Base Contacts (Clients & Fournisseurs)

Fiche Partenaire - Paramétrage fiscal

Cette fiche indique comment paramétrer correctement vos partenaires dans Odoo d'un point de vue fiscal (lié à la TVA).
merci de lire en complément la documentation sur le paramétrage fiscal de la TVA au niveau des produits.

Il est important de comprendre que la TVA est liée au produit et non pas au partenaire auquel vous l'achetez ou vous le vendez. Si un produit a une fiscalité à 5,5%, cela sera toujours le cas. Par contre, dans certains cas, vous n'allez pas appliquer la TVA. Cela va se produire lorsque vous achetez ou vendez à des entreprises spéciales, d'un point de vue juridique et / ou géographique.

Paramétrage dans Odoo

Allez sur une fiche contact et cliquer sur l'onglet "Ventes & Achats". Vous avez alors une option "Position fiscale" qui indique le type de fiscalité à appliquer dans les transactions entre vous et ce partenaire.

Position fiscale Correspond à
Client B2B (TTC --> HT) un client pro, qui veut voir le prix unitaire en HT sur les factures
Client B2C (HT --> TTC) un client non pro, qui visualise les prix en TTC
XXX - non assujetti (Auto entrepreneur / association ...) un fournisseur non assujetti à TVA (bien que ses articles soient vendus avec une TVA chez vous)
XXX - Zone Euro (Intracom - Hors France) un fournisseur étranger mais en zone Euro
XXX - Hors UE + DOM-TOM un fournisseur hors UE
Client / Fournisseur Intersociété (HT) une autre activité intégrée de Grap à qui, moi, activité intégrée également, j'achète ou je vends

Note importante : avant de commencer à créer votre facture veillez à bien paramétrer votre partenaire, car si vous changez le paramétrage du partenaire en cours de saisi de facture, le nouveau paramétrage ne viendra pas s'appliquer sur la facture déjà commencée.

1/ Cas normal

Correspond aux positions fiscales B2B et B2C

Dans la plupart des cas, la fiscalité normale s'applique. Le champ est donc vide par défaut. Cela signifie que :

Pensez à renseigner "Client B2B (HT)" pour vos ventes pros, afin que les prix unitaires des bons de commande et factures soient exprimés en HT, ça évitera bien des confusions !

A/ Impact à l'achat

B/ Impact à la vente

2/ Achat - Vente à une structure non assujettie

Correspond à la position fiscale "non assujetti".

A/ Vente à une structure non assujettie

Si vous vendez à une structure non assujettie, vous collectez tout de même de la TVA car vous y êtes vous même assujettie. Donc il faut appliquer le cas n°1 normal.

Si la structure vous demande une facture sans TVA, elle réalise une erreur et il ne faut pas répondre positivement à sa demande.

B/ Achat à une structure non assujettie

Les types de structures suivantes vont vous faire parvenir des factures sans TVA :

Si vous avez correctement paramétré votre partenaire, lorsque vous saisissez votre achat, cela s'affiche ainsi :

3/ Achat - Vente à une structure étrangère (Hors France)

Positions fiscales "zone euro" & "hors UE"

A l'achat comme à la vente, les transactions avec des structures juridiques étrangères sont soumis à une fiscalité spéciale. Il faut alors paramétrer votre partenaire en "Zone Euro" ou "Export Hors UE" selon le cas.

Cela ne s'applique que s'il s'agit d'entreprise. Si un particulier étranger vient dans votre magasin, il faut appliquer la fiscalité normale. (Cas n°1)

A/ Impact à l'achat en "Zone Euro"

Ce qui peut vous alerter : une TVA autre que les TVA habituelles (2,1%, 5,5%, 10% ou 20%) => votre fournisseur n'est pas en France, vous devez lui communiquer votre numéro de TVA intracommunautaire pour qu'il vous édite des factures sans TVA. En parallèle, vous indiquerez bien la position fiscale "zone euro" dans sa fiche contact.

Du moment que la livraison chez vous est opérée par le fournisseur, pas de TVA type TVA 6% (belge). Vous pouvez demander au fournisseur qui vous présente la facture avec cette TVA de 6% de rééditer une facture intracommunautaire.

Si en revanche c'est vous qui mandatez quelqu'un ou allez récupérer la marchandise chez le fournisseur, alors c'est différent. Dans ce cas, prenez contact avec le pôle info.

B/ Impact à la vente en "Zone Euro"

Ce cas ne s'est pas encore produit au sein de GRAP. Si vous y êtes confrontés, merci de contacter le service informatique ou comptable, pour que l'on voit ensemble si le fonctionnement de l'outils est correct.

A/ Impact à l'achat en "Hors UE"

Ce cas ne s'est pas encore produit au sein de GRAP. Si vous y êtes confrontés, merci de contacter le service informatique ou comptable, pour que l'on voit ensemble si le fonctionnement de l'outils est correct.

B/ Impact à la vente en "Hors UE"

Ce cas ne s'est pas encore produit au sein de GRAP. Si vous y êtes confrontés, merci de contacter le service informatique ou comptable, pour que l'on voit ensemble si le fonctionnement de l'outils est correct.

4/ Attribuer en masse une position fiscale

Exemple : attribuer à tous ses clients pros la position "B2B".

Fiche Partenaire - Condition de paiement (clients / fournisseurs)

Cette fiche indique comment paramétrer correctement vos partenaires dans Odoo au niveau des conditions de règlements.

Les conditions de paiements indiquent dans une transaction commerciale sous quelle(s) échéance(s) une facture doit être payée. Il s'agit d'une mention obligatoire.

Paramétrage dans Odoo

Allez sur une fiche client / fournisseur et cliquer sur l'onglet "Achats / Ventes". Vous avez alors une option "conditions de paiement client" et "condition de paiement fournisseurs".

Note importante

Avant de commencer à créer votre facture veillez à bien paramétrer votre partenaire, car si vous changez le paramétrage du partenaire en cours de saisi de facture, le nouveau paramétrage ne viendra pas s'appliquer à la facture déjà commencée.

Cas normal

Dans le cas de GRAP, (sauf exception pour certaines activités) :

Si votre client ou votre fournisseur est dans ce cas là, vous n'avez donc rien à faire.

A/ Impact sur la facture dans Odoo

La date de la facture et les conditions de règlements vont impacter le calcul de la date d'échéance.

Exemple de calcul à 30 jours fin de mois

 

B/ Impact sur les documents PDF

La mention des conditions de règlement sera indiquée sur le bon de commande de vente ainsi que sur la facture de vente généré par Odoo.

 

Pour mettre à jour les conditions de paiement

Fiche Partenaire - Liste de prix de vente

Attribuer à un partenaire une liste de prix de vente permet de personnaliser le prix d'un article en fonction de qui l'achète (remise 10% par ex.).

Les différents modèles de listes de prix

NB : pour ces 3 modèles de listes, il est possible de définir des exceptions sur certains articles qui ne seraient pas soumis à la remise : articles en dépôt-vente, consignes. Par défaut, le pôle informatique indiquera ces 2 exceptions, à vous de préciser si ce n'est pas le comportement attendu.

Créer une liste de prix de vente

La création des listes de prix est à la main du service informatique : vous pouvez adresser vos demandes support-informatique AROBASE grap.coop en précisant quel modèle de liste est souhaité, si vous voulez un arrondi à 5 ou 10 centimes (par exemple) et s'il y a des exceptions.

Une fois créées, les listes sont consultables dans Ventes >> Articles >> Listes de prix.

Cas des listes de prix éditables

Si vous avez choisi une liste de prix éditable ou basée sur une autre liste, vous pouvez aller écrire vos prix de vente à cet endroit.

Les actions à réaliser par la suite (à la main de l'utilisateur) sont les suivantes :

Attention : le prix indiqué dans cette colonne est exprimé en TTC


Rattacher une liste de prix de vente à un partenaire

Méthode 1 : via la fiche contact

On ne peut attribuer qu'une seule liste de prix par partenaire. S'il existe des exceptions pour un ou des partenaires donné(s), celles-ci doivent être paramétrées en amont par le service informatique (ex : -10% sauf sur les articles en dépôt-vente)

Méthode 2 : via la vue éditable en ligne

image-1645455629385.png

Dans un bon de commande ou dans le point de vente

C'est le prix catalogue qui s'affiche par défaut ou le prix rattaché à la fiche contact lorsque le contact est défini MAIS on peut changer ponctuellement :

Bon de commande image-1645455940995.png
Point de vente image-1645456049803.png

Cas particulier : prise en compte des variations du prix de vente en fonction de la quantité et/ou du mode d'achat(vrac)

Fait suite à une demande de Label(le) Brûlerie dont le contexte est le suivant : le prix de vente diffère selon que l'on achète 250g de café, 1kg de café, ou du café en vrac ET selon le profil de l'acheteur (10 profils distincts : activité GRAP, non GRAP, B2C, B2C marchés...).

Le service informatique créé des listes de prix pour chaque profil d'acheteur en ouvrant la possibilité de gérer des exceptions pour une liste d'articles (coche "Editable par produit").

Les actions à réaliser par la suite (à la main de l'utilisateur) sont les suivantes :

Le prix qui s'affiche dans la colonne "Prix de vente" correspond au prix de vente de la fiche article avant application d'une quelconque remise, y compris celle de la liste de prix que l'on vient d'ouvrir.

Astuce : on peut ajouter un filtre (ex : filtre sur tous les articles en vrac) pour identifier facilement tous les articles pour lesquels on veut écrire une exception.

Autre cas particulier : créer une liste de prix à partir d'une autre liste de prix (cf VIN)

La différence avec ce qui précède est que la liste de référence n'est pas la liste prix catalogue.

Exemple : je veux :

Comme pour toute nouvelle liste de prix, il faut faire une demande de création au pôle info en expliquant son besoin.

image-1645456847407.png

Autre cas particulier : une tarification qui varie selon la date

Faire une demande au support informatique par mail.

Quelle marge pour quelle liste de prix ?

Le boutonimage-1650915046419.pngde la fiche article ouvre le tableau détaillé ci-dessous et permet ainsi d'analyser la marge et le taux de marque de manière très précise sur un article donné :

image-1650915203927.png

On peut également analyser son chiffre d'affaire en fonction des listes de prix, dans image-1650915365500.png> Rapports SQL > Activité - Vente de produits, en affichant le critère "Liste de prix" :

image-1650915498382.png

Fiche Partenaire - Circuit de distribution

Ce champ va servir à réaliser des statistiques sur la part de circuit court dans l'approvisionnement des activités du Grap.

image-1628153160109.png

Vous pouvez sélectionner 3 valeurs :

Circuit court

Achat direct

Du point de vue de l’activité de GRAP - à un·e producteur·rice (pour les produits agricoles et d’élevage) ou à un transformateur artisanal (pour les produits faisant nécessairement l’objet d’un processus de transformation)

 
Circuit moyen

Achat à des coopératives
Achat à une coopérative de producteur·rice·s ou à un·e importateur·e dont la seule activité est de travailler directement avec des producteur·rice·s d’autres pays


Achat à des actis de grap
Circuit long Le reste
Pour alimenter ce champ "Circuit de distribution" en masse :
  1. Aller dans le menu Contacts > Vue éditable en ligne
  2. Cliquer sur Filtres > fournisseurs
  3. Cocher tous les fournisseurs que vous souhaitez classer en circuit court
  4. Cliquer sur Action > Édition en lots (Partenaires - circuit de distribution)
  5. Configurer comme suit et appliquer :

    image-1628153353252.png

  6. Réitérer les étapes pour circuit moyen et circuit long.

Analyser la part des achats en circuit court dans son chiffre d'affaires ou de ses achats

Voir cette fiche

Fiche Partenaire - consulter les articles du fournisseur

Pour consulter l'ensemble des articles actifs (non archivés) vendus par un fournisseur donné, aller dans sa fiche contact, puis cliquer sur Action > Voir les articles vendus par ce fournisseur et modifier les prix.

image-1628254792270.png

A partir de cet écran, on peut :

Fiche partenaire - exporter sa base clients et/ou fournisseurs

  1. Aller sur image.png puis image.png
  2. Filtrer sur clients ou fournisseurs : 

    image.png

  3. Afficher toutes les lignes (en haut à droite) : image.png
  4. Cocher tout
  5. Cliquer sur image.png