Tutos liés à la coopérative

Organisation-type des mails d'une activité du Grap

3 décisions ont été prises lors du CA du 30 avril 2021 :

L'objectif est de simplifier les échanges entre nous, et en particulier de et vers l'équipe interne. Par exemple, pour les mailings (type infos séminaire), s'assurer que chaque membre de Grap ait bien l'info individuellement.

Quand un mail est reçu sur une boîte commune, il est lu par une 1ère personne mais pas forcément par les autres s'ils le voient en "non lu" en survolant la boîte de réception.

Savoir que chaque activité a une boîte mail contact@ (générale) et une autre equipe@ (cible chaque membre), permet à l'équipe interne de ne plus se poser mille questions au moment de faire une information.

Ci-dessous l'organisation-type d'une activité à la suite de ces décisions du CA.

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Au séminaire de juin 2022, il a été décidé qu'il y aurait également une redirection ref-communication@lesfousdutofu.fr.


Boîte mail partagée, comment ça marche ?

C'est une alternative à un mail d'équipe qui redirige sur chaque membre et démultiplie le mail d'origine dans x boîtes mails.

Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop) ou d'activité (type contact@monactivite.fr), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :

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On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.

Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.

=> l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.

Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :

Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.


Avantages
Inconvénients
  • tout le monde ne lit pas tout les mails (et toutes les réponses) => gain de temps et de charge mentale
  • plus de risque d'être plusieurs à répondre à un même mail
  • pas de messagerie surchargée au retour de vacances
  • les destinataires ont plus de chance d'avoir une réponse dans les temps
  • en cas de départ d'un membre de l'équipe, on ne perd pas tout son historique mail, puisque les mails envoyés / reçus / archivés restent dans la messagerie commune
  • c'est plus écolo (moins de mail générés).
  • les informations sont moins partagées => il faut avoir le réflexe de mettre les collègues dans la boucle sur les mails qui valent la peine d'être lus par toutes et tous
  • il faut consulter 2 boîtes mails dans son Thunderbird, switcher de l'un à l'autre, ce qui peut rendre complexe la lecture et la priorisation
  • il faut avoir 2 mails :
  • cette boîte mail commune est une boîte mail à acheter en plus d'un fonctionnement autre