour vous permettre d'identifier et corriger les doublons.

L'objectif étant de n'avoir qu'une seule ligne par article, vous pouvez soit fusionner les doublons (bouton ci-dessus), soit corriger à la main :

• cocher la ligne à supprimer, puis faire "Actions" > "Supprimer",
• corriger la quantité réelle sur la ligne restante.

MERCI D'APPELER LE SERVICE INFO A CETTE ÉTAPE !

Validation de l'inventaire
(RÉSERVÉ Service informatique)

1. Fusion des différents inventaires

S'il n'y a qu'un seul inventaire, passer à l'étape "3. Remplissage avec les produits manquants".

Une fois tous les inventaires saisis, il faut fusionner les différents inventaires pour en avoir un seul récapitulatif.

• dans la vue liste, sélectionner les différents inventaires.
• cliquer sur Action > Fusionner les inventaires puis valider.

Nota : Garder en brouillon les différents petits inventaires, ils peuvent servir en cas de fausse manipulation sur la suite de la procédure !

2. Gestion des doublons

Dans le cas où un article aurait été inventorié dans 2 minis inventaires, il ressort en doublon dans cet inventaire complet. Il faut les fusionner en cliquant sur le bouton "fusionner les doublons".

3. Remplissage avec les produits manquants

La prochaine étape est de remplir l'inventaire avec les éléments que vous n'avez pas compté. En effet un inventaire validé va changer les quantité en stock, pour les produits listés seulement. Si vous êtes en rupture de stock sur un produit, et qu'Odoo en indique 3 en stock, il faut lui indiquer que vous en avez 0 de façon explicite.

• Cliquez sur le bouton
• Il est possible que la valorisation du stock se soit mise à zéro, il faut alors cliquer sur Action > recalculer la valorisation.

4. Validation finale

A la fin de l'opération, vous avez un inventaire avec tous vos produits avec pour chacun :

• une quantité non nulle si vous avez vos produits en stock;
• une quantité nulle si vous êtes en rupture / si vous avez déréférencé ce produit ;

Après cela vous devez : cliquer sur le bouton "Valider l'inventaire". Cette opération va réaliser l'entrée ou la sortie définitive des produits du stocks.

5. Export

Réalisez les 3 exports suivants et communiquez-les à l'activité, au comptable et à l'accompagnateur.

5.A) Justificatif PDF

Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer un pdf de l'inventaire en cliquant sur les boutons "Imprimer" / "Inventaire".

Vous récupérez alors un document PDF qui justifie de votre valorisation de stock avec une ligne par produit avec sa valorisation, ainsi que le total du stock.

5.B) Justificatif Excel

• Cliquez sur l'inventaire puis sur
• Affichez toutes les lignes (en enlevant le filtre de 80 lignes)
• Sélectionnez toutes les lignes
• Cliquez sur Action > Exporter pour exporter puis choisir le modèle "Inventaire Grap" :

  

5.C) Etat des stocks Excel

Après validation de l'inventaire, vous pouvez sortir l'état de vos stocks, classé par catégorie. Pour cela :

• Allez dans le menu "Articles" > "Valorisation de stock" > "Articles (Stock)"
• Affichez tous les produits (en enlevant le filtre de 80 produits)
• Sélectionnez tous vos produits.
• Cliquez sur pour exporter dans une feuille de calcul
• Vous obtenez un tableau excel qui indique la liste des produits par catégorie, avec pour chacun, la quantité en stock, la quantité prévue, et la valorisation.

Sorties de stock - Utilisation interne (perte, entretien, dégustation)

Ce document ne s'applique qu'aux activités qui gèrent leur stock de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas les stocks de leurs produits de façon identifiée dans Odoo (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas à utiliser ce module.

Ce document explique comment déclarer l'utilisation de marchandises (produits stockables) pour des utilisations autres que la vente. Déclarer une utilisation interne aura deux conséquences:

• Sur vos stocks: Les produits ainsi déclarés seront déduits de vos stocks;
• Sur votre comptabilité: Les produits ainsi déclarés seront déduits de votre compte de charge classique d'achat, et seront ventilés dans un compte de charges spécifiques;

Les cas d'utilisation

Les cas identifiés jusqu'à présent où cette fonctionnalité peut être utilisée sont:

Nom	Description	Compte comptable
Entretien	Vous utilisez des produits de votre stock pour réaliser l'entretien de vos locaux ou pour les fournitures d'hygiène Ex : nettoyant sol, papier toilette...	6063 - Fournitures d'entretien et de petit équipement
Transformation	vous utilisez des produits de votre stock pour les vendre sous une forme transformée Ex: prendre un paquet de café du stock pour vendre des tasses de café Expresso	601 - Matières premières
Dégustation	Vous prenez des produits de votre stock pour les faire déguster à vos clients Ex: prendre 100g de comté et les couper en petits dés sur le comptoir	6232 - Échantillons
Pertes Journalières	Vous constatez directement des produits perdus Ex: vous jetez 5kg de tomates qui pourrissent	pas de compte comptable

N'hésitez pas à contacter le service comptable ou info, pour paramétrer d'autres types d'utilisations (dons, financement participatif (ex GAE, LTG), ...), si besoin.

Saisie

• Aller dans "Inventaire" / "Utilisation interne"
• Cliquer sur le bouton "Créer";
• Sélectionnez en premier lieu le "Type" d'utilisation interne correspondant à votre situation;
• [facultatif] Indiquez dans le champ Description la raison de cette opération;
  • Ex: "Dégustation réalisée lors de la fête du Baujolais Nouveau";
• Indiquez la date;
• Pour chaque produit utilisé, créez une nouvelle ligne en indiquant:
  • Le produit (seuls les produits achetables et stockables sont proposés)
  • La quantité

Le prix unitaire est récupéré automatiquement depuis la fiche produit. Elle correspondant à votre coût de revient. Si vous constatez que la valeur est fausse, ou non renseignée, allez dans la fiche produit pour la corriger

• Cliquer ensuite sur le bouton "Sauvegarder" pour enregistrer vos modifications

Vous pouvez, au fil de la journée ou de la semaine, venir rajouter d'autres produits

Confirmation

De façon régulière, en fin de journée, de semaine, ou au maximum en fin de mois, réaliser l'opération suivante:

• ​Cliquez sur le bouton "Confirmer" pour valider. Cette action a pour conséquence:
  • De finaliser l'opération, qui devient non modifiable (tâchez donc de vérifier que les valeurs sont correctes)
  • D'impacter vos stocks

Gestion de panier (de légumes, anti-gaspi ou de Noël)

Cela nécessite un paramétrage du service informatique donc nous contacter après la lecture de ce paragraphe

La solution n'est pas parfaitement ergonomique, mais fait l'affaire en terme de comptabilité et de gestion de stocks.

Créer un nouvel article "Panier de légumes" à vendre à la 1PCE.

1. Si l'ensemble des produits à l'intérieur du panier ont la même tva : chouette, tu prends celle-ci
2. Sinon, tu prends la tva la plus haute - pas d'autres moyens pour le moment
3. C'est cet article que tu vendras à la caisse

Créer autant d'articles que de cas particuliers que vous voulez analyser (article panier anti-gaspi, article panier 20%, article panier 5%)

Utiliser les utilisations internes pour déstocker le contenu des paniers

1. Dans module Entrepôt / Utilisations internes / Bouton Créer
2. Choisir le type "XXX - Création Panier" (que le service informatique doit créer)
3. Pour dire "je prends 1kg de patates et 500g de tomates", tu écris Patates quantité 1kg et Tomates 500g
4. Ainsi tes patates et tomates ont été déstocké

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Génération d'écritures comptables (RÉSERVÉ Équipe Interne)

La génération d'écriture comptable est manuelle. elle doit être réaliser au minimum une fois par an, une fois l'année comptable écoulée, et avant clôture.

Vous pouvez également générer des écritures en cours d'année, pour venir alimenter la moulinette, ou bien si vous réalisez une situation pour une activité.

Les écritures comptables générées sont regroupées. QQ soit le nombre d'utilisation interne, une écriture est générée par mois et par type.

L'écriture générée est une écriture de transfert de charge.

Comptes comptables	Débit	Crédit
607 - Achat de marchandises		13,09
622 - Charge d'entretien	13,09

• Aller dans "Inventaire" / "Utilisation interne"
• Enlever le filtre "A traiter"
• Appliquer le filtre "A valider"
• Afficher toutes les utilisations (en enlevant la limite de 80 éléments)

Si vous ne souhaitez valider que les écritures d'une période, veuillez rajouter un filtre sur les dates.

• Sélectionner toutes les utilisations

regarder en bas de page, si le total est cohérent. Une petite erreur de saisie est parfois vite arrivée dans les quantités.

• Cliquer sur "Action" / "Générer les écritures comptables"
• Cliquer sur le bouton "Appliquer"
• Aller vérifier dans la comptabilité que les écritures ont été correctement générées.

 ❌ Erreur à la génération des écritures comptables "aucun exercice comptable n'est défini"

Cela arrive si personne n'a généré d'écriture comptable sur l'activité pendant une année  et qu'on est sur l'année n+1
En effet, sur le journal d'opérations diverses, la ligne de l'année n'a pas été crée automatiquement et l'outil automatique a crée l'année en cours.

Ici il manque l'année 2023 et on est en 2024

Pour résoudre ça, se rendre sur le journal d'opérations diverses et créer à la main la ligne de période.

Attention à bien faire les choses, par exemple si l'activité à une année comptable qui n'est pas du 1er janvier au 31 décembre mais sur une année décalée.

Une fois enregistrée, ça fonctionnera.

Evaluation de votre stock théorique

Ce document ne s'applique qu'aux activités qui gèrent leur stocks de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas  les stocks de leur produit de façon identifié (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas à utiliser ce module.

Ce document explique comment visualiser votre stock théorique de marchandises (produits stockables).

Votre stock théorique est égale à "Stock lors de votre dernier inventaire" + "Produit acheté depuis votre dernier inventaire" - "Produit sorti (vendu / perdu) depuis votre dernier inventaire".

La différence entre votre stock théorique et votre stock réel est lié :

• à du retard de saisie informatique au niveau de vos ventes / de vos pertes / de vos achats
• à d'éventuelles erreurs de saisie informatique, lors de vos ventes ou de vos achats
• à des vols de la part de vos clients

Accès

• Aller sur "Articles" >> "Valorisation de stock" >> "Articles (Stock)"

Les différentes colonnes importantes sont :

• Le Prix de revient (= Coût), qui doit être à jour sur votre fiche produit, et exprimé Hors Taxe,
• Quantité en stock et valeur du stock physique correspondent à ce que vous avez théoriquement en magasin, au vu de vos bon de réceptions et de livraisons validés,
• Quantité prévue et Valeur du stock prévue tiennent compte de futurs achats et des futurs ventes éventuellement saisies.

Extraction

Vous pouvez extraire tout ou partie de la liste en suivant la procédure habituelle.

Utilisation

1. Vous pouvez obtenir la valeur de votre stock théorique en additionnant la colonne "Valeur du stock physique"
2. Il peut être intéressant de réaliser cette extraction avant un inventaire, afin de le comparer à la valeur réelle compté après inventaire, et pouvoir déduire vos pertes par démarques inconnues
3. Vous pouvez également, après inventaire, ou à différents moments de l'année, "traquer" les produits dont les quantités sont à 0. Deux choix possibles :
   
   • Soit vous êtes en rupture de stock,
   • Soit votre produit est obsolète (vous ne comptez plus le vendre) et dans ce cas, il est judicieux de le désactiver, afin d'alléger la liste des produits affichée et afin de limiter les erreurs de saisie.

Analyse des flux de produits

Ce document ne s'appliquent qu'aux activités qui gèrent leur stocks de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas  les stocks de leur produit de façon identifiée (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas besoin de lire ce document.

Ce document explique comment avoir votre récapitulatif de flux par produits.

Intérêt :

• Comprendre la valeur du stock d'un produit, et regardant toutes les opérations associées, pour éventuellement détecter une erreur de saisie
• Rendre des comptes à des organismes certificateurs, en justifiant les flux de produits pour qu'ils s'assurent que vous n'avez pas acheté des produits non bio, pour les revendre en bio.

Concept

Odoo génère des mouvements de stocks à chaque fois que vous :

• validez un bon de réception (suite à l'achat de marchandises)
• validez un bon de livraison (suite à la vente de marchandises)
• notez comme payé une vente (point de vente)
• validez un inventaire unitaire, partiel ou total (perte / gain de marchandise)
• validez une utilisation de produit (dégustation / entretien / etc...)

Un mouvement de stock est caractérisé par :

• Un produit
• Une quantité
• Un lieu d'origine (par exemple Fournisseur)
• Un lieu de destination (par exemple (Votre stock)

Accès et utilisation

Sur la fiche produit, cliquez sur le bouton

Réalisez ensuite les 2 regroupements suivants :

• cliquer sur "Rerouper par ... " et choisir le groupe personnalisé "De"
• puis cliquer sur "Regrouper par ... "et choisir le groupe personnalisé "Date"

Vous obtenez alors les mouvements de vos produits, classés par type de flux et par date.

Dans l'exemple ci-dessus, on peut observer que pour le produit sélectionné, il y a eu 6 réceptions fournisseur en avril 2020 par exemple.

Il est possible en cliquant sur chaque date, d'avoir le détail de chaque opération. (Date exacte, nom du bon de bon de réception ou de la vente, etc...)

Extraction

Vous pouvez extraire tout ou partie de la liste en suivant la procédure habituelle.

Erreurs de vente

Vente livrée erronée

Valable si tu gères tes stocks, si tu ne gères pas tes stocks rendez-vous dans le tuto des avoirs.

Cas : Tu t'es trompé dans une quantité vendue OU un article t'a été retourné après avoir déjà transféré les articles sur Odoo

• Rechercher le BL dans Inventaire >> Vue d'ensemble >> Bons de livraison
• Cliquer sur le BL en question
• Cliquer sur: le panneau avec l'ensemble des articles s'affiche. On peut alors :
• supprimer les articles non concernés (sur lesquels il n'y a pas eu d'erreur)
• pour les articles avec erreur,
  • cocher "à rembourser" (sauf dans le cas où l'on ne souhaite pas forcément que cela apparaisse dans le bon de livraison, dans le cas d'un arrangement avec le client (3 bouteilles manquantes cette fois-ci, 3 bouteilles en plus la fois d'après, et non facturées)
  • indiquer la quantité à retourner (= non livrée) pour chaque article.
  • on peut sélectionner les articles à rembourser et retourner dans le stock.

• Appuyer sur Retourner : cela impacte le stock positivement en remettant des produits dans le stock
• Un document "IN" est crée

  

Facturation

• Si la facture n'avait pas encore été réalisée, elle tiendra compte des modifications apportées.
• Sinon, il faut faire un avoir client dans "Facturation" >> "Clients" >> "Avoir".

Cas d’une double activité épicerie et restauration / bar

Gestion des stocks 

• Si vous prenez des produits dans l'épicerie pour le bar/restau (ou autre activité de transformation), il faut les sortir du stock de l'épicerie via une utilisation interne :
  • les stocks de l'épicerie sont ok - ainsi vous pourrez vous appuyer sur les stocks annoncés dans Odoo pour faire vos commandes de réassort,
  • ça ne crée pas de démarque inconnue lors de l'inventaire.
• A l'inverse si vous prenez dans le stock d'articles réservés habituellement à la transformation, vous pouvez faire un mouvement inverse : sortie transformation vers épicerie (dans les utilisations internes). Attention, il faudra créer un 2ème article avec la catégorie "Revente / xxx / xxx" et inscrire le stock manuellement (bouton 

  de la fiche article).
  

Gestion de marge 

• Il est très important que les coûts et prix de vente indiqués sur les fiches articles soient à jour.
  • Attention aux unités de mesure (si vous achetez le sac de 25kg de farine et que vous revendez au kilo par exemple).
  • Pour se faire, bien dérouler le flux d'achat jusqu'au bouton "vérifier les infos fournisseurs" à l'étape de facturation puis Action > voir les produits pour modifier les prix. Cela suppose que tous les achats passent par Odoo. 
  • Utiliser les catégories de marge.
  • Dérouler les différentes étapes du menu de gestion des prix dans "Fabrication" 

Fiscalité 

Selon le type d’analyse que l’on veut dans l’activité, on va :

• soit séparer l'analyse comptable épicerie et bar, quitte à parfois dupliquer un article pour l'avoir ET en Achat/Revente, ET en produit transformé (ou matière première)
  
• soit utiliser les articles de l'épicerie (paramétrés comme Achat/Revente) pour le bar.

Il existe plusieurs catégories d’articles que l’on peut paramétrer pour les activités

Nom catégorie	Compte d'achat	Compte de vente
Revente / vente au bar / ...	6071	707
Transformation / vente au bar / ...		701
Matières premières / ... / ...	601

Si on sépare l'analyse comptable épicerie et bar-restau

• classer les articles vendus au bar dans Transfo / vente au bar / 
• utiliser une utilisation interne adéquate (à demander au pôle info si elle n'existe pas) qui doit s'appeler  "Transformation" ou "Utilisation au bar" pour les articles achetés originellement pour l’épicerie et que l’on utilise finalement au bar (voir la fiche dédiée), pour passer les articles de 607 à 601 à l'achat.
  

Si on fait une commande d'article qui ont la catégorie Transfo / vente au bar / ..  on les vend directement (achat en 601, vente en 701)

Sinon

On utilise classiquement les articles qui sont classés en Revente / vente au bar / ...

Si tu as des articles que tu vends en épicerie et au bar ?

Tu dois bien créer un deuxième article pour le bar (classé en catégorie Transformation / Vente au bar / ... )

Si tu as des articles qui étaient dans Revente / Vente au bar que tu vas vendre exclusivement en bar?

Modifie en masse ces articles en les déplaçant dans la catégorie Transformation / Vente au bar

Voir tuto dédiée pour l'édition en masse : https://librairie.grap.coop/books/odoo-v12/page/base-articles-actions-en-masse-en-lot.

Changement en septembre 2024, le contexte

Jusqu'à présent, lorsqu'une acti vendait des boissons à boire sur place, elles étaient rangées dans Revente/Vente au bar et allaient en compta en 707 (comme de l'achat revente). C'est bien pratique pour les restos purs, car cette boisson est souvent margée très très fort et vient donc péter la marge de la partie transfo. Donc pour les simples restos, traiteurs, bars, on laisse comme ça.

Mais pour les actis qui font aussi de l'achat-revente, ce taux de marge élevé vient méga-péter la marge de la partie A-R. Donc par exemple pour les épiceries-resto, on peut demander au pôle info de masquer la catégorie Revente/Vente au bar, et à la place d'afficher la catégorie Transfo/Restauration/Boisson qui viendra en compta en 701.
Dans ce cas, les boissons du resto ne seront plus isolé mais ça nous semble être un moindre mal.

Pour compléter les propos, on avait vu avec Nina que le top pour ce changement c'est le moment de la cloture car si c'est rétroactif pour Odoo, ça ne l'est pas pour la compta.

Donc le top c'est au moment de la clôture ou sinon à un moment où la compta est au courant et peut rapatrier les ventes de boissons déjà comptabilisées dans les ventes de l'AR vers la production.

Catégories fiscales

• Les matières premières qui ne servent qu'à la transfo ou celles qui proviennent de la boutique sont sur une TVA 5,5%, voire 20% pour le chocolat au lait et l'alcool.
• Les produits finis transformés sont sur une TVA 10% si consommés sur place, ou sinon 5,5% (sauf si alcool : 20%).

Voir détail > ICI <

Exemple sur une recette de galette bretonne :