Tutos liés à la coopérative
Organisation-type des mails d'une activité du Grap
3 décisions ont été prises lors du CA du 30 avril 2021 :
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- chaque activité de Grap doit posséder un nom de domaine (ex. @grap.coop, @epiceyrieux.fr, @lesmainsdanslapate.fr...).
- l'équipe informatique doit avoir accès à la gestion du nom de domaine.
- chaque salarié (CESA, CAPE, CDI, CDD > 6 mois) posséderait une adresse mail du type prenom@nomdedomaine qui renverrait sur une boîte mail pro ou serait une redirection vers la boîte mail perso de son choix.
L'objectif est de simplifier les échanges entre nous, et en particulier de et vers l'équipe interne. Par exemple, pour les mailings (type infos séminaire), s'assurer que chaque membre de Grap ait bien l'info individuellement.
Quand un mail est reçu sur une boîte commune, il est lu par une 1ère personne mais pas forcément par les autres s'ils le voient en "non lu" en survolant la boîte de réception.
Savoir que chaque activité a une boîte mail contact@ (générale) et une autre equipe@ (cible chaque membre), permet à l'équipe interne de ne plus se poser mille questions au moment de faire une information.
Ci-dessous l'organisation-type d'une activité à la suite de ces décisions du CA.
Au séminaire de juin 2022, il a été décidé qu'il y aurait également une redirection ref-communication@lesfousdutofu.fr.
Boîte mail partagée, comment ça marche ?
C'est une alternative à un mail d'équipe qui redirige sur chaque membre et démultiplie le mail d'origine dans x boîtes mails.
Concrètement, on créé une boîte mail de pôle (type social@grap.coop) ou d'activité (type contact@monactivite.fr), et chaque membre charge cette boîte mail dans son Thunderbird en parallèle de son mail perso :
On peut glisser des mails d'un dossier d'une boîte mail à une autre sans problème.
Dans la boîte mail commune, il est recommandé de créer des sous-dossiers nominatifs, dans lesquels on peut glisser les mails entrants au fur et à mesure.
=> l'objectif est que la boîte de réception soit quasiment toujours vide et n'accueille que les nouveaux mails entrants.
Pré-requis : il faut décider collectivement de comment organiser la lecture des mails qui arrivent dans la boîte commune :
- soit une personne est référente et dispatche les mails en fonction de la personne qui doit le traiter
- soit tout le monde vient piocher dans la boîte commune et récupère ce qui le concerne au fur et à mesure
Bonne pratique : on peut créer des règles pour diriger automatiquement certains mails dans des dossiers. Exemple : si le mail est envoyé par Relais Vert, alors il va automatiquement dans le dossier de untel.le.
Avantages |
Inconvénients |
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