Gestion des stocks (Inventaire / Entrepôt)

Inventaire - introduction

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

Quand réaliser un inventaire ?

Légalement, toute entreprise est tenue d’inventorier son stock au moins une fois par an.

Extrait de l'Article L123-12 du code du commerce
L'entreprise doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise.

Pourquoi réaliser un inventaire

Les erreurs de stocks sont inévitables. Elles peuvent avoir plusieurs causes :

Causes externes
 Causes liées à de mauvaises pratiques dans Odoo
  • Les vols
  • La perte de poids des produits
  • D/V si stock dans Odoo
  • Les pertes non saisies
  • Des erreurs d’unité de mesure dans la fiche article (ou erreur de conversion litre / kilo, cagette / unité, pack / unité (pour le lait, l'eau, les oeufs...)
  • Des erreurs de réception / livraison dans Odoo (doublons, mauvaises manip)
  • Des erreurs d'articles (vous avez vendu des pommes golden au lieu de galas par ex.)
  • Des commandes non saisies dans Odoo (pain, ...)
  • Des transferts non réalisés (via une utilisation interne) dans le cas d'une double activité (épicerie => bar ou restau) ou dans le cas d'une création de panier composé
  • Des erreurs de livraison du fournisseur (ex. relais vert qui facture tout quand bien même tout n'est pas réceptionné : vous avez tendance à mettre tout ok en réception mais l'avoir que vous réalisez ensuite ne permet pas de rétablir le stock).
Dans Odoo, ces écarts de stock constituent la "démarque inconnue" dans le tableau de bord "Stock - perte de produits". Attention au sens de lecture :
  • lorsque la démarque inconnue est en positif : vous avez inventorié moins d'articles que ce qu'Odoo déclarait avoir en stock => c'est donc une perte (à déduire de la marge)
  • lorsque la démarque inconnue est en négatif : vous avez inventorié plus d'articles que ce qu'Odoo disait avoir en stock : c'est alors à votre "avantage".

Pour rectifier la situation, nous recommandons d'effectuer au moins 2 inventaires complets par an ou de pratiquer les inventaires tournants.
L'inventaire servira à :

  • corriger le stock pour chaque produit (ex: 92 Pièce de coulis de tomate) pour savoir précisément ce qu'on a en stock, et donc ce qu'on doit commander;
  • corriger la valorisation total du stock (ex: 23965,76€) pour voir les impacts financier de notre stock;

Durée

Pour rappel estimatif, compter environ 1,3 min de travail par référence
1000 produits → 1300 minutes → 21h → 7h de travail pour 3 personnes

Et après ?

On essaie de garder son stock juste en étant rigoureux.se sur les livraisons / réceptions / retours / pertes, ...

et l'inventaire est un super moment pour faire le tri et archiver tous les articles qui ne sont plus vendus ou en double. 

Inventaire - conseils logistiques

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

En amont

Ranger ses produits.

Prendre le temps de bien ranger ses produits pour qu’ils soient :

Faire attention à qu’un tofu fumé ne se cache pas derrière 4 tofu à l’ail des ours.

Compter l’arrière-stock

Quelques jours avant, on peut « bloquer l’arrière stock » pour pouvoir y faire l’inventaire en amont.
Pour cela, il faut s’assurer qu’aucune nouvelle commande viendra changer le stock + on remplit son magasin pour ne pas devoir aller chercher des produits en stock.

Ainsi, on peut réaliser le stock de son arrière-stock tranquilou en avance.

Le jour de l’inventaire

Fonctionnement en binôme pour produits avec code-barre avec smartphone


Une personne connaissant les produits (appelée Angélique) et une personne ne connaissant pas les produits (appelée Antoine)

Angélique bipe le produit.

Antoine compte le nombre de produits présents et annonce la quantité.
Angélique note et peut vérifier des informations produits, comme le prix unitaire, poids, labels..

Si une erreur est constaté, rayer l’étiquette et/ou noter sur une feuille le nom du produit.

Organisation générale

L'idée est de n'oublier aucun produit.

Même la petite référence derrière la caisse sans code barre, il faudra y penser.

Et n'oubliez pas les œufs ! Pensez aussi aux têtes de gondoles et aux vitrines !

Dans tous les cas choisissez des options "visuelles" pour éviter de compter deux fois ou d'oublier des pans d'étagères.

Faites des équipes en début de journée pour que chacun sache ce qu'il doit faire :

Vous pouvez aussi en profiter pour vérifier les DLC du sec !
Et distribuer de bons produits périmés à vos aides d'inventaire :)

Produits sans code-barre

Deux façons de voir les choses :

  1. Soit on part d’une liste de produits exportés depuis Odoo.
  2. Soit on se réfère aux produits que l’on a dans le magasin

Attention avec solution 1.
Si un produit n’est pas rentré sur Odoo, il ne sera pas compté dans le stock alors qu’il existe en vrai.

Solution 2.
Imprimer le modèle « Document d'inventaire - produit » en cliquant ici.

Il faudra dans les deux cas, remplir ses quantités sur Odoo.

Produits en vrac

L'idéal est de pouvoir peser les contenants en amont de l'inventaire.

Conseil : faites le une bonne fois pour toutes, le poids des contenants vides sera valable tous les ans !
Document de modèle vierge disponible sur ce lien.

Attention à prendre en compte les critères suivants : pelles comprises ou pas dans le bac ? Roulettes ? Couvercle ? Donnez-vous vos propres règles et NOTEZ les.
Puis enregistrer le fichier vierge dans un endroit où vous le retrouverez chaque année.

Munissez-vous ensuite d'une balance et vérifiez le poids maximum qu'elle peut supporter. Souvent un pèse personne fait bien l'affaire.
L'idée est de se tarer soi-même, puis de monter sur le pèse personne avec le silo ou le bac vrac. Ou s'il est suffisamment lourd ou à bonne hauteur de le mettre directement sur le pèse-personne.

Exporter la liste des articles actifs

Pour préparer votre inventaire, il peut être utile de vous appuyer sur un export d'Odoo avec la liste des articles actifs, voici comment le réaliser :

Aller dans le menu Articles, faire en sorte d'afficher tous les articles sur la même page (1.)

=>

et sélectionner l'ensemble (2.).

Cliquer ensuite sur le boutonà droite de "Action" pour exporter.

Si vous souhaitez réaliser l'export uniquement sur le vrac, il suffit d'ajouter un filtre sur unité de mesure = 01kg (via la recherche avancée).

Inventaire - utilisation des douchettes/smartphone (KDC)

Notes importantes

Avant de louer ou d’acheter le matériel

La veille

Le jour même

Si vous prévoyez d’utiliser le matériel toute la journée, bien penser à le recharger quand vous faites une pause à midi.

Présentation des appareils

Il y a deux appareils attachés l’un à l’autre.

 

Téléphone

Lecteur de code barre

Photo

Chargement de la batterie

Via une prise mini USB situé en bas de l’appareil.

Via une prise mini USB situé sur le flanc gauche de l’appareil.

Durée de la batterie

Une journée.

Plusieurs jours.

Allumage de l’appareil

- Faire un appui long sur le bouton situé le flanc droit de l’appareil

 

- Après l’affichage de l’écran de chargement, si l’appareil vous demande un code PIN, saisir le code « 1234 » et valider en cliquant sur la touche « OK ».

- déplacer le bouton glissière, situé sur le flanc droit de l’appareil de droite à gauche.

- Une témoin lumineux s’allume en rouge, puis passe en orange

- attendre qu’un bip long ait lieu

Extinction de l’appareil

- Faire un appui long sur le bouton situé le flanc droit de l’appareil

 

- Valider en cliquant sur la touche « Éteindre ».

- déplacer le bouton glissière en sens inverse.

 

Appareil

Photo

image-1655973468177.png

Chargement de la batterie

Via une prise mini USB-C situé en bas de l’appareil.

Durée de la batterie

 Une journée

Allumage de l’appareil

- Faire un appui long sur le petit bouton situé en haut de l'appareil

 - Après l’affichage de l’écran de chargement, si l’appareil vous demande un code PIN, saisir le code « 1234 » et valider en cliquant sur la flèche.

Extinction de l’appareil

- Faire un appui long sur le bouton situé en haut de l’appareil

 - Valider en cliquant sur la flèche.

Activation des connexions

Avant d’utiliser les logiciels d’inventaire ou d’inventaire, vous devez activer deux connexions :

1. Activation du wifi

- balayer l’écran de hauts en bas, deux fois, pour accéder au menu

- cliquer longtemps sur le bouton de wifi

- si le wifi est inactif, activer le. (1)

 

- cliquer sur le réseau sur lequel vous souhaitez vous connecter. (2)

 

- saisir le mot de passe du wifi et valider.

Vérification

 

- lancer l’application d’inventaire (ou d’achat) situé sur le bureau du téléphone.

 

 

- le wifi est correctement paramétré si la page d’authentification s’affiche correctement.

2. Activation du Bluetooth

- Vérifier bien que votre lecteur de code barre est allumé.



- Balayer l’écran de hauts en bas, deux fois, pour accéder au menu

- cliquer longtemps sur le bouton de bluetooth

- Si le bluetooth est inactif, activer le. (1)

 

- cliquer sur le lecteur de code barre noté « KDC [xxxx] sur lequel vous souhaitez vous connecter. (2)

Le numéro xxxx est situé au dos du lecteur de code barre.

 

- Après quelques secondes, le lecteur de code barre émet deux bips courts et l’écran affiche que le lecteur est connecté.

Vérification

 

Lancer l’application de message et faîtes comme si vous alliez écrire un message.

Cliquer sur l’un des boutons de scan situé sur les deux flancs (gauche ou droite) du lecteur de code barre.

 

Le bluetooth est correctement paramétré si le code barre scanné s’affiche sur le téléphone portable.

 

3. Logiciel d’inventaire

Lancer le navigateur internet Firefox et saisir l’URL

https://erp.grap.coop

 

Sur la page d’authentification, saisir vos identifiants que vous utilisez pour vous connecter à Odoo puis cliquer le bouton « Se connecter »

Aller sur le menu principal puis sur "Applications mobiles" et lancer l'application "Inventaire"

  


Sélectionner un inventaire (en cours), ou bien commencer en un nouveau, en saisissant le nom de votre inventaire, puis cliquer sur le bouton « Créer un nouvel inventaire ».

 

Vous allez créer un inventaire par zone de votre magasin.

 

Pour le retrouver sur Odoo, aller dans le menu "Inventaire"> "Opérations" > "Ajustement de stock"

Ensuite, vous pouvez scanner l'article ou l'appeler par son nom s'il n'a pas de code barre.

Sur la page suivante, saisissez la quantité de produit que vous avez. Puis cliquer sur le bouton « Ajouter quantité ».

 

Répéter l'action de scanner / compter pour chaque article.

Si vous scannez deux fois le même produit dans un même inventaire, l’écran suivant s’affichera, pour vous indiquer que les quantités ont été fusionnées.

S'il s'agit d'une erreur, il faudra retrouver l'inventaire en question et modifier la quantité dans Odoo, menu Inventaire > Opérations > Ajustement de stock.

 

Si vous souhaitez finir l’inventaire, pour en créer un nouveau, suivez ci-contre l'étape 1 et 2.

 

Vous pouvez ensuite créer un nouvel inventaire ou sélectionner un inventaire en cours à compléter.

Visualiser le MOOC sur les applications mobiles.



 

Inventaire unitaire

Pour inventorier un seul article, autrement dit écraser le stock supposé par le stock réel, vous pouvez soit suivre la procédure sur l'inventaire partiel en référençant un seul article, soit cliquer sur "Mettre à jour le stock disponible", directement depuis la fiche article :

Il s'agit d'un raccourci vers le menu d'inventaire détaillé dans la fiche inventaire partiel.

 

 

Inventaire partiel

Un inventaire partiel sert à corriger des écarts que l'on constaterait pendant l'année. Notamment, des erreurs de saisie que l'on aurait pu faire en saisissant un produit à la place d'un autre.

Prérequis à la réalisation d'un inventaire partiel

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisi toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire. Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.
La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

  1. saisie d'une commande
  2. Validation du bon de réception
  3. Validation de la facture

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon qu'un achat (2.B.) ou une vente (2.C.), les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire.

Saisie de l'inventaire partiel

Cliquez ensuite sur le boutonqui permet d'accéder à une vue liste pour une saisie rapide de l'inventaire (comme dans une feuille de calcul type excel).

Lorsque vous choisissez un produit, Odoo vous ramène l'unité de mesure du produit et la quantité théorique en stock

Vous devez écraser la valeur du champ "quantité réelle" avec celle que vous avez constatée.

Validation de l'inventaire

Vous pouvez ensuite aller vérifier que les stocks des produits inventoriés sont désormais corrects.

Inventaire complet (avec prérequis Odoo)

NB : à lire aussi : les bonnes pratiques pour un inventaire réussi => des conseils de vos accompagnateur.ices !

Prérequis à la réalisation d'un l'inventaire

Produits - Valorisation des stocks

Tous les mouvements de stock sont valorisés sur la base du Prix de Revient indiqué dans la fiche produit. Veillez à ce que ce prix soit bien renseigné, sinon la valorisation de vos stocks sera fausse.

Pour repérer les produits où le prix de revient est erroné, vous pouvez filtrer les produits qui ont une marge trop haute ou trop basse par rapport à celle que vous êtes sensés appliquer.

Achat - Validation des bons de réception

Avant de réaliser un inventaire, vous devez avoir saisie toutes vos commandes fournisseurs que vous avez reçues jusqu'au moment de l'inventaire.

Si vous saisissez après un inventaire, une livraison qui a eu lieu avant, cela faussera tous les stocks des produits de cette commande.

La saisie d'un commande se réalise généralement en 3 étapes :

  1. Saisie d'une commande;
  2. Validation du bon de réception;
  3. Validation de la facture;

Il faut, avant inventaire avoir au moins terminé l'étape n°2 de chaque commande reçue.

Vente - Validation des bons de livraison

De la même façon, il faut avoir avoir valider toutes les livraisons que vous auriez pu réaliser avant inventaire.

Point de vente - Facturation et clôture

Avant inventaire, si certaines notes étaient encore à l'état brouillon, il faut créer des factures pour chacune d'elle. Cela a pour conséquence de faire sortir du stock les produits, même si le client paiera plus tard.

De la même façon, il est recommandé de clôturer sa caisse.

Transaction Inter Société

De la même façon que pour les autres achats et ventes, les transactions entre activités de la coopérative doivent être validées avant inventaire.

Utilisation interne - Validation des sorties constatées

Si vous utilisez le module d'utilisation interne, pour déclarer vos pertes quotidiennes, vos dégustations, etc., veillez à ce que toutes les utilisations internes soient validées avant l'inventaire.

Réalisation de l'inventaire

Avec smartphone

C'est la manière la plus rapide pour gérer ses produits avec code-barre.
Un tutoriel complet est disponible ici.

Par Odoo

Création d'un inventaire

  • Allez dans "Inventaire" / "Opérations" / "Ajustements de stock".
  • Créez un nouvel inventaire en cliquant sur le bouton "créer".

Si vous n'avez que quelques références, vous pouvez créer un seul inventaire.

Par contre, si vous avez plusieurs centaines / milliers de références ou si vous êtes plusieurs, il est judicieux de créer plusieurs inventaires partiels, par lieux inventoriés et par personne. Exemple :

Cliquez ensuite sur "Démarrer l'inventaire".

Saisissez ensuite ligne à ligne la liste des produits. Lorsque vous choisissez un produit, Odoo vous ramène :

    • L'unité de mesure du produit ;
    • La quantité théorique en stock ;

Si vous avez la même quantité, il n'y a rien à faire, sinon, vous devez changer la valeur et mettre celle que vous avez compté.

Les lignes en bleues sont les lignes où la quantité est différente de la quantité prévue.

Ne changez pas l'unité de mesure à ce moment là même si vous vous étiez trompé sur la fiche produit. Odoo refusera de valider un inventaire avec des objets en LITRE si sur la fiche produit, il est indiqué que le produit se compte à la PIECE.

Les articles se trient par ordre alphabétique à la sauvegarde, donc ne vous étonnez pas si vous ne voyez plus la dernière ligne saisie en bas de tableau !

Ne pas valider les inventaires partiels !

NB : suite à l'inventaire, le stock des articles archivés sera ramené à 0. Et les autres articles à 0 mériteraient bien une petite étape d'archivage, c'est le bon moment !

Les articles que l'on n'inventorie pas : les consignes et les articles de dépôt vente.

Inventaire guidé :

En sélectionnant "une catégorie d'articles" lors de la création de l'inventaire, vous pouvez faire remonter la liste des articles de la catégorie,  ce qui vous dispense de les appeler un par un en saisissant le libellé, au risque d'en oublier :

Vous pouvez alors intervenir directement dans le tableau en corrigeant les "quantités réelles".

Vous pouvez toujours ajouter ("ajouter une ligne", en bas du tableau) ou supprimer (logo poubelle) un article dans le tableau.

⚠️ Gestion des doublons  = dernière étape avant d'appeler ⚠️

A la fin de la saisie de votre partie d'inventaire, vous aurez peut-être des doublons (erreur, ou présence de l'article à 2 endroits) qu'il faudra corriger. Le message d'erreur ci-dessous vous alertera,


et les boutons de raccourcietapparaîtront pour vous permettre d'identifier et corriger les doublons.

L'objectif étant de n'avoir qu'une seule ligne par article, vous pouvez soit fusionner les doublons (bouton ci-dessus), soit corriger à la main :

MERCI D'APPELER LE SERVICE INFO A CETTE ÉTAPE !

Validation de l'inventaire
(RÉSERVÉ Service informatique)

1. Fusion des différents inventaires

S'il n'y a qu'un seul inventaire, passer à l'étape "3. Remplissage avec les produits manquants".

Une fois tous les inventaires saisis, il faut fusionner les différents inventaires pour en avoir un seul récapitulatif.

Nota : Garder en brouillon les différents petits inventaires, ils peuvent servir en cas de fausse manipulation sur la suite de la procédure !

2. Gestion des doublons

Dans le cas où un article aurait été inventorié dans 2 minis inventaires, il ressort en doublon dans cet inventaire complet. Il faut les fusionner en cliquant sur le bouton "fusionner les doublons".

3. Remplissage avec les produits manquants

La prochaine étape est de remplir l'inventaire avec les éléments que vous n'avez pas compté. En effet un inventaire validé va changer les quantité en stock, pour les produits listés seulement. Si vous êtes en rupture de stock sur un produit, et qu'Odoo en indique 3 en stock, il faut lui indiquer que vous en avez 0 de façon explicite.

4. Validation finale

A la fin de l'opération, vous avez un inventaire avec tous vos produits avec pour chacun :

Après cela vous devez : cliquer sur le bouton "Valider l'inventaire". Cette opération va réaliser l'entrée ou la sortie définitive des produits du stocks.

5. Export

Réalisez les 3 exports suivants et communiquez-les à l'activité, au comptable et à l'accompagnateur.

5.A) Justificatif PDF

Vous avez ensuite la possibilité d'imprimer un pdf de l'inventaire en cliquant sur les boutons "Imprimer" / "Inventaire".

Vous récupérez alors un document PDF qui justifie de votre valorisation de stock avec une ligne par produit avec sa valorisation, ainsi que le total du stock.


5.B) Justificatif Excel

5.C) Etat des stocks Excel

Après validation de l'inventaire, vous pouvez sortir l'état de vos stocks, classé par catégorie. Pour cela :

Sorties de stock - Utilisation interne (perte, entretien, dégustation)

Ce document ne s'applique qu'aux activités qui gèrent leur stock de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas les stocks de leurs produits de façon identifiée dans Odoo (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas à utiliser ce module.

Ce document explique comment déclarer l'utilisation de marchandises (produits stockables) pour des utilisations autres que la vente. Déclarer une utilisation interne aura deux conséquences:

Les cas d'utilisation

Les cas identifiés jusqu'à présent où cette fonctionnalité peut être utilisée sont:

Nom Description Compte comptable

Entretien

Vous utilisez des produits de votre stock pour réaliser l'entretien de vos locaux ou pour les fournitures d'hygiène

Ex : nettoyant sol, papier toilette...

 6063 - Fournitures d'entretien et de petit équipement

Transformation

vous utilisez des produits de votre stock pour les vendre sous une forme transformée

Ex: prendre un paquet de café du stock pour vendre des tasses de café Expresso

 601 - Matières premières

Dégustation

Vous prenez des produits de votre stock pour les faire déguster à vos clients

Ex: prendre 100g de comté et les couper en petits dés sur le comptoir

 6232 - Échantillons

Pertes Journalières

Vous constatez directement des produits perdus

Ex: vous jetez 5kg de tomates qui pourrissent

pas de compte comptable

N'hésitez pas à contacter le service comptable ou info, pour paramétrer d'autres types d'utilisations (dons, financement participatif (ex GAE, LTG), ...), si besoin.

Saisie

Le prix unitaire est récupéré automatiquement depuis la fiche produit. Elle correspondant à votre coût de revient. Si vous constatez que la valeur est fausse, ou non renseignée, allez dans la fiche produit pour la corriger

Vous pouvez, au fil de la journée ou de la semaine, venir rajouter d'autres produits

Confirmation

De façon régulière, en fin de journée, de semaine, ou au maximum en fin de mois, réaliser l'opération suivante:


Gestion de panier (de légumes, anti-gaspi ou de Noël)

Cela nécessite un paramétrage du service informatique donc nous contacter après la lecture de ce paragraphe

La solution n'est pas parfaitement ergonomique, mais fait l'affaire en terme de comptabilité et de gestion de stocks.

Créer un nouvel article "Panier de légumes" à vendre à la 1PCE.

  1. Si l'ensemble des produits à l'intérieur du panier ont la même tva : chouette, tu prends celle-ci
  2. Sinon, tu prends la tva la plus haute - pas d'autres moyens pour le moment
  3. C'est cet article que tu vendras à la caisse

Créer autant d'articles que de cas particuliers que vous voulez analyser (article panier anti-gaspi, article panier 20%, article panier 5%)

Utiliser les utilisations internes pour déstocker le contenu des paniers

  1. Dans module Entrepôt / Utilisations internes / Bouton Créer
  2. Choisir le type "XXX - Création Panier" (que le service informatique doit créer)
  3. Pour dire "je prends 1kg de patates et 500g de tomates", tu écris Patates quantité 1kg et Tomates 500g
  4. Ainsi tes patates et tomates ont été déstocké



Génération d'écritures comptables (RÉSERVÉ Équipe Interne)

La génération d'écriture comptable est manuelle. elle doit être réaliser au minimum une fois par an, une fois l'année comptable écoulée, et avant clôture.

Vous pouvez également générer des écritures en cours d'année, pour venir alimenter la moulinette, ou bien si vous réalisez une situation pour une activité.

Les écritures comptables générées sont regroupées. QQ soit le nombre d'utilisation interne, une écriture est générée par mois et par type.

L'écriture générée est une écriture de transfert de charge.

Comptes comptables Débit Crédit
607 - Achat de marchandises
13,09
622 - Charge d'entretien 13,09




Si vous ne souhaitez valider que les écritures d'une période, veuillez rajouter un filtre sur les dates.

regarder en bas de page, si le total est cohérent. Une petite erreur de saisie est parfois vite arrivée dans les quantités.

 ❌ Erreur à la génération des écritures comptables "aucun exercice comptable n'est défini"

image.png

Cela arrive si personne n'a généré d'écriture comptable sur l'activité pendant une année  et qu'on est sur l'année n+1
En effet, sur le journal d'opérations diverses, la ligne de l'année n'a pas été crée automatiquement et l'outil automatique a crée l'année en cours.

Ici il manque l'année 2023 et on est en 2024
 Capture d’écran du 2024-02-01 14-28-10.png

Pour résoudre ça, se rendre sur le journal d'opérations diverses et créer à la main la ligne de période.

Attention à bien faire les choses, par exemple si l'activité à une année comptable qui n'est pas du 1er janvier au 31 décembre mais sur une année décalée.

Une fois enregistrée, ça fonctionnera.



Evaluation de votre stock théorique

Ce document ne s'applique qu'aux activités qui gèrent leur stocks de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas  les stocks de leur produit de façon identifié (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas à utiliser ce module.

Ce document explique comment visualiser votre stock théorique de marchandises (produits stockables).

Votre stock théorique est égale à "Stock lors de votre dernier inventaire" + "Produit acheté depuis votre dernier inventaire" - "Produit sorti (vendu / perdu) depuis votre dernier inventaire".

La différence entre votre stock théorique et votre stock réel est lié :

Accès

Les différentes colonnes importantes sont :

Extraction

Vous pouvez extraire tout ou partie de la liste en suivant la procédure habituelle.

Utilisation

  1. Vous pouvez obtenir la valeur de votre stock théorique en additionnant la colonne "Valeur du stock physique"
  2. Il peut être intéressant de réaliser cette extraction avant un inventaire, afin de le comparer à la valeur réelle compté après inventaire, et pouvoir déduire vos pertes par démarques inconnues
  3. Vous pouvez également, après inventaire, ou à différents moments de l'année, "traquer" les produits dont les quantités sont à 0. Deux choix possibles :
    • Soit vous êtes en rupture de stock,
    • Soit votre produit est obsolète (vous ne comptez plus le vendre) et dans ce cas, il est judicieux de le désactiver, afin d'alléger la liste des produits affichée et afin de limiter les erreurs de saisie.

Analyse des flux de produits

Ce document ne s'appliquent qu'aux activités qui gèrent leur stocks de produits à savoir les épiceries et les négociants / revendeurs. Les transformateurs qui ne gèrent pas  les stocks de leur produit de façon identifiée (restaurants, boulangers, etc...) n'ont pas besoin de lire ce document.

Ce document explique comment avoir votre récapitulatif de flux par produits.

Intérêt :

Concept

Odoo génère des mouvements de stocks à chaque fois que vous :

Un mouvement de stock est caractérisé par :

Accès et utilisation

Sur la fiche produit, cliquez sur le bouton

Réalisez ensuite les 2 regroupements suivants :

Vous obtenez alors les mouvements de vos produits, classés par type de flux et par date.

Dans l'exemple ci-dessus, on peut observer que pour le produit sélectionné, il y a eu 6 réceptions fournisseur en avril 2020 par exemple.

Il est possible en cliquant sur chaque date, d'avoir le détail de chaque opération. (Date exacte, nom du bon de bon de réception ou de la vente, etc...)

Extraction

Vous pouvez extraire tout ou partie de la liste en suivant la procédure habituelle.

Erreurs de vente

Vente livrée erronée

Valable si tu gères tes stocks, si tu ne gères pas tes stocks rendez-vous dans le tuto des avoirs.

Cas : Tu t'es trompé dans une quantité vendue OU un article t'a été retourné après avoir déjà transféré les articles sur Odoo
Facturation

Cas d’une double activité épicerie et restauration / bar

Selon le type d’analyse que l’on veut dans l’activité, il peut falloir séparer comptablement les produits en pur achat / revente (en épicerie) et les produits vendus au bar.

Il existe plusieurs catégories d’articles que l’on peut paramétrer pour les activités

Nom catégorie
 Compte d'achat 
 Compte de vente
Revente / vente au bar / ... 6071
 707



Transformation / vente au bar / ... 601
 701



Tutos au quotidien

Si on sépare l’analyse comptable épicerie et bar

Il faut :

Si on fait une commande d'article qui ont la catégorie Transfo / vente au bar / ..  on les vend directement (achat en 601, vente en 701)


Si l’on ne veut pas séparer l’analyse comptable épicerie et bar

On utilise classiquement les articles qui sont classés en Revente / vente au bar / ...

Tuto : à la bascule d'une activité d'analysée groupée à analyse séparée

Voici ce que tu dois faire

Si tu as des articles que tu vends en épicerie et au bar ?

Tu dois bien créer un deuxième article pour le bar (classé en catégorie Transformation / Vente au bar / ... )

Si tu as des articles qui étaient dans Revente / Vente au bar que tu vas vendre exclusivement en bar?

Modifie en masse ces articles en les déplaçant dans la catégorie Transformation / Vente au bar

Voir tuto dédiée pour l'édition en masse : https://librairie.grap.coop/books/odoo-v12/page/base-articles-actions-en-masse-en-lot.

 

 

Changement en septembre 2024, le contexte

Jusqu'à présent, lorsqu'une acti vendait des boissons à boire sur place, elles étaient rangées dans Revente/Vente au bar et allaient en compta en 707 (comme de l'achat revente). C'est bien pratique pour les restos purs, car cette boisson est souvent margée très très fort et vient donc péter la marge de la partie transfo. Donc pour les simples restos, traiteurs, bars, on laisse comme ça.

Mais pour les actis qui font aussi de l'achat-revente, ce taux de marge élevé vient méga-péter la marge de la partie A-R. Donc par exemple pour les épiceries-resto, on peut demander au pôle info de masquer la catégorie Revente/Vente au bar, et à la place d'afficher la catégorie Transfo/Restauration/Boisson qui viendra en compta en 701.
Dans ce cas, les boissons du resto ne seront plus isolé mais ça nous semble être un moindre mal.

 

Pour compléter les propos, on avait vu avec Nina que le top pour ce changement c'est le moment de la cloture car si c'est rétroactif pour Odoo, ça ne l'est pas pour la compta.

Donc le top c'est au moment de la clôture ou sinon à un moment où la compta est au courant et peut rapatrier les ventes de boissons déjà comptabilisées dans les ventes de l'AR vers la production.