Nextcloud

⛅ Nextcloud - présentation générale

Nextcloud est un logiciel libre de site d'hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration.

Le pôle informatique de Grap administre son Nextcloud / Nuage : il est hébergé sur nos serveurs, et nous avons la main, par exemple, pour décider des applications que l'on souhaite installer, sur l'adoption des nouvelles versions successives, etc.

Chaque nuit, une sauvegarde des fichiers est enregistrée, ce qui permet, si besoin de retrouver un document sur lequel on se rappelle avoir travaillé à une date donnée et qui a disparu et/ou n'est plus dans le même état pour telle ou telle raison.

Comment se connecter ?

Nextcloud est accessible :

Pour se connecter, il faut avoir un compte et des identifiants associés. La règle est la suivante :

Il existe une possibilité de création de "compte guest" pour qu'une personne extérieure puisse visualiser et interragir sur un dossier en particulier (ex. sur un projet donné).

Applications

Le nuage de Grap comporte les applications ci-dessous (on les retrouve dans la partie haute de l'écran) :

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Tableau de bord
Page d'accueil du nuage : on peut personnaliser l'affichage pour faire remonter les informations qui nous semble utiles dans notre utilisation.

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Fichiers

Fichiers partagés, organisés selon l'arborescence suivante :

0. GRAP COOP (ou CAAP COOP) => visible par tous

1. xxx => concerne l'équipe d'appui et les échanges que vous pouvez avoir avec elle

2. xxx => un dossier par activité / par pôle de l'équipage

3. xxx => mandats

4. xxx => Projets


+ Fichiers privés du compte


On peut créer directement des dossiers et des documents :

Il existe aussi la possibilité de se créer un dossier avec des modèles de documents (templates)

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Photos

Filtre sur les documents de type photo ou image déposés dans "Fichiers"

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Activité
Suivi des actions réalisées par chaque utilisateur (dont moi) sur les dossiers auxquels j'ai accès. Ressemble à du "flicage", mais permet dans les faits de retrouver l'auteur d'une suppression de document non voulue par exemple !

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Discussion

Outil de tchat et de visio, dans lequel on peut aussi échanger des documents, prendre des notes en parallèle et/ou utiliser le "tableau blanc" comme support.

Voir la fiche dédiée.

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Contacts
Annuaire (rarement utilisé parce qu'il fait doublon avec Odoo)

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Agenda

Application de calendrier : possibilité de créer / afficher plusieurs agendas en simultané, faire des partages, synchroniser avec d'autres agendas ou son téléphone, etc.

Voir la fiche sur l'agenda.

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Deck
Tableau collaboratif avec des Post-its virtuels et un système d'étiquettes pour organiser le travail

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Annonces
Le pôle informatique peut utiliser cette application pour publier des annonces (ex. changement de version) : elle apparaîtra sur le tableau de bord si vous avez affiché la rubrique correspondante, ET vous recevrez une notification par mail.

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Formulaire
Création de formulaires / sondages basiques

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Tâches
Planification de tâches


📆 Agenda Nextcloud

Présentons ici les premières fonctionnalités de l'agenda Nextcloud

0. Introduction - sortir de Google agenda 🚀

Exporter son agenda Google et l'importer Nextcloud
Exporter son agenda Google
Cliquer sur les "..." à droite de l'agenda souhaité, puis "Paramétrage et partage"


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Cliquer sur le bouton "exporter l'agenda" et enregistrer le fichier.


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Sur Ubuntu : ouvrir le fichier zippé dans les téléchargements (bouton

image-1616424880163.png dans le navigateur), et cliquer sur "Extraire"

Sur Windows : aller dans le dossier "Téléchargements"de votre ordinateur, trouvez le fichier que vous venez d'enregistrer, il est zippé : faire un clic droit et choisir "extraire tout"


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Importer dans son agenda Nextcloud


Dans votre agenda Nextcloud, en bas à droite, cliquer sur "Paramètres & importation" puis sur "Importer un agenda", et rechercher le fichier en ".ics" dans votre dossier "Téléchargements"


image-1614595123771.png puis

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Cliquer sur "Importer un agenda", attendre quelques secondes et recharger la page.


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Patienter quelques secondes !

Vous pouvez re-cliquer sur  image-1614595123771.pngpour suivre la progression (une barre de progression s'affiche)

1. Créer un agenda

Par défaut, vous avez un agenda nommé "Personnel" sur votre Nextcloud.

Vous pouvez le renommer ou le personnaliser au niveau de la couleur d'affichage.

Pour créer un nouvel agenda, cliquer sur le bouton "+" à droite de "nouvel agenda", et choisir "Nouvel agenda".

Le nommer et valider par la flèche de droite :

2. Partage des agendas

On peut partage un agenda pour y travailler de façon collaborative (plusieurs personnes peuvent ajouter ou modifier des évènements) seulement entre personnes utilisant le même Nextcloud. Voir le paragraphe 2.1.

On peut partager son agenda seulement en consultation pour que d'autres personnes voient votre agenda, depuis Google Agenda, Outlook, MacOs.. ou un autre Nextcloud, mais ces personnes ne pourront pas y écrire de nouvel évènement. Voir le paragraphe 2.2

2.1 Avoir un agenda collaboratif partagé

On peut partager son agenda à une personne physique, ou à un groupe dans lequel il y a plusieurs personnes (exemple "INT" pour les personnes de l'équipe interne, ou "GRAP - COOP" pour tout le monde de la coopérative)

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2.2 Partager son agenda en consultation

A) Par une personne ayant un compte  sur le nuage de Grap Pour une consultation régulière (pouvoir cocher / décocher l'agenda)
  • cliquer sur
  • appeler dans la barre de recherche une personne ou un groupe (ex. "INT" pour équipe interne)
  • Laisser décocher "peut modifier"
B) Par une personne n'ayant pas de compte sur le nuage de Grap Pour une consultation ponctuelle sur un navigateur Internet
  • cliquer sur : un "lien de partage" se créé
  • puis cliquer sur l'icône image-1616747083042.png"copier le lien public"

Pour une consultation régulière depuis un autre agenda (Google, Mac, Outlook ou autre Gafam qui nous espionnent)
  • cliquer sur : un "lien de partage" se créé
  • puis cliquer sur les "..."
  • puis sur "Copier le Lien d'inscription"

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  • La personne peut ensuite utiliser ce lien pour le copier dans son agenda
  • Une fois collé, il n'y ait pas censé avoir de délai, les évènements vont apparaître directement

2.3 Enlever un partage d'agenda


On peut toujours partager son agenda à toute l'équipe, et chacun·e sera autonome pour cesser ce partage si pas besoin/envie.

Pour cela, il faut cliquer sur les "..." et "Cesser le partage de ma part"

 

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3. Paramètres d'affichage

Il existe 3 affichages possibles : une vision de la journée, de la semaine ou du mois.

Dans "Paramètres & importation", on peut aussi personnaliser l'affichage à plusieurs niveaux (week-ends, éditeur simplifié pour la création de RDV, tâches, numéros de semaine...) :                                                               


4. Créer un événement

Avec le bouton ou par un clic dans la date souhaitée.

Éditeur simplifié


NB : en décochant dans "paramètres et importation" le critère concernant cet éditeur simplifié, c'est systématiquement l'autre affichage qui s'ouvre.


Vue détaillée



Compléter son évènement ✏️



  • le lieu
  •   une description
  • le statut:
Confirmé Provisoire Annulé
  • le niveau de confidentialité si l'évènement est partagé(3 niveaux),
  • le type de RDV (suis-je disponible pendant ce créneau ? facilite la prise de rendez-vous à plusieurs),
  • une étiquette (qualifier le type de RDV en lui attribuant une couleur).

On peut aussi mettre une couleur sans utiliser les étiquettes :


  • Saisir le(s) nom(s) dans la barre de recherche (si compte Nextcloud) ou inscrire directement une adresse e-mail.
  • En cliquant sur, on peut préciser le rôle de chaque participant : Président, participant obligatoire / facultatif, ne participe pas, supprimer.

  •  On peut consulter les disponibilités des participants ayant un agenda sur le nuage de Grap :

NB : si un participant a plusieurs agendas nextcloud, l'info occupé / disponible reprend l'ensemble de ces agendas (sauf pour les agendas importés).

  • On peut également créer une "salle de discussion" (cf application discussion dans le nuage ) : le lien se positionnera automatiquement dans la partie "description" de l'événement.

 Du moment que l'on est invité, un événement se créé dans notre agenda, et visuellement, on ne peut pas le distinguer d'un événement que l'on a accepté, à moins d'aller voir le détail dans "participants" : RDV pas encore accepté : / RDV accepté : / RDV refusé :

Quand on organise un RDV, on n'a pas de mail d'information quand un participant accepte ou refuse.


Dans le mail d'invitation :

  • Il y a un bouton pour accepter ou refuser l'événement dans Nextcloud. En principe il suffit à signifier à l'expéditeur votre réponse.

  •  Une fenêtre du nuage avec le message de confirmation ci-dessous s'ouvre.

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    Dans le cas contraire, il faudrait cliquer sur "Plus d'options..." PUIS Accepter et Enregistrer.

Seul l'organisateur peut apporter des modifications au RDV qui seront partagées à tous : si l'un des participants effectue une modification, elle n'est valable que sur son agenda.

  • On peut importer l'événement dans l'agenda de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Thunderbird → on peut le rajouter à l'agenda connecté de son choix
    • si on ouvre le mail d'invitation sur Gmail → on peut le rajouter à son agenda Google


Une liste de rappels-type est proposée, mais on peut toujours personnaliser après coup :

Les rappels se font par Notification (voir ses paramètres de notification) ou par mail. 

Dans la partie "Répéter", on peut déterminer une périodicité pour l'événement, avec une date de début et date de fin

Supprimer un événement ❌

Cliquer sur l'événement puis "Plus" pour ouvrir la vue détaillée, puis :

Cas particulier : réservation d'une salle de réunion (équipage)

3 problématiques peuvent générer des confusions :

Les bonnes pratiques qui en découlent sont les suivantes :

  1. sélectionner un créneau horaire (ex. 9h-17h) même pour une réservation de salle sur toute la journée,
  2. créer un événement et inviter les personnes depuis son agenda et pas celui de la salle,
  3. créer l'événement ET sur son agenda ET sur l'agenda de la salle pour la réserver tout en ayant l'affichage aussi sur son agenda perso.
  4. indiquer dans l'intitulé de la réservation de la salle le nom de la personne qui réserve.

Rechercher un événement 🔎

Utiliser la loupe de recherche et saisir un mot-clé : c'est en priorité les événements comprenant ce mot-clé qui ressortent, puis éventuellement d'autres ressources sur votre nuage (deck...).

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5. Proposer des créneaux de RDV

5. 1. Créer les créneaux de RDV

En bas à gauche, cliquer sur le "+" à droite de "rendez-vous" puis compléter :

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