Nextcloud

⛅ Nextcloud - présentation générale

Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.

Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc.

Comment se connecter ?

Nextcloud est accessible :

Pour se connecter, il faut avoir un compte et des identifiants associés. La règle est la suivante :

Il existe une possibilité de création de "compte guest" pour qu'une personne extérieure puisse visualiser et interragir sur un dossier en particulier (ex. sur un projet donné). Voir la fiche sur les partages.

Applications

Le nuage de Grap comporte les applications ci-dessous (on les retrouve dans la partie haute de l'écran) :

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Tableau de bord
Page d'accueil du nuage : on peut personnaliser l'affichage pour faire remonter les informations qui nous semble utiles dans notre utilisation.

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Fichiers

Fichiers partagés, organisés selon l'arborescence suivante :

0. GRAP COOP (ou CAAP COOP) => visible par tous

1. xxx => concerne l'équipe d'appui et les échanges que vous pouvez avoir avec elle

2. xxx => pour l'équipe d'appui : un dossier par activité suivie + un par pôle

3. xxx => mandats

4. xxx => Projets

 

+ Fichiers privés du compte

 

On peut créer directement des dossiers et des documents :

Il existe aussi la possibilité de se créer un dossier avec des modèles de documents (templates)

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Photos

Filtre sur les documents de type photo ou image déposés dans "Fichiers"

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Activité
Suivi des actions réalisées par chaque utilisateur (dont moi) sur les dossiers auxquels j'ai accès. Ressemble à du "flicage", mais permet dans les faits de retrouver l'auteur d'une suppression de document non voulue par exemple !

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Discussion

Outil de tchat et de visio, dans lequel on peut aussi échanger des documents, prendre des notes en parallèle et/ou utiliser le "tableau blanc" comme support.

Voir la fiche dédiée.

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Contacts
Annuaire (rarement utilisé parce qu'il fait doublon avec Odoo)

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Agenda

Application de calendrier : possibilité de créer / afficher plusieurs agendas en simultané, faire des partages, synchroniser avec d'autres agendas ou son téléphone, etc.

Voir la fiche sur l'agenda.

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Deck
Tableau collaboratif avec des Post-its virtuels et un système d'étiquettes pour organiser le travail

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Annonces
Le pôle informatique peut utiliser cette application pour publier des annonces (ex. changement de version) : elle apparaîtra sur le tableau de bord si vous avez affiché la rubrique correspondante, ET vous recevrez une notification par mail.

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Formulaire
Création de formulaires / sondages basiques

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Tâches
Planification de tâches

 

🌱 Nextcloud 21 : les nouveautés

Les nouveautés de cette version 21 de nextcloud portent principalement sur 3 points :

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1. Création de templates (modèles de documents)

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Exemple : ci-dessous un "template" pour les comptes-rendus de COPIL :image-1626776055221.png

Lorsque je veux créer un nouveau document texte, le modèle de CR de COPIL que j'ai créé m'est proposé du moment qu'il est bien rangé dans le dossier "Modèles" : image-1626773910046.png

Pour qu'une autre personne utilise un template que j'ai créé, il faut qu'elle l'ait dans son propre dossier "Modèles" : je dois donc lui partager et de son côté, elle doit le déplacer dans son dossier "Modèles".

2. Amélioration des fonctionnalités de travail collaboratif

Lors d'une prise de note à plusieurs mains sur un document texte en ligne sur le nuage, Nextcloud m'affecte désormais une couleur par intervenant (=auteur·e), de sorte à savoir qui écrit quoi :

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Les couleurs disparaissent lorsque l'on quitte le document.

Lors des tests, on a pu constater que cette fonctionnalité n'était pas encore au top du top (couleur 1 mot sur 2, parfois même couleur pour les 2 personnes qui écrivent, et curseur qui se déplace sur ce qu'est en train de rédiger quelqu'un d'autre...)

Application discussion image-1626771084280.png

1. Nouveautés sur le tchat

1.1 Indicateur d'envoi et lecture des messages :

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✔️ 1 petite coche lorsqu'un message de chat est envoyé,

✔️✔️ 2 coches lorsque tout le monde dans le chat l'a vu.

On peut désactiver cette fonctionnalité en réglant les paramètres de "vie privée".

Pour cela, cliquer sur "commencer l'appel" puis image-1626787781860.png et décocher image-1626787822012.png

1.2 Amélioration des conversations :

On peut désormais organiser la conversation avec le bouton "répondre" image-1626789081080.png en bout de ligne.

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On peut également créer une carte dans un deck ou une tâche en lien avec la discussion en cliquant sur image-1626789208301.png

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💬 1.3 Visibilité des conversations

(équivaut aux canaux publics dans Framateam)

On peut à présent rendre une conversation visibles à tout le monde (comptes "Guest" ou partage par lien inclus). Si les paramètres de la conversation le permettent, tout un chacun peut se joindre à la discussion, sans demander à être ajouté.

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📝 1.4 Description des conversations de groupe

Le créateur / modérateur d'une conversation de groupe peut désormais ajouter une description à la conversation pour donner des informations communes, des éléments de contexte etc.

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2. Nouveautés sur la visio

✋ 2.1 Lever la main

Pendant un appel vidéo, vous pouvez désormais lever virtuellement la main pour attirer l'attention, par exemple pour poser une question.

Lorsque l'interlocuteur "lève la main", il y a une notification en haut à droite, et on peut voir sous sa vidéo le pictogramme correspondant :