Nextcloud

⛅ Nextcloud - présentation générale

Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.

Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc.

Chaque nuit, une sauvegarde des fichiers est enregistrée, ce qui permet, si besoin de retrouver un document sur lequel on se rappelle avoir travaillé à une date donnée et qui a disparu et/ou n'est plus dans le même état pour telle ou telle raison.

Comment se connecter ?

Nextcloud est accessible :

Pour se connecter, il faut avoir un compte et des identifiants associés. La règle est la suivante :

Il existe une possibilité de création de "compte guest" pour qu'une personne extérieure puisse visualiser et interragir sur un dossier en particulier (ex. sur un projet donné).

Applications

Le nuage de Grap comporte les applications ci-dessous (on les retrouve dans la partie haute de l'écran) :

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Tableau de bord
Page d'accueil du nuage : on peut personnaliser l'affichage pour faire remonter les informations qui nous semble utiles dans notre utilisation.

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Fichiers

Fichiers partagés, organisés selon l'arborescence suivante :

0. GRAP COOP (ou CAAP COOP) => visible par tous

1. xxx => concerne l'équipe d'appui et les échanges que vous pouvez avoir avec elle

2. xxx => un dossier par activité / par pôle de l'équipage

3. xxx => mandats

4. xxx => Projets


+ Fichiers privés du compte


On peut créer directement des dossiers et des documents :

Il existe aussi la possibilité de se créer un dossier avec des modèles de documents (templates)

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Photos

Filtre sur les documents de type photo ou image déposés dans "Fichiers"

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Activité
Suivi des actions réalisées par chaque utilisateur (dont moi) sur les dossiers auxquels j'ai accès. Ressemble à du "flicage", mais permet dans les faits de retrouver l'auteur d'une suppression de document non voulue par exemple !

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Discussion

Outil de tchat et de visio, dans lequel on peut aussi échanger des documents, prendre des notes en parallèle et/ou utiliser le "tableau blanc" comme support.

Voir la fiche dédiée.

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Contacts
Annuaire (rarement utilisé parce qu'il fait doublon avec Odoo)

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Agenda

Application de calendrier : possibilité de créer / afficher plusieurs agendas en simultané, faire des partages, synchroniser avec d'autres agendas ou son téléphone, etc.

Voir la fiche sur l'agenda.

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Deck
Tableau collaboratif avec des Post-its virtuels et un système d'étiquettes pour organiser le travail

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Annonces
Le pôle informatique peut utiliser cette application pour publier des annonces (ex. changement de version) : elle apparaîtra sur le tableau de bord si vous avez affiché la rubrique correspondante, ET vous recevrez une notification par mail.

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Formulaire
Création de formulaires / sondages basiques

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Tâches
Planification de tâches


📆 Agenda Nextcloud

Présentons ici les premières fonctionnalités de l'agenda Nextcloud

0. Introduction - sortir de Google agenda 🚀

Exporter son agenda Google et l'importer Nextcloud
Exporter son agenda Google
Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"


=> image-1614593016075.png

Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier.


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Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton

image-1616424880163.png dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire"

Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout"


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Importer dans son agenda Nextcloud


Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements"


image-1614595123771.png puis

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Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page.


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Patienter quelques secondes !

Vous pouvez re-cliquer sur  image-1614595123771.pngpour suivre la progression (une barre de progression s'affiche)

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

2. Partage des agendas

On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1.

On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud, mais ces personnes ne pourront pas y écrire de nouvel évènement. Voir le paragraphe 2.2

2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé

On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)

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2.2 Partager son agenda en consultation

A) Par une personne ayant un compte  sur le nuage de Grap Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)
  • cliquer sur
  • appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne)
  • Laisser décocher "peut modifier"
B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap Pour une consultation ponctuelle sur un navigateur Internet
  • cliquer sur : un "lien de partage" se créé
  • puis cliquer sur l'icône image-1616747083042.png"copier le lien public"

Pour une consultation régulière depuis un autre agenda (Google, Mac, Outlook ou autre Gafam qui nous espionnent)
  • cliquer sur : un "lien de partage" se créé
  • puis cliquer sur les "..."
  • puis sur "Copier le Lien d'inscription"

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  • La personne peut ensuite utiliser ce lien pour le copier dans son agenda
  • Une fois collé, il n'y ait pas censé avoir de délai, les évènements vont apparaître directement

2.3 Enlever un partage d'agenda


On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.

Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part"

 

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3. Paramètres d'affichage

Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :                                                               


4. Créer un événement

Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

Éditeur simplifié


NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.


Vue détaillée



Compléter son évènement ✏️



  • le lieu
  •   une description
  • le statut:
Confirmé Provisoire Annulé
  • le niveau de confidentialité si l'évènement est partagé(3 niveaux),
  • le type de RDV (suis-je disponible pendant ce créneau ? facilite la prise de rendez-vous à plusieurs),
  • une étiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les étiquettes :


  • Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
  • En cliquant sur, on peut préciser le rôle de chaque participant : Président, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.

  •  On peut consulter les disponibilités des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

  • On peut également créer une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'événement.

 Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.


Dans le mail d'invitation :

  • Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'événement dans Nextcloud. En principe il suffit à signifier à l'expéditeur votre réponse.

  •  Une fenêtre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

    image-1616421451574.png

    Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

  • On peut importer l'événement dans l'agenda de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird → on peut le rajouter à l'agenda connecté de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail → on peut le rajouter à son agenda Google


Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. 

Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin

Supprimer un événement ❌

Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipage)

3 problématiques peuvent générer des confusions :

Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :

  1. sélectionner un créneau horaire (ex. 9h-17h) même pour une réservation de salle sur toute la journée,
  2. créer un événement et inviter les personnes depuis son agenda et pas celui de la salle,
  3. créer l'événement ET sur son agenda ET sur l'agenda de la salle pour la réserver tout en ayant l'affichage aussi sur son agenda perso.
  4. indiquer dans l'intitulé de la réservation de la salle le nom de la personne qui réserve.

Rechercher un événement 🔎

Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

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5. Proposer des créneaux de RDV

5. 1. Créer les créneaux de RDV

En bas à gauche, cliquer sur le "+" à droite de "rendez-vous" puis compléter :

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image.png

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5. 2. Communiquer les créneaux de RDV


Transmettre le lien public aux personnes visées :

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En cliquant dessus, elles accèdent à la prise de RDV avec le choix d'une date et d'un créneau, sachant que les créneaux proposés sont ceux sur lesquels il n'y a rien de prévu dans l'agenda à ce jour, et qu'ils sont bornés à ce qui a été défini plus haut en termes de jours de la semaine, horaires et délai.

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Une fois le créneau choisi, on peut ajouter un commentaire :

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Les 2 personnes reçoivent un mail de confirmation, et le RDV se positionne dans l'agenda.

6. Synchroniser l'agenda sur son smartphone

Voir la fiche dédiée.

7. Synchroniser un agenda Nextcloud avec un autre agenda

Consulter un agenda Google dans Nextcloud


Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"


Chercher le lien nommé "adresse privée au format iCal"


Cliquer sur"Nouvel agenda" > "Nouvel abonnement par lien (lecture seule)".


On peut ensuite renommer l'agenda et choisir la couleur d'affichage.

Cet accès à l'agenda Google chargé dans Nextcloud est uniquement consultatif : on ne peut pas créer d'événement.

Si l'on souhaite ne visualiser que les périodes occupées sans le détail, c'est le lien "adresse publique au format iCal" qu'il faudra choisir APRES avoir coché "Rendre disponible publiquement" associé à "Afficher uniquement les informations de disponibilité" :

Consulter un agenda Nextcloud dans Google Agenda
Cliquer sur l'icône de partage à droite du calendrier à partager


Cliquer sur le "+" de lien de partage pour générer un URL


Cliquer sur les "..." à droite du lien de partage puis "Copier le lien d'inscription".


Cliquer sur le "+" à droite de Autres agendas, puis choisir "A partir de l'URL"


Copier l'adresse dans "URL de l'agenda" et cliquer sur "Ajouter un agenda"




8. Exporter son agenda en format ICS, CSV, Excel

  1. Exporter son agenda
    1. Utiliser le  ✏️ en bout de ligne de l'agenda à gauche
    2. Puis le bouton  ⬇️ Exporter permet d'obtenir un fichier au format .ics
  2. Ce format est convertible en format CSV pour l'ouvrir ensuite dans LibreOffice (ou Excel)
    1. Pour cela, tu peux utiliser un service en ligne comme ce petit site https://www.indigoblue.eu/ics2csv/
    2. Tu y glisses ton .ics et tu télécharges tes données en .csv ouvrable

 

 

9. Questions subsidiaires

Peut-on automatiser l'intégration dans son agenda des invitations que l'on reçoit par mail et qui ont une autre provenance que Nextcloud (3CX, Google agenda ...) ?

Réponse

Pour Thunderbird :

Au préalable, il faut avoir installé les 3 modules complémentaires suivants : Lightning, TbSync et Provider for CalDAV & CardDAV


Pour installer des modules complémentaires, rechercher "modules complémentaires" dans la liste des menus qui se trouvent derrière l'icône image-1616422713157.pngen haut à droite de la messagerie.


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NB : dans la nouvelle version de Thunderbird, "Lightning" n'est plus à installer.

Cliquer sur le logo "TbSync"

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en haut à droite de votre messagerie


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  1. Dans "Paramètres du compte", aller dans "Actions sur les comptes" > "Ajouter un nouveau compte" > "CalDAV & CardDAV" 


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Puis choisir la 1ère option "configuration automatique"


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Indiquer ensuite le nom du compte, nom d'utilisateur et mot de passe Nextcloud, ainsi que l'URL du nuage et cliquer sur

"Suivant" puis "Terminer"


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Cocher "Activer et synchroniser ce compte" : la liste des "ressources" nextcloud disponibles (contacts, deck, agenda) charge, et il faut cocher celle qui correspond à l'agenda. Une fois que l'état est "OK", quitter.


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Désormais, lorsque vous recevez sur Thunderbird une invitation de 3CX, vous pouvez l'accepter / refuser (bandeau horizontal bleu) de sorte que ça s'affiche dans votre agenda intermédiaire Thunderbird, lui-même synchronisé avec votre agenda Nextcloud :

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ça donne ça !

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📝 Application texte sur Nextcloud

L'application texte sur Nextcloud est une alternative à OnlyOffice permettant également le travail collaboratif (document partagé) avec des personnes utilisant Nextcloud ou pas.

La rédaction est très proche de celle dans la librairie, et les modules associés (tchat, partage, suivi de l'activité...) sont les mêmes que dans le reste de Nextcloud.

L'interface est très simple, il y a peu de menus et actions possibles, ce qui la rend très accessible. L'enregistrement est automatique, il a lieu après chaque intervention sur le document. Il est néanmoins possible de récupérer une version antérieure si besoin.

Le format utilisé est le Markdown (.md). Les fichiers peuvent être ouverts par toutes les applications texte mais la mise en forme ne sera pas reproduite telle quelle :

  • les images n'apparaîtront pas,
  • le texte souligné sera sous la forme ~~texte~~,
  • les listes seront précédées de *,
  • les titres seront précédés de ###
  • etc.
Comparatif par rapport à un document texte sous OnlyOffice, Libre Office ou Word :
On peut On ne peut pas (entre autres)
  • Utiliser différentes polices et styles prédéfinis (paragraphe, 6 niveaux de titres, un style "citation" et un style "bloc notes")
  • Insérer des images
  • Partager le document, et lors d'une prise de note à plusieurs mains, surligner ce qu'écrit chaque "auteur" par une couleur
  • Tchatter (ou faire une visio) en même temps que l'on alimente le document
  • Récupérer des versions antérieures
  • Commenter
  • Joindre des documents associés
  • Relier le document à un "projet"
  • Se créer des templates (ex. modèle de CR)
  • Souligner
  • Faire de tableau
  • Mettre des couleurs (de police, de surlignage...)
  • Insérer des formes (flèches...)
  • Faire de saut de page / de section
  • Centrer, aligner
  • Insérer une en-tête / un pied de page
  • Faire apparaître le suivi des modifications

Créer un document texte sous Nextcloud

Dans le menu "Fichiers", cliquer sur lepuis sélectionner .

Actions possibles dans l'encadré principal

Annuler / rétablir

Gras / italique / barré

Le symbole paragraphe correspond à la police d'écriture hors titres, et le "H1" (déclinable en H1, H2, ...H6) aux différents niveaux de titres :

 

Liste "non triée" (sans numéro) et liste "triée" (commençant par 1, 2, 3, ...)

Insertion d'une image stockée sur Nextcloud

Si elle n'est pas présente par défaut lors de l'ouverture du document, vous pouvez faire apparaître la barre latérale : celle dans laquelle vous pourrez gérer le partage avec d'autres personnes notamment.

Actions possibles dans la barre latérale

Partager le document

Le boutonpermet 3 types de partage :

Une fois que vous avez associé les personnes souhaitées au document, vous pouvez encore ajuster leurs droits. Ainsi, il est notamment possible de donner l'accès en lecture seule, prévoir une date d'expiration du partage ou l'annuler.

Ecrire à plusieurs

On peut activer une option qui permet de suivre ce que chacun rédige par le biais d'un surlignage en couleur :

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Les couleurs disparaissent lorsque l'on quitte le document.

Lors des tests, on a pu constater que cette fonctionnalité n'était pas encore au top du top (couleur 1 mot sur 2, parfois même couleur pour les 2 personnes qui écrivent, et curseur qui se déplace sur ce qu'est en train de rédiger quelqu'un d'autre...)

Autres actions

Ce tchat se présente exactement comme le menu "discussion" de Nextcloud. On ne peut tchatter qu'avec une personne avec laquelle on a partagé le document au préalable.

Le petit "+" en bas à droite ouvre la possibilité de joindre un document à la conversation.

Équivaut au bouton "activité" de Nextcloud, permettant un suivi des modifications et actions réalisées.

Historique des éventuels commentaires laissés par les personnes ayant la main sur le document.

Dans le cas où la dernière version automatiquement enregistrée n'est pas celle souhaitée, on peut recharger une version antérieure.

Possible ajout de mots-clé.

Le document peut être téléchargé, renommé ou déplacé (entre autres), mais ces actions ne sont possibles que depuis le dossier Nextcloud où il est stocké, via les "..." :

Si l'on souhaite imprimer le document ou l'ouvrir sous Libre Office ou une autre application texte, il faut au préalable le télécharger.

Rappel : la mise en forme ne sera pas conservée telle quelle. Il ne faut donc pas utiliser cette application pour un document que l'on souhaite transférer ou imprimer.

Petite astuce : si malgré tout vous avez besoin d'imprimer ou éditer le document avec sa mise en forme en PDF, vous pouvez le télécharger, l'ouvrir sous Libre Office, puis copier coller son contenu dans https://dillinger.io/. Depuis ce site internet, vous pourrez retrouver la mise en page et enregistrer en PDF (menu "SAVE AS")

Se créer

Création de templates (modèles de documents)

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Exemple : ci-dessous un "template" pour les comptes-rendus de COPIL :image-1626776055221.png

Lorsque je veux créer un nouveau document texte, le modèle de CR de COPIL que j'ai créé m'est proposé du moment qu'il est bien rangé dans le dossier "Modèles" : image-1626773910046.png

Pour qu'une autre personne utilise un template que j'ai créé, il faut qu'elle l'ait dans son propre dossier "Modèles" : je dois donc lui partager et de son côté, elle doit le déplacer dans son dossier "Modèles".

🔗 Gestion des partages

Le menu de partage d'un document apparaît dès lors que l'on clique sur l'icône GRAP ou le symbole partage en bout de ligne :

ou

Il faut alors choisir le mode de partage le plus approprié et la première question est de savoir si son ou ses interlocuteur(s) ont un accès au nuage et en particulier au dossier dans lequel se trouve le document à partager.


Je souhaite partager un dossier ou un document...

Cas n°1 : avec quelqu'un qui a accès au dossier

Tous les membres de GRAP ont par exemple accès en lecture (pas en modification) au dossier 0. GRAP COOP.
Si ton fichier est rangé dans ce dossier (ou un des sous-dossiers), tu vas pouvoir utiliser le partage avec lien interne :

Il suffit de cliquer sur l'icône ci-dessus pour copier le lien (stockage dans le presse-papiers) puis le coller dans un mail ou sur framateam par exemple. 

Attention, le lien interne permet juste d'indiquer où est le dossier, pas de donner plus de droits à la personne. En l'occurence dans GRAP COOP, depuis juillet 2024, l'équipage a les droits en modifications mais le reste de la coopérative a seulement le droit en lecture.

Cas n°2 : avec quelqu'un qui accède au nuage, mais pas au dossier de stockage OU qui y a accès mais pas avec suffisaement de droits

Depuis juillet 2024, dans le dossier GRAP COOP, l'équipage a les droits en modifications mais le reste de la coopérative a seulement le droit en lecture.

On va donc partager le dossier explicitement à la personne ou à l'activité.
Chercher dans le panneau le nom de l'activité ("TRIGRAMME - Activité") ou de la personne et cliquer sur le nom avec l'image de profil et l'icône

1. Chercher dans le panneau le nom de l'activité ou de la personne et cliquer sur le nom avec l'image de profil et l'icône


2. Ajuster les droits.

→ Si on veut donner accès juste en lecture, on décoche "Autoriser la modification"

Cas n°3 : avec quelqu'un qui n'a pas de compte sur le nuage

1. Cliquer sur "Lien de partage", ce qui a pour effet de copier le lien

→ On peut ensuite envoyer ce lien par mail/message/pigeon voyageur au destinataire voulu, qui aura accès au fichier/dossier depuis Internet

2. Ajuster les droits

  • Par défaut, le fichier/dossier n'est pas modifiable. On peut cliquer sur "Autoriser la modification" (ou "Autoriser l'envoi et l'édition" pour un dossier)
  • On peut aussi protéger l'accès par un mot de passe, mettre une date d'expiration de ce partage public, etc..

Cas n°4 : Compte invité pour quelqu'un qui doit bosser temporairement sur le nuage →  compte "Guest"

La création d'un compte invité est pertinente par exemple lorsque l'on travaille avec une personne extérieure avec laquelle on va beaucoup échanger autour d'un projet ponctuel.

Les utilisateurs "invités" accèdent uniquement aux fichiers partagés.
Ils ne peuvent pas créer de fichiers en dehors des partages et n'accèdent pas aux autres applications de Nextcloud.

1. saisir l'adresse email de l'invité dans la barre de recherche (comme pour le cas n°2) :

2. choisir la 3ème action ("inviter un invité") :

 


3. compléter les quelques informations demandées et cliquer sur le bouton de validation

L'invité va recevoir un mail de ce genre


Il paraît important d'accompagner ce mail automatique par un mail "d'accompagnement" informatique pour que le destinataire arrive à établir son mot de passe, se retrouver dans le nuage etc.


Il doit cliquer sur "Activer ce compte"

guest.png

Il est redirigé vers le nuage où il doit choisir un mot de passe


Puis il est invité à se connecter en rentrant son identifiant (son mail) et le mot de passe qu'il vient de définir


Puis il arrive sur une page similaire à la notre, sans toutes les applications ni la possibilité de créer de nouveaux fichiers, en dehors des dossier partagés présents dans "Partagés avec toi"

Capture-du-2020-08-03-10-05-28.png


Je souhaite enlever le partage que j'ai fait

1. Accéder au fichier/dossier en ligne sur nuage.grap.coop

2. Accéder au panneau de partage

   2.1a soit en cliquant sur le logo de la personne qui a partagé (ici GRAP)

   2.1b soit en cliquant sur le dessin de partage

   2.2 soit les trois points "..." puis Détails

2.1a

ObXindex.png

2.1b


6FIindex.png

3. Dans le panneau qui s'est ouvert à droite, en face "Partager un lien", on clique sur le ... qui nous amène aux paramètres de partage

4. On clique sur "Ne plus partager"

ldCindex.png



Retrouver un partage supprimé par erreur (clause Laure-Hélène)

Si on clique droit puis "Supprimer le lien de partage", on peut perdre ces dossiers partagés.
Pour les retrouver, rendez-vous dans Partages > Partages supprimés puis appuyer sur Restaurer avec la petite icône.

Peek-28-02-2020-13-55.gif


📑 L'application formulaire

On la trouve derrière cette icône : 

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Point positifs
Points négatifs
  • facile d'utilisation, permet de faire des sondages et questionnaires qui répondent à la plupart des besoins
  • lecture des résultats par répondant.e et/ou par question, export possible en .csv
  • lié au compte pour la personne qui répond si elle a le Nextcloud
  • possibilité de partager à des membres de la coopératives, mais aussi à l'extérieur
  • possibilité d'anonymiser les réponses
  • pas de personnalisation possible sur le graphisme, la police de caractère, pas d'ajout d'image
  • pas de questions "à tiroir" possible (ex. si réponse = "non", alors afficher "détailler votre refus")
  • pas d'export PDF ou feuille de calcul

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1. Créer un formulaire

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Lorsque l'on rédige la question, on a la possibilité de la rendre obligatoire, d'ajouter une réponse "Autre", de donner un nom technique à la question.

2. Actions sur un formulaire existant

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3. Envoyer le formulaire

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4. Consulter les résultats

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3 façons d'afficher les résultats :

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💻 Faire un appel vidéo-conférence

Il est possible de lancer un appel vidéo depuis le Nextcloud.
Ses appels peuvent être à destination de personne qui ont un compte sur le nuage ou non !

  1. Se connecter au nuage : https://nuage.grap.coop
  2. Rendez-vous sur l'application "Discussion"
  3. En haut à gauche, trouver le bouton "Nouvelle conversation"
  4. Deux possibilités :
    1. Créer une conversation avec des gens du nuage
    2. Créer une conversation publique pour toute personne qui possédera le lien
  5. Conversation avec les gens du nuage
    1. Chercher le nom de l'activite et cliquer sur le nom
      1. exemple : 3PP - Activité
      2. ou le nom de la personne exemple : Marie Michel
  6. Conversation publique
    1. Taper le nom que l'on souhaite donner à la conversation. Exemple "Rendez-vous patate"
    2. Cliquer le lien "Rendez-vous patate (public)"
    3. Partager le lien public
      1. Il s'agit de l'url, c'est à dire l'adresse web se situant en haut du navigateur internet
      2. Ou l'on peut cliquer facilement sur le symbole

      3. L'envoyer par mail ou par n'importe quel moyen ou la personne peut se connecter à son ordi
  7. Lancer la conversation
    1. Cliquer sur le bouton bleu "Commencer l'appel"
    2. Votre navigateur vous demande l'autorisation pour votre caméra et microphone. Cliquer sur Autoriser
  8. Vous pouvez désormais parler, écouter et aussi écrire dans le chat se situant à droite

 

 

 

 

🚀 Nextcloud 27 : les nouveautés

Le Nextcloud 27 est disponible pour Grap, Caap

Cette fiche s'appuie sur celle là faite par Arawa, merci à elleux !

En résumé 

  1. 🔔 Rappels : une forme de rappels arrive sur Nextcloud
  2. 📑 Fichiers : nouveautés
  3. 🔏 Verrouillage automatique des fichiers : nouveau scénario
  4. 💬 Discussion : les nouveautés
  5. 🗓️ Agenda : les nouveautés
  6. 📈 [NOUVEAU] Application Tableau
  7. 🖌️ [NOUVEAU] Application Escalidraw
  8. 🗃️ [NOUVEAU] Application Sondage
  9. 📊 Sur Only Office

En détail

🔔 Rappels

Parfois, on a besoin de se souvenir de venir modifier un fichier / dossier, ou de se pencher à nouveau sur une précédente conversation écrite, il est désormais possible de programmer un rappel :

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A minima, cela génère une notification, mais ce n'est pas super visible : 

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Vous pouvez dans votre profil gérer les paramètres de notification pour recevoir une notification mail, générer un son quand une nouvelle notification émerge, etc.

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📑 Fichiers
Amélioration de la gestion des versions de fichiers

Le système de gestion des versions évolue : vous pouvez désormais visualiser une ancienne version d’un fichier directement en ligne, sans avoir à la télécharger. Mieux encore, vous pouvez comparer une des anciennes versions avec la version la plus récente (version actuelle), les 2 s'affichent côte à côte pour que vous puissiez défiler et identifier les différences.

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Simplification des étapes de partage de dossier / document et des permissions associées :

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Verrouillage automatique des fichiers

Lorsque vous ouvrez un fichier avec LibreOffice directement sur votre ordinateur, le client de synchronisation de bureau détecte cette ouverture et verrouille le fichier chez les autres utilisateurs.

💬 Discussion
Calcul du temps de parole

Avertissement de durée des réunions qui dépassent 60 minutes : Lors de visioconférences (comme en réalité n’importe quelle réunion en présentiel), il arrive parfois que l’on s’éternise plus que nécessaire, plus qu’imaginé. L'application discussion vous averti par une (discrète) notification au niveau du chronomètre en haut de l’interface lorsque la réunion dépasse une heure.

Temps de parole individuel : L'application discussion permet de mesurer le temps de parole de chacun afin que tous puissent s’exprimer de manière équitable. Lorsque quelqu’un prend la parole, un chronomètre se met en route automatiquement en dessous de son nom dans la liste des participants.

 

Ouverture de ticket dans le Deck pendant une discussion

Pour que le raccourci ci-dessous apparaisse, taper "/" dans la barre de dialogue

image.png

Dessin "en live" pendant une discussion (voir aussi application escalidraw) 

Pour que le raccourci ci-dessous apparaisse, taper "/" dans la barre de dialogue

image.png

🗓️ Agenda

image.png=>image.png


image.png

📈 Application Tableau

Une nouvelle application pour créer des listes /tableaux sur lesquels pouvoir filtrer, extraire ou importer des données

Une des puissances du truc : pouvoir faire des "vues" de tableaux complexes.
Ici, j'ai mon tableau de base "Parc ordinateurs INT" et des vues pour voir que certaines lignes (que les ordis Ubuntu, que les ordis Windows, que les données liés à la puissance etc.)

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 🔗  La granularité des droits d'accès permet aussi de dire "tel partie du tableau serait modifiable par tel ou tel personne" et "tel partie du tableau sera seulement en lecture seul".

Application au développement très actif mais aussi très récent, donc il manque encore pas mal de fonctionnalités et qui pourraient arriver dans les prochaines versions :)

🖌️ Application Escalidraw

À tester avec prudence sur l'enregistrement de données

Une autre nouvelle application, pour faire de jolis schémas avec un aspect dessin, qui peuvent servir lors d'une présentation en direct :

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Exemples :

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🗃️ Application Sondages

Pouvoir faire des sondages date (type framadate/doodle).

Le gros avantage : c'est lié à l'Agenda !
Vous pouvez répondre grâce à l'outil qui vous montre vos indisponibilités de votre agenda !

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📊 Only Office

Nous sommes désormais sur Only Office 7.5.

Il y a 2 petites nouveautés qui peuvent nous servir :

🍬 Nextcloud 28 : les nouveautés

Cette version n'est à ce jour (16.02.2024) disponible que chez les Fermes Partagées. A venir bientôt pour Grap et Caap !

Cette documentation est largement inspirée de celle d'Arawa : merci à elleux ! https://www.arawa.fr/2024/01/10/detail-des-nouveautes-de-nextcloud-hub-7-v-28/

  1. 🎯 Une recherche unifiée repensée et plus performante
  2. 🗓️ Congés, maternité, déplacements, maladie… tenir au courant et être tenu au courant facilement
  3. 📸 Nouveautés sur Nextcloud Photos
  4. 📂 Améliorations sur Nextcloud Fichiers
  5. 📝 Du nouveau pour les PDF : Annotations et remplissage des champs désormais possible
  6. ⚙️ Personnalisation de l’interface : Réglage de l’ordre des apps dans la barre d’icône
  7. 🔌 Travail nomade : Amélioration du confort
  8. 💼 Contacts : retrouver ce que l'on a partagé avec ses contacts
  9. Deck : images, bouton "terminer" et raccourcis clavier
  10. 📢 Nextcloud Talk : 8 nouveautés pour votre confort

🎯 1. Une recherche unifiée repensée et plus performante

Dans Nextcloud, il y a une barre de recherche unique qui scanne toutes les applications. Dans cette version 28, l'affichage a été revu pour obtenir des résultats plus clairement affichés, mais aussi plus filtrables (filtre sur l'appli, la date, l'auteur). 

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🗓️ 2. Congés, maternité, déplacements, maladie… tenir au courant et être tenu au courant facilement

Il est désormais possible d'écrire un message d'absence dans votre compte Nextcloud. Il sera visible sur votre statut, mais il y aura aussi des impacts sur l'agenda et dans l'application Discussion.

📸 3. Nouveautés sur Nextcloud Photos
🥳 Prise en charge des Live Photos sous iOS

Les « Live Photos », une « must have feature » sous iOS sont désormais prises en charge par l’application mobile Nextcloud pour iOS. Il vous suffit d’activer l’option les concernant dans les paramètres de l’application, afin que ce type de photos puisse être téléversées sur le serveur.

Vous aurez ensuite le plaisir de les visualiser depuis l’interface web avec Nextcloud Photos.

🗺️ Prise en charge des métadonnées (EXIF)

exemples de métadonnées : la marque et le modèle de l’appareil photo et de l’objectif utilisés, longueur focale, ouverture, vitesse d’obturation, sensibilité, balance des blancs… et les coordonnées GPS, si l’appareil est pourvu d’une puce de géolocalisation.

Toutes ces informations sont maintenant visibles dans un nouvel onglet du panneau latéral de Nextcloud Photos, appelé « Détails » (lors de l’affichage des photos et vidéos en plein écran).

 

 

📂 4. Améliorations sur Nextcloud Fichiers
🚀 Performances en hausse !

De nouvelles optimisations qui permettent :

🛠️ Série de petites améliorations fonctionnelles

Diverses améliorations ont été apportées à l’interface ; parmi elles, vous trouverez :

📝 5. Du nouveau pour les PDF : annotations et remplissage des champs désormais possible

Il est possible de commenter et surligner :

image.png


⚙️ 6. Personnalisation de l’interface : réglage de l’ordre des apps dans la barre d’icône

Vous pouvez réordonner les applications selon vos préférences et définir quelle application s'affiche par défaut lors de la connexion (la 1ère de la liste) en allant dans les paramètres personnels > Apparence et accessibilité > Paramètres de la barre de navigation :

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🔌 7. Travail nomade : Amélioration du confort

Nextcloud 28 offre une meilleure gestion des coupures de réseau (et par conséquent de la reconnexion) lors de vos déplacements. Ainsi, vous accédez à nouveau à votre document sans avoir à recharger votre navigateur après une perte de connexion. 

💼 8. Contacts : retrouver ce que l'on a partagé avec ses contacts

Vous trouverez désormais, dans les fiches contact des utilisateurs de la plateforme, la liste des éléments partagés avec ces derniers (par vous ou par eux), tels que des fichiers ou des conversations… En cas d’absence d’un collègue (ou en prévision de celle-ci), cela permet de s’assurer que les ressources nécessaires sont partagées.

2023 12 21 15 11
✅ 9. Deck : images, bouton "terminer" et raccourcis clavier
📢 10. Nextcloud Talk : 8 nouveautés pour votre confort

OnlyOffice

OnlyOffice

Figer les volets

Afin de bloquer des colonnes ou des lignes, il faut faire une action appelée "figer les volets"
Voici la procédure

Voilà votre fichier grandement amélioré en lisibilité !

Peek-15-01-2020-15-33.gif

OnlyOffice

Quelques notions de base_TO DO

blablablaba

Introduction à Only Office

les formats

raccourcis clavier

formats : ex fichier Anne RIBO

Copier-coller

Pinceau

Affichage volets /  verrouiller

filtres

  - tirer les formules
  - impression et mise en page...
  - plages nommées

rapatrier des éléments d’un autre tableur ?

Les formules essentielles


 - une liste de formules courants et pratiques :
  - tout ce qui a rapport aux dates
  - les recherches : V H SI....
  - listes déroulantes (formatage des donnnées...)
  - concat / rang pour faire des identifiants uniques à rechercher

Mise en forme conditionnelle

 

Tableaux croisés dynamiques


Bonnes pratiques

  - onglet BDD
  - onglet paramétrage
  - onglet notice

  - lien entre couleur des cases et droit de modif
  - verrouiller les onglets sur lesquels on ne saisit rien

Graphiques



 

Petits soucis et leurs solutions

 

Affichage :

 

 

image.png

=> touche contrôle + F5

OnlyOffice

Soucis rencontrés sur Only Office

Mon fichier ne s'enregistre pas ou mal

Si tu as le sentiment que les docs sur Onlyoffice ne s'enregistrent pas automatiquement ou que le travail collaboratif ne s'enregistre pas bien, tu peux vérifier ce paramétrage :

Le mini tuto à suivre : ouvrir un fichier (doc ou excel) en ligne, puis ouvrir l'onglet "Fichier" puis "Paramètres avancées".
Les deux paramètres entourés doivent être comme sur ma capture d'écran.

Synchronisation sur son ordinateur ✅

Synchronisation sur son ordinateur ✅

Présentation

Qu'est-ce-que la synchronisation des fichiers ?

L'application image.png du Nextcloud a 2 principaux atouts :

image.png

La synchronisation se fait dans les 2 sens, de sorte que si l'on créé/supprime/modifie un fichier en ligne, cela se répercute sur ce même fichier enregistré "en local", et inversement.

NE PAS SUPPRIMER un dossier partagé sur son ordinateur perso s'il ne nous sert plus : ça le supprime également pour tous les autres collègues qui pourraient avoir à travailler dessus !

→ il faut le désynchroniser en décochant le dossier dans l'assistant de synchronisation (voir cet étape du tuto d'installation)

L'assistant de synchronisation est le lieu dans lequel on va sélectionner le contenu à synchroniser (on a rarement besoin d'accéder à tout le nuage sur son PC, d'autant que cela grignote de l'espace mémoire).

Rien n'est figé, on peut à tout moment ajouter / retirer des synchronisations (cela répond au besoin ci-dessus de ne plus avoir de dossier qui ne nous est pas / plus utile en local, mais aussi lorsque l'on a besoin de libérer de l'espace mémoire sur son PC).

image.png

Cet assistant va également nous alerter sur les éventuels conflits de synchronisation.

Le prochain tuto permet d'installer ce logiciel de synchronisation

Synchronisation sur son ordinateur ✅

Installation du logiciel de synchronisation Nextcloud

3 étapes à suivre quelque soit votre système d'exploitation

#1 Téléchargement du logiciel sur Ubuntu

Ouvrir l'application terminal
Rentrer une ligne de commande, appuyer sur Entrée, et rentrer son mot de passe s'il le demande

# Première ligne, cela demander votre mot de passe pour avoir les droits admin, vous l'écrirez
# "à l'aveugle" et appuyerait sur Entrée
sudo add-apt-repository ppa:nextcloud-devs/client

sudo apt update
sudo apt -y install nextcloud-client
sudo apt -y install nautilus-nextcloud

#1bis Téléchargement du logiciel  sur Windows et Mac

Capture3.JPG


Capture4.JPG

#2 Installation sur Ubuntu, Windows ou Mac

# 2.1 Installer le programme

Sur Mac : si l'ordi vous met un message d'erreur « Impossible d’ouvrir « Nextcloud », car cette app n’a pas été téléchargée à partir du Mac App Store. Vos préférences de sécurité ne permettent que l’installation d’apps du Mac App Store. »
Veuillez suivre ce tutoriel avant de revenir à cette étape.

Capture5-8.JPG

# 2.2 Configurer le dossier

Ne pas cliquer sur "S'inscrire avec un fournisseur"

nuage_etape_seconnecter.png

Capture10a.JPG

Capture10-11.JPG

#3 Choix des fichiers à synchroniser

Capture12-13.JPG

Capture14.JPG

Capture15.JPG

Bravo ! Tu es maintenant synchronisé au nuage !

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Synchronisation sur son ordinateur ✅

Les conflits de synchronisation

De quoi on parle ?

On travaille sur des dossiers communs à plusieurs personnes.

Cas n°1 : Si Bob change le fichier sur son ordi, et qu'Alice a la même idée en même temps sur son ordi

Cas n°2 : Si Bob change le fichier en ligne sur Internet, et qu'Alice le change sur son ordi, en même temps 

Cas n°3 : Si Bob change le fichier en ligne sur Internet, et qu'Alice le change sur son ordi, qui n'était pas connecté à Internet (et donc n'était synchronisé aux dernières modifications) puis synchronise son ordi 

C'est là que le conflit arrive.

Et ça se concrétise comment ?

Sur le logiciel que vous avez sur votre bureau, le logiciel affiche des icônes de couleurs différents. Voici les explications

image.png

Synchronisation OK

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Synchronisation en cours

image.png

Il y a au moins 1 conflit de synchronisation.

Le conflit se matérialise par la génération en local sur votre PC seulement d'un doublon du fichier avec la mention conflicted copy.

 

image.png


Comment résoudre un conflit ? C'est juste après ↓

 

image.png

Indique une erreur de configuration, telle qu'un login ou une URL de serveur incorrects

image.png

 Vous avez volontairement suspendu les synchronisations

image.png

L'assistant de synchronisation a perdu la synchronisation avec le serveur Nextcloud

Comment résoudre un conflit ?

Si vous devez mixer un peu des deux fichiers

Si vous voulez ne garder qu'un fichier sur les deux

Cliquer sur l'icône jaune de votre ordi (en haut à droite sur Ubuntu, en bas à droite sur Windows)

image.png

Puis le bouton Resolve conflicts

image.png

Un panneau apparaît, comparant chaque fichier

À gauche la version "local" (sur l'ordi) et

À droite la version du "serveur" (sur Internet)

 

Cocher la case du fichier à garder

image.png
Valider avec le bouton Resolve conflict

image.png

Synchronisation sur son ordinateur ✅

FAQ sur la synchronisation

Rien ne se synchronise !  😶
Réponse courte : Est-ce que tu synchronises le bon dossier ?

Plus précisément, est-ce que la synchronisation synchronise bien le dossier qu'on regarde ? Il est souvent arrivé que - par des mauvais paramétrages - il existe plusieurs dossiers Nextcloud et que l'utilisateur·rice ne sait plus trop quel dossier est synchronisé.

Pour constater ça :

image-1643367606170.png

Ou sinon, sur Windows, Mac ou Linux (avec le paquet nextcloud-client-nautilus), les dossiers synchronisés sont marqués par des petites coches vertes ou jaune (si conflit).

 
J'ai des fichiers qui se synchronisent pas !  🤨
Pas de réponse courte, déplie moi ↓

Première chose à vérifier : aller en ligne sur le Nextcloud et voir si le fichier apparaît

Plusieurs causes identifiés existent :

Solution : renommer le fichier

Solution : revoir la structure de dossiers ou partir de Windows :-p

Voir aussi Les conflits de synchronisation.

 
L'icône est verte alors que ça devrait se synchroniser  ✅  🔄
Réponse courte : Ça met quelques secondes à se déclencher mais si c'est pas le cas, déplie-moi ↓

Si tu veux t'assurer que tout se synchronise, appuies sur l'icône, puis ouvre la fenêtre principale et là tu devrais voir le truc se déclencher

 
Est-ce que c'est pareil de supprimer un fichier ou dossier en ligne ou en local 
Réponse courte : oui

Après synchronisation, tout sera pareil.
Donc si tu veux être sûr·e, check la question suivante !

 
Comment être sur à 100,00% que mon travail est bien synchronisé !
Réponse courte : regarder sur le serveur en ligne

Pour être sûr·e et certain·e :

Niveau 1

Niveau 2

Niveau 3

image.png

Niveau 4

Niveau 5

 

Tutos spécifiques

Tutos spécifiques

Changer son mot de passe

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Tutos spécifiques

💠 Avoir plusieurs comptes sur différentes nuages

Tu as des comptes sur différentes Nextcloud et tu aimerais te faciliter tout ça ?
Il existe plusieurs solutions qui dépendent de tes besoins.

Se connecter en ligne pour consulter

À priori, aucun soucis : chaque nuage a sa propre URL (adresse web), donc tu peux ouvrir 3 onglets avec 3 adresses différentes de Nextcloud et te connecter à NEXTCLOUD 1, NEXTCLOUD 2, NEXTCLOUD 3.

Synchroniser différentes nuages sur son ordi

Cela est prévu et fonctionnel depuis le logiciel de synchronisation.

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🤝Avoir des dossiers communs entre différents nuages

Il s'agit d'utiliser la capacité de fédération de Nextcloud : c'est à dire que différents Nextcloud peuvent communiquer entre eux pour différents usages.

À la fin du tutoriel suivant : tu te connecteras à NEXTCLOUD 1 et aura accès à un dossier normalement sur le NEXTCLOUD 2.

Sur NEXTCLOUD 1

 

On récupère son identification de fédération :

  • On se connecte en ligne à Nextcloud 1
  • Paramètres en haut à droite
  • Onglet Partage à gauche (1)
  • On clique sur l'icône (2) pour copier son identifiant

Celui-ci est trouvable autrement car il a une structure logique : <nom_d_utilisateur·rice>@<url_Nextcloud>

image-1630314289689.png

Sur NEXTCLOUD 2

 

  • On se connecte à notre deuxième Nextcloud.
  • On commence un partage comme d'habitude (1)
  • On écrit ou on colle l'identifiant fédéré (2)

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Sur NEXTCLOUD 2

La première ligne proposé a le symbole du mail, on ne cherche pas à envoyer un lien par mail mais bien de faire un dossier fédéré.

 

  • On clique pour choisir donc la deuxième ligne : le partage au compte "quentin.dupont" sur le Nextcloud qui a l'adresse "nuage.grap.coop"

 

Comme pour n'importe quel partage, on peut définir ds règles différentes sur les droits de modifications, suppression,  partage etc.

image-1630313723786.png

Sur NEXTCLOUD 1

 

  • On a reçu une invitation de partage de dossier.
  • Celle-ci se trouve en haut à droite.
  • Il faut alors valider l'invitation.

 

  • Le dossier fédéré arrive dans le dossier à la racine "Partagés avec toi".
  • Ce dossier est alors déplaçable dans son espace perso sans problème.

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image-1630314072989.png

Tutos spécifiques

Plan de sauvegarde pour les données de son logiciel tierce

Si vous utilisez Odoo, le pôle informatique s'occupe de la sauvegarde quotidienne des données, et donc de la possibilité de leur restauration (en cas de problème, de gros bugs ou de recherche d'information précise tel qu'une valorisation de stock à un moment donné)

Si vous n'utilisez pas Odoo, c'est à vous de gérer les sauvegardes de vos données.

Ceci dit, vous pouvez utilisez le Nextcloud pour vous faciliter cela, ce tutoriel est là pour vous dire comment.

1/ Sauvegarder les données de votre logiciel dans les Nextcloud

Le but est de récupérer les données du logiciel et qu'elles se sauvegardent dans le dossier du Nextcloud.

Tout dépend de votre logiciel. Mais il est probable qu'il soit possible :

  1. soit de faire un export de ses données manuellement ou automatiquement
  2. soit que les données soient déjà dans un certain dossier

Si option2, il faut automatiser le fait de les copier dans le dossier Nextcloud.

1/a Pour MicroGestion

Le dossier a sauvegardé est le dossier Horizon qui se se situe généralement dans le Disque local (C:)/ Gestion / Horizon.

Screenshot 2023-04-14 at 15-13-51 LGP - pc-serveur - GRAP - LGP_LSE - MeshCentral.png

Il s'agit en suite de faire une copie automatique de ce dossier Horizon dans le Nextcloud.
Pour cela, utilisez des logiciels comme Cobian Reflector (propriétaire), Duplicati (libre) pour automatiser quotidiennement cette tâche.

 

2/ Synchroniser en ligne avec Nextcloud

Rien à faire ! Si votre outil de synchronisation est fonctionnelle, c'est Nextcloud qui va synchroniser les données automatiquement !

3/ Gérer une double sauvegarde

Rien à faire encore ! C'est le pôle info qui gère le fait que les données du Nextcloud soit dupliqué et sauvegardé quotidiennement.

4/ Gérer votre quota de données

Chaque activité à 5 Gigas de données disponibles pour y mettre ses données propres. On peut voir où l'on en est sur le Nextcloud par le navigateur Internet, en bas à gauche.

image.png

Si votre sauvegarde fait 1Go et que vous l'envoyez sur le Nextcloud quotidiennement, le 6eme jour, le quota sera dépassé. Cela aura pour effet de ne pas synchroniser en ligne (et donc que l'étape 2 et 3 ne fonctionne pas).

Il faut alors que tu supprimes manuellement (ou automatiquement si tu trouves un logiciel faisant cette tâche) les sauvegardes que tu ne souhaites pas garder (probablement les plus anciennes) pour débloquer la synchronisation.

Ce quota permet de partager la taille de serveur pour les nombreuses activités de la coopérative. Si vous avez besoin de plus d'espace, nous refacturons 2€/mois pour 5Gigas en plus.


Archives

Archives

🍹 Nextcloud 25 : les nouveautés

Cette fiche s'appuie sur celle là faite par Arawa, merci à elleux !

En résumé 

  1. 🚀 Performances et 🛡 sécurité : des progrès perceptibles ont encore été réalisés dans ces deux domaines
  2. 🎨 Design : voici une nouvelle ère graphique de Nextcloud avec une interface plus séduisante et personnalisable
  3. 🖼 Photos : la nouvelle application officielle de gestion des photos de Nextcloud fait un bond en avant avec l’introduction des albums et des fonctions de retouche en ligne
  4. 👥 Contacts : des améliorations fonctionnelles, dont la génération d’organigrammes !
  5. 📅 Agenda : il est désormais possible de dupliquer des événements !

  6. 🗣 Conversation : la création de fichiers est maintenant possible directement depuis l’interface Conversation et d’autres fonctionnalités sont peaufinées pour un plus grand confort d’utilisation
  7. 📝 Fichiers texte : de nouvelles fonctionnalités

En détail

🚀 Performances et 🛡 sécurité

Plus de 30 optimisations ont été apportées au cœur de Nextcloud afin d’améliorer ses performances. Ces gains occasionnent, pour une même configuration, moins de travail côté serveur, afin de libérer des ressources ou d’accueillir plus d’utilisateurs. La principale bonne nouvelle, c'est un temps de recherche divisé par 10 !

🎨 Design : refonte graphique globale

Nextcloud a décidé d’arrondir les angles et d’opacifier le panneau latéral de gauche afin de laisser transparaître le fond d’écran. D'ailleurs, ce fonds d'écran nous accompagne désormais partout ! 

image.png

De nouveaux thèmes dans Paramètres > « Apparence et accessibilité » :

En plus du thème clair à contraste élevé et du thème sombre que nous avions jusqu’alors, on a désormais :

Aperçu des nouveaux paramètres personnels d'accessibilité et de personnalisation dans une interface Nextcloud 25
🖼 Photos
Accès à l'environnement de retouche de Photos 2.0 sous nextcloud 25
Accès à l’environnement de retouche de Photos 2.0
Aperçu de l'environnement de retouche de Photos 2.0 de nextcloud 25
👥 Contacts

Contacts apporte désormais la génération automatique d’organigramme. Il suffit, au sein d’une fiche de contact, de spécifier son supérieur (directeur) et l’organigramme se génère automatiquement (à partir de 3 contacts liés au minimum).

Comment faire pour avoir plusieurs organigrammes ? Il suffit qu’un seul contact, celui le plus en haut de l’organigramme de l’organisation en question, ait son champ « Société » saisi pour que puissent être générés autant d’organigrammes que souhaité. À partir de là, une liste déroulante en haut de l’interface, précédée du libellé « Graphique » permet d’afficher l’organigramme voulu.

 

nouvel organigramme de nextcloud 25

 

📅 Agenda

Il est enfin possible de dupliquer des événements !

 

2022 10 26 15 43

 

🗣 Conversation

Nouvelles fonctionnalités :

Menu d'accès à la liaison de la conversation à des documents déjà présents dans Nextcloud Files ou à la création de nouveaux documents (md ou odt/ods/odp/odg) ou à la création de sondages.
Menu d’accès à la liaison de la conversation à des documents déjà présents dans Nextcloud Files ou à la création de nouveaux documents (md ou odt/ods/odp/odg) ou à la création de sondages.
Interface de création des sondages.
Interface de création des sondages.
Présentation des sondages lorsque ceux-ci ont pris fin.
Présentation des sondages lorsque ceux-ci ont pris fin.
Rendu visuel des résultats d'un sondage.
Rendu visuel des résultats d’un sondage.
📝 Fichiers textes


Archives

🍫 Nextcloud 24 : les nouveautés

Cette fiche s'appuie sur celle là faite par Arawa, merci à elleux !

Depuis la version 23, ce sont plus de 4000 modifications de code qui ont été effectuées, faisant de Nextcloud l’un des projets de logiciel Libre les plus actifs !

En résumé

En détail

🚀 Un nuage plus rapide ! Des recherches enfin possible !

Ajouter des fonctionnalités, c’est bien, mais cela n’a de valeur que si la bête ne s’engraisse pas et reste stable autant que performante, voire même plus performante qu’avant ! C’est justement ce à quoi les équipes de développement de Nextcloud, entourées de leur solide communauté, s’attellent à faire. Nextcloud 24 sera donc plus fluide et plus réactif, car moins consommateur de ressources serveur.

Ce chiffre vous donne un exemple des améliorations apportées à cette nouvelle version : jusqu’à 75% de réduction du nombre de requêtes en base de données pour afficher la vue d’un dossier

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Et donc maintenez, vous pouvez rechercher vos fichiers en ligne sans attendre 5 minutes !!

Peek 05-09-2022 17-01.gif

🤝 Enrichissement des fonctionnalités de partage dans Nextcloud Files

Pour donner le plus de liberté possible à chacun et permettre de personnaliser « finement » les droits de partage d’un dossier, les utilisateur·rices ont désormais accès à la personnalisation des permissions.

Les cases à cocher suivantes sont désormais accessibles individuellement permettant un maximum de combinaisons de droits : 

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Nouvelle option de personnalisation des permissions sur un partage public non-anonyme d’un dossie

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Détail des options de paramétrage sur un partage public non-anonyme d’un dossier (lecture, envoi, édition, suppression)

Ces nouvelles options ne sont disponibles que pour des partages externe non-anonymes de dossiers (vers une adresse mail).

⛔ Elles n’apparaissent donc pas lors d’un partage :

🗣 Nextcloud Talk : emojis, onglet médias et nouveautés logiciel bureau

De nouvelles fonctionnalités sympas :

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Talk | Visioconférence

Lorsqu’un appel est reçu, une notification apparaît désormais à l’écran grâce au logiciel de synchronisation bureau.

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✍ Text : nouvelles fonctionnalités  (tableaux, boîtes d’informations, autocomplétion des emojis, ajout d’images par glisser-déposer)

Quand vous créez un fichier texte en ligne, vous pouvez désormais :




 

Interface de l'éditeur Text affichant 4 boîtes d'informations (félicitations, informations, attention, danger)

 




👪 Renommage des groupes d’utilisateurs [admin]

Youhou ! Avant on pouvait juste supprimer les groupes et les refaire, on peut désormais les renommer !

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Archives

🦀 Nextcloud 22 : les nouveautés

Cette page est inspiré des nombreux tickets de blog présent sur le net, on va quand même pas réinventer la roue ;)

 

Au delà de pleins de modifications mineurs (on notera tout de même l'ajout d'une poubelle pour l'agenda !) et de débug, voici les grosses nouveautés. Aucun impact frontal avec nos usages, seulement des choses que l'on peut utiliser si besoin.

 

⭕ Cercles : les groupes pour utilisateur·rices

Dans les précédentes versions de Nextcloud seul les admins pouvaient créer un groupe d’utilisateurs.

« Cercles » change ça et permet aux utilisateur·rices du Nextcloud qui ne sont pas administrateur·rices de pouvoir créer des groupes.

Pour un groupe de travail spécifique, plus besoin de demander à l’admin de créer le groupe.

Tu peux définir :

Tu peux ensuite partager des fichiers avec le cercle, assigner des tâches spécifiques au cercle etc…

Ça se passe dans l'application Contacts ici :

image-1635237260739.png

🖋️ Signature PDF intégrée

On peut connecter notre Nextcloud à des services de signature de PDF pour les certifier.

Les services fonctionnels sont

DocuSign

https://www.docusign.fr/ 

Propriétaire, payant. Offre "Saas" aux tarifs suivants https://www.docusign.fr/produits-et-tarifs
EIDEasy https://eideasy.com/ Propriétaire, payant. Offre "Saas" aux tarifs suivants https://eideasy.com/pricing/
LibreSign https://libresign.github.io/ Libre. À installer. Ça à l'air galère.

Actuellement (27 octobre 2021), aucun de ses services n'est connecté. On creusera seulement s'il y a un intérêt.

 

✅ Flux de validation de documents

On peut créer des "scénarios" de validation de documents entre compte et groupe Nextcloud.

Si intéressé, se rapprocher du service informatique pour paramétrage

 

Plus qu'une longue explication, un exemple ↓

 

1. Demander l'approbation

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2. Choisir quel scénario "workflow" d'approbation

image-1635329384341.png

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

image-1635329421519.png

 

3. La/Les personne·s désignée·s approuvent ou non

3.1 La/les personne·s reçoivent une notification sur laquelle on peut cliquer
image-1635329524594.png
3.2 Puis on peut approuver ou rejeter

image-1635329557648.png

3.3 On reçoit la réponse

image-1635329685461.png

3.4 Sachant que le champ commentaire a pu être utilisé pour causer de ça

 

image-1635329748339.png

 

Archives

🌱 Nextcloud 21 : les nouveautés

Les nouveautés de cette version 21 de nextcloud portent principalement sur 3 points :

Application texteimage-1626772788296.png

1. Création de templates (modèles de documents)

image-1626772690887.png

image-1626772759516.png

Exemple : ci-dessous un "template" pour les comptes-rendus de COPIL :image-1626776055221.png

Lorsque je veux créer un nouveau document texte, le modèle de CR de COPIL que j'ai créé m'est proposé du moment qu'il est bien rangé dans le dossier "Modèles" : image-1626773910046.png

Pour qu'une autre personne utilise un template que j'ai créé, il faut qu'elle l'ait dans son propre dossier "Modèles" : je dois donc lui partager et de son côté, elle doit le déplacer dans son dossier "Modèles".

2. Amélioration des fonctionnalités de travail collaboratif

Lors d'une prise de note à plusieurs mains sur un document texte en ligne sur le nuage, Nextcloud m'affecte désormais une couleur par intervenant (=auteur·e), de sorte à savoir qui écrit quoi :

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Les couleurs disparaissent lorsque l'on quitte le document.

Lors des tests, on a pu constater que cette fonctionnalité n'était pas encore au top du top (couleur 1 mot sur 2, parfois même couleur pour les 2 personnes qui écrivent, et curseur qui se déplace sur ce qu'est en train de rédiger quelqu'un d'autre...)

Application discussion image-1626771084280.png

1. Nouveautés sur le tchat

1.1 Indicateur d'envoi et lecture des messages :

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✔️ 1 petite coche lorsqu'un message de chat est envoyé,

✔️✔️ 2 coches lorsque tout le monde dans le chat l'a vu.

On peut désactiver cette fonctionnalité en réglant les paramètres de "vie privée".

Pour cela, cliquer sur "commencer l'appel" puis image-1626787781860.png et décocher image-1626787822012.png

1.2 Amélioration des conversations :

On peut désormais organiser la conversation avec le bouton "répondre" image-1626789081080.png en bout de ligne.

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On peut également créer une carte dans un deck ou une tâche en lien avec la discussion en cliquant sur image-1626789208301.png

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💬 1.3 Visibilité des conversations

(équivaut aux canaux publics dans Framateam)

On peut à présent rendre une conversation visibles à tout le monde (comptes "Guest" ou partage par lien inclus). Si les paramètres de la conversation le permettent, tout un chacun peut se joindre à la discussion, sans demander à être ajouté.

image-1626789955861.png puis image-1626790018655.png


📝 1.4 Description des conversations de groupe

Le créateur / modérateur d'une conversation de groupe peut désormais ajouter une description à la conversation pour donner des informations communes, des éléments de contexte etc.

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2. Nouveautés sur la visio

✋ 2.1 Lever la main

Pendant un appel vidéo, vous pouvez désormais lever virtuellement la main pour attirer l'attention, par exemple pour poser une question.

Lorsque l'interlocuteur "lève la main", il y a une notification en haut à droite, et on peut voir sous sa vidéo le pictogramme correspondant :image-1626788764553.png


🎤 2.2 Pousser pour parler

Une alternative au fait d'activer / désactiver le micro pendant une visio :  on peut désormais appuyer longuement sur la barre d'espace du clavier pour éteindre le micro lorsqu'il était allumé de base, ou à l'inverse, si par défaut il était éteint (choix de la personne créant la visio), appuyer sur la barre d'espace juste le temps de son intervention dans la visio.

Tableau blanc collaboratif

Cette application permet aux utilisateurs de créer des fichiers .whiteboard qui peuvent ensuite être ouverts dans l'application Fichiers et dans Discussion. Ces fichiers peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs ou via des liens publics. Toute personne ayant un accès avec des droits d'écriture à un tel fichier peut le modifier de manière collaborative.

C'est une 1ère version de cette nouvelle application : il est possible que tout ne fonctionne pas parfaitement (par exemple, l'export en PDF n'est pas opérationnel à ce jour).

 

image-1626791109787.pngimage-1626791183916.png

On voit le curseur des autres participants, on peut tracer des lignes, des formes, ajouter du texte, des images.

Le tableau peut s'utiliser en parallèle de l'application discussion :image-1626792685509.png

 

Mode présentation

Le mode présentation image-1626793012842.pngpermet que toustes les participant·e·s voient la même chose que la personne qui présente.

Cela permet de faire des focus sur la partie du tableau que l'on enrichit ou sur laquelle on veut donner des explications.

Il peut y avoir quelques secondes de décalage entre l'action du/de la présentateur·rice et l'écran des autres participant·e·s.